Digitalizace náboru

Článek Přístup k digitalizaci otevřel mimo jiné téma využití MS Forms jako nejjednoduššího prvního kroku ke zjednodušování administrativy. Současně přinesl i náměty a diskusi pro využití digitalizace v HR, zejména v náboru. V této oblasti jsme s něčím obdobným začínali už před více než 15 lety, kdy jsme pro podporu průběhu pohovorů s uchazeči využívali dotazníky, které tehdy byly ještě součástí SharePoint-u.

Radikální zvýšení kvality i produktivity náboru.

Docela se to osvědčilo. Při náboru dost často děláme celkem zbytečné chyby (uděláme rozpis toho, jak je rozumné nastavení procesů prakticky eliminuje). Přitom je docela snadné se jim vyhnout, zejména s využitím moderních technologí. Něco naznačuje výše uvedené zjednodušené schéma procesu, jak s ním u klientů většinou začínáme (zásadní přínos má při hledání odborníků na náročnější pozice, ale dle zkušeností se vyplácí a výrazně zvyšuje kvalitu i produktivitu i při náboru naprosto řadových spolupracovníků).

ATS 

Velmi podstatné - naznačený mechanismus se skládá z 80% dovedností a pravidel a zbývajících 20% "funkčnosti" znamená z velké části úsilí potřebné k nalezení vhodných struktur, úložišť, způsobu použití standardních nástrojů a jen malá část je tvořena  nově vytvořenou "logikou"):

• Dle charakteru potřeb uživatele a toho, jakým způsobem chce v delším výhledu organizovat výběr spolupracovníků může být vyhovující technologií interní nebo externí implementace některého z komerčních systémů. Rozhodně je dobré znát možnosti a omezení takovýchto řešení.
• Nechápat digitalizaci tohoto dílčího procesu izolovaně. Naopak - nejlépe jako první krok na cestě budování komplexního interního systému podpory (zjednodušování, zefektivňování) a standardizace personálních procesů.
• Interně je užitečný & pro spolupráci s externím personalistou k nezaplacení.
  I když pro vlastní "nábor" využijete externistu, měli byste po něm vyžadovat využití nástroje, který umožní zapojit interní účastníky výběrů potřebným způsobem.

Pokud budete využívat standardní řešení, je velmi žádoucí ho používat tak, jak je. Resp. vynaložit maximální úsilí (nejlépe předem) k úplnému poznání a pochopení možností a omezení. Pokud standardní funkčnost nevyhovuje, je dobré hledat dál. Obvykle ani není příli 

Individuální řešení - proces, nikoli aplikace

Budovat vlastní systém dává ekonomický smysl, pokud hledáte víc jak jednoho člověka měsíčně a potřebujete na zajištění náboru víc jak čtvrtinu kvalifikované síly.

• Pokud potřebnou kvalifikovanou kapacitu ve firmě nemáte, je velmi sporné, zda se vám vyplatí ji získat nebo je lepší tuto roli outsourcovat.
• Nasazením systému by se měla pracnost výrazně zmenšit.
  Zase ale budete chtít dělat věci jinak než dosud. Tak bůhví - je potřeba to dobře promyslet, naplánovat, nejlépe vyzkoušet či modelovat.
• Obvykle je nejslabším místem příprava výběru a formalizace hodnocení účastníků. Je potřeba mít správnou představu, které funkce jsou nutné a které nepodstatné.

Individuální řešení je (obvykle) buď nesmysl nebo zločin.

Účelem zde popisovaného postupu není vynaložením mnohonásobného úsilí a zdrojů lopotně vytvářet částečnou a nekvalitní verzi standardního ATS. 

• Smyslem je zahájit CPI - trvalé zdokonalování procesu náboru.
• Minimalizovat rizika (citlivá data, závislost, ...). Včetně neúspěchu implementace či provozu (kriticky důležité) - uplatnit iterativní přístup MVP/RAT.
  Viz polemika o standardních řešeních a uživatelských úpravách.
• Urychlit změny procesu náboru s minimálními náklady.
  Příklad - nemáte vůbec žádnou databázi přijatých přihlášek. To je potřeba řešit okamžitě. Stávajícími prostředky. Na to nepotřebujete procesní analýzu ani implementaci komplexního personalistického řešení.

Postupná digitalizace & automatizace procesu náboru dává smysl, zejména pokud již máte (nebo plánujete mít) na některé platformě pro podporu spolupráce (např. MS365 & Power Platform) většinu potřebných dat a rozhraní + chcete v daném prostředí zajistit nejdřív ty drasticky chybějící prvky (viz výše) a následně řešení rozvíjet (evoluce, nikoli revoluce). Tak lze získat (možná výrazně) lepší funkčnost a dokonce za lepší cenu (nevyvíjí se, co nepotřebujete, občas stačí jenom racionalizovat pracovní postupy). Zejména pokud neuvažujete pouze o „náboru“, ale i dalších personálních procesech nekrytých či nepropojených stávajícími systémy.

Máte příležitost najít novou podobu náboru. Radikálně lepší koordinaci veškerých aktivit.  Drastické zvýšení jejich kvality (např. strukturované hodnocení uchazečů). Řízené sdílení informací (nutnost pro služby externího personalisty) & notifikace & hlídání termínů. Kontinuita. Desítky dalších pozitiv.

Smysl digitalizace náboru

Jak bylo vysvětleno v předchozích textech (Forms, SMB, ...), digitalizace není skenování papíru a převod obrázků (či PDF) do textu. Jde primárně o zajištění toho, aby se důležité informace neztrácely a dle možností byly uloženy / zachyceny formou strukturovaných dat, která je možno algoritmicky zpracovávat (jejich zpracování automatizovat).

Některé obvyklé potřeby, které se dají velmi elegantně pokrýt.

• Formulovat pro personální změny správné zadání.
  Efektivní platforma pro formalizaci a upřesňování/sdílení požadavků, analýzu souvislostí a případně přípravu oslovení (např. získávání kontaktů na potenciální účastníky). Využití knowledge-base a katalogu požadavků, typových pozic atd.
• Oslovit kontakty, kde mohou být potenciální spolupracovníci. Referrals.
  S tím, že součástí oslovení může být i mailing na lidi, které známe z odborných akcí, sociálních sítí či naprosto nesouvisejících zdrojů kontaktů. Čímž se nemyslí jednotný statický text, ale zpráva dle parametrizovatelné šablony, která nejlépe odpovídá informacím o kontatku. Ať už s nabídkou nebo výzvou k šíření či doporučení vhodných kandidátů.
• Zachytit, zaznamenat a klasifikovat veškeré interakce (zpracování a záznam subjektů, událostí a souvislostí).
• Zvýšit efektivnost / produktivitu zpracování podkladů - především jejich uložení ve strukturované podobě. V pokročilejším scénáři použít vytěžování informací z textů (relativně snadno realizovatelné s využitím dnes standardních možností platforem - např. Automate application processing).
• Zjednodušit uchazečům předávání podkladů.
  Např. převod dat z pracovních portálů (když je lze získat v elektronické podobě), ale i případná ruční konverze individuálních životopisů + nabídnout uchazečům vyplnění dotazníku, kde budou jen ty podstatné informace.
• Zpřístupnit zájemcům detailní informace o firmě a obsazované pozici.
  Dle zájmu a podmínek např. i umožnit zájemcům položit otázky či jinou formu kontaktu.
• Možnost požádat (vybrané) uchazeče (u vhodných pozic) např. o zpracování jejich návrhu (představy) nebo řešení případové studie a podpořit vyhodnocení odezvy. Či jiný typ přípravy na pohovor (hodně jednoduché a efektivní je využití dotazníků, stačí je postavit nebo parametrizovat tak, aby nezjišťovaly to, co již uchazeč sdělil).
• Automatizovat organizaci pohovorů (to je na dlouho, bude v případové studii).
• Mít k dispozici před začátkem pohovoru veškeré relevantní údaje a dle potřeby generovaný - individualizovaný scénář pohovoru.
• Zjednodušit hodnocení (dojmů | předpokladů | ...) uchazečů.
  Pro každou část pohovoru v průvodci/dotazníku (třeba v mobilní verzi) mít 2-3 škály typu "Jaký byl dojem - pravdivost | ochota se učit | schopnost komunikovat | spolupráce | sdílení | ...". Nebo jiné vlastnosti a předpoklady. Samozřejmě je dobré si to nejdříve vyzkoušet a podle toho upravit otázky, které chcete položit, aby se daly zaznamenat nejen odpovědi & jejich úroveň, ale aby se daly následně vyhodnotit postoje (celkový dojem). Hodnotící účastníci mohou ovlivnit strukturu kritérií. Když to správce pozice odsouhlasí, může být jenom jedno "Jak se mi líbí". Využitím standardních nástrojů se otevírá skutečně nekonečný prostor pro zlepšování postupů. 
• Poskytnout uchazeči prvotní vyhodnocení pohovoru (bezprostředně osobně - na základě bezprostředního vyhodnocení "skóre", pokud hodnotíme elektronicky). Po analýze pohovoru mohou být formulovány dodatečné závěry, otázky, doporučení a předány uchazeči jako "komplexní zpětná vazba k pohovoru".  
• Systém může (typicky jako reakce na změny parametrů řízení - např. prodloužení  lhůty či přijetí nabídky vybraným kandidátem) dle nastavení/potřeby automatizovaně udržovat kontakt - např. informovat uchazeče v případě, že se výběrové řízení protáhne.
• Budovat databázi potenciálních spoupracovníků (či možných uchazečů v případě externího personalisty - pro všechny klienty).
• Zobecňovat zkušenosti... taky k nezaplacení (rozumí se průběžně je zabudovávat do struktury či hodnot parametrů a podoby dílčích workflow... popř. jejich metodik).

S využitím digitalizace se otevírá cesta k neomezenému zlepšování většiny činností, zde výběru spolupracovníků. Můžete vymyslet a realizovat věci, které by dřív byly naprosto nereálné.

Využijte pilotní projekt zadarmo.

Nasazení interních prostředků pro podporu (digitalizaci) procesu náboru bylo zmíněno v komentáři k zajímavému příspěvku o využití MS Forms v personalistice. Také je částečně reakcí na diskusi o obvyklé úrovní náboru. Pro většinu běžných firem (včetně těch, které své HR nemají - tedy moderní personálně poradenská společnost by měla takovýto systém zcela nekompromisně - ale flexibilně - využívat) by šlo o radikální zvýšení úrovně personální práce (rozhodně se to netýká jen HR) uplatněním procesního přístupu.

Pokud bude zájem, budeme pokračovat v článcích na toto téma, případně publikovat získané zkušenosti (případové studie z realizace). Ozvěte se, nabízíme naprosto nezávazné setkání a zajímavou spolupráci. Když vyjde, mělo by být výsledkem - díky vyšší kvalitě náboru - zřetelné posílení vaší pozice na trhu a zvýšení efektivnosti, o snížení pracnosti a zvýšení kvality vašich činností nemluvě.

Usnadníte si život/práci.