Automatizace datové schránky

[Předběžná verze]

Řada firem má práci s datovou schránkou automatizovanou. Ty velké pomocí specializované aplikace (podatelna, spisová služba) nebo prostřednictvím podnikového informačního systému. Jsou ovšem i firmy, do jejíž datovky má přístup jen její majitel (jednatel, prokurista). Často ani neví, že může přístup do schránky nastavit pro někoho jiného nebo si na to netroufá. Je k tomu anketa na LinkedIn.

Jak je to u vás

Možná si nejste jistý/-á, jak přesně to funguje, tak třeba ani nedáváte přístup asistentce. Nebo žádného asistenta nemáte. Pozor, účetnictví vedete externě. Co přístup pro účetní? Většina z toho, co se v té datovce objeví, je stejně pro ně - měli by mít přístup? Pokud ano, je dobře, že mají přístup ke všemu? Když má přístup někdo další z firmy, tatáž otázka.

Říkáte si, že o nic nejde. Jednou týdně se tam přihlásíte, stáhnete, co tam je, někam to uložíte a/nebo to pošlete lidem, kteří by se o to podle vašeho názoru měli postarat. V menší firmě se může stát, že občas není čas nebo se na to zapomene. Možná si neplatíte službu pro dlouhodobé uložení zpráv a může vás překvapit, že po půl roce zmizí.

I když budeme ignorovat, že výše uvedený scénář představuje určité riziko, tak už jen to přihlášení a stahování dokumentů je protivné. A kam je ukládat, aby se v tom člověk vyznal? Mají se přeposílat mailem? Jak kontrolovat, že na jejich vyřízení pověřený člověk nezapomene? Jak vůbec rozumně s datovou schránkou a jejím obsahem pracovat?

Odesílání oficiálních dokumentů

A co teprve někomu něco poslat! Strašné...

Pokud je potřeba odeslat dopis úřadům či obdobným institucím, které vyžadují prokazatelné doručení (nebo to vyžadujete vy), připadá vám jednodušší poslat někoho na poštu? Co kdyby byla přímo v nástrojové liště Office možnost poslat dokument jako PDF (včetně určených příloh) mimo jiné i pomocí DS?

Kam patří (kde má být uložen) odeslaný dokument?

Co najdeme v datové schránce

Obsah (co se objevuje v DS)

• Pravidelný roční výpis z Registru osob.
• Dokumenty ze sociálky - těch možná bude čím dál víc a jsou relativně jasné.
• Finanční úřad – asi nic zásadního pro automatizované zpracování.
• Soudy a případně další úřady. Asi také zápisy o provedených kontrolách z hygieny, BOZP apod. Stejně jako ta sociálka si říkají o možnost workflow, které bude hlídat, aby se vyřešily případné závady.
• Rozhodnutí / komunikace ve věci veřejných nesmyslů (výběrových řízení apod.).
• Dobropis od dodavatele (je potřeba pro účetnictví). Od některých může přijít i faktura či jiný doklad.
• Asi může přijít i nějaká jiná legrace - třeba formální upomínka...

Výhody - proč a jak s tím obsahem pracovat.

• Totožný scénář je při centralizací e-mailové komunikace (popř. obdobné).
• Paralela s technickou digitalizací papírových dokumentů.
  V obou případech jde o to, že se dokumenty (naskenované doklady, přílohy nebo PDF verze zpráv el. pošty) uloží na určené místo a – stejně jako v případě dokumentů doručených DS - se spustí workflow, popř. automatizované zpracování.

Zjednodušení

Jak by měl fungovat agent, který zjednoduší používání DS:

• Vyzvedne všechny zprávy. Roztřídí a uloží či předá podle nastavených pravidel dle odesílatele, popř. klíčových slov či jiných příznaků. Zprávy od dosud neznámých odesílatelů předá k identifikaci.
• Zprávy uloží, kam patří. Nikam je neposílá. Pokud je potřeba, aby se na ně podíval člověk, pošle odkaz. Pokud máte k dispozici cloudové úložiště, uloží je tam a opatří příslušnými metadaty.
• Ke každé zprávě podle typu a identifikovaného obsahu vytvoří úkol (+workflow, které hlídá splnění). Nebo ji připojí k existující "události", která na tu zprávu čeká.
• Dokument známého typu doplní vytěženými daty.

Automatizace

Pokud dokument má jednoznačného příjemce - např. neschopenka mzdovou účetní - tak je mu odkazem předán a současně vzniká úkol, jehož splnění se dle možností validuje tím, že údaje z dokumentu se objeví v cílovém datovém prostoru (což je možná trošku přehnané, ale pokud to jde, tak by se to udělat mělo). V ideálním případě zpracování proběhne automatizovaně (tedy bez zásahu člověka).

Výhody:

• Odpadá přihlašování, stahování souborů atd.
• Dokumenty jsou roztříděny a uloženy do úložiště podle odesílatele či jiných atributů. S příslušnými přístupovými omezeními (právy).
• Když přijde e-Neschopenka, tak se o tom může dozvědět nejen mzdová účetní, ale i nadřízený a pro kontroli třeba i dotyčný zaměstnanec.
• To, že dokument projde svým životním cyklem až do stavu „ukončen“, hlídá nezávislé workflow a pokud nejsou plněny parametrické lhůty, je neplnění úkolů eskalováno dle potřeby.

Pokud používáte DS, napište, co by se vám pro zjednodušení práce s ní hodilo. Jaká funkčnost vám chybí a jaké vychytávky by se vám líbily. Ideálně i proč. Kam tahle nadstavba podle vašeho názoru patří (do systému elektronické pošty, úložiště dokumentů, podnikového informačního systému, ...).

Pokud máte účetnictví externě, jakou roli má ta účetní firma?

Máte odpovědi? Nebo otázky? Nebo si o tom chcete promluvit?

Pro účetní 

Zjednodušeně

• Pomáháte svým klientům (kolika… proč ne, jak) s používáním datové schránky?
• Pokud ano, máte jejich přístupové údaje? Víte/vědí o možnosti více uživatelů? Jak jsou & jste s tím spokojeni?
• Jakým způsobem přistupujete (přímo z účetního systému, nějakou specializovanou nadstavbou, ručně ~ tzn. prostřednictvím webu)?
• Pro které typy dokladů má váš účetní systém API na předání dokladů nebo dat v dohodnutém formátu pro import (možnost automatizace zpracování)? Resp. jestli něco takového už děláte, považujete to za zajímavé či nikoli a proč.