Digitalizace účetní firmy 2023++

Pomáháme účetním firmám i jejich klientům s digitalizací, IT, marketingem, obchodem, CRM, řízením výroby, procesy a controllingem i s personálními činnostmi nebo dotacemi. Víme, jak se mění potřeby zákazníků i chování konkurence. Primárně je to vidět na marketingu - na jedné straně je tu spousta firem, které hledají levné účetni (viz dále), na druhé účetní firmy, které nemohou najít své zákazníky.

Konsolidace trhu účetních služeb

V posledních pár letech se situace v outsourcingu účetnictví a souvisejících služeb mění. Jak poskytovatelů, tak klientů.

• Živnostníci, kteří se pustili do účtování po listopadu 89, končí.
• Když si někdo mladý založí účetní firmu, trh je rozebraný. Zdaleka nevzniká tolik nových firem (bez zázemí - většinou jsou zakládány profesionálně a již při svém vzniku mají plný servis včetně účetnictví) jako dříve.
• Podíl klientů, kteří nepotřebují nic jiného, než na někoho přenést starosti s úřady, pomalu klesá. Možná se ten pokles zrychlí...

Důležité je to "přenést starosti". Aneb očekávání klientů. Jen málokdo hledá někoho, kdo mu pomůže "se jich zbavit". Což je škoda. Asi je těžké si představit, že to je možné. Zásadní rozdíl je, že když se jich společně zbavíme (odstraníme jejich příčiny), tak s tím nikdo nebude muset ztrácet čas a uvolní se kapacita pro něco mnohem prospěšnějšího.

Jaká jsou skutečná očekávání potenciálních zákazníků? Je potřeba se stále učit se zákazníky čím dál lépe komunikovat. To znamená ptát se. Nejlépe znát ty správné otázky. Víte, které to jsou?

Zajímavá byla diskuse na téma digitalizace a účtování faktur. Důležité je si uvědomit, že účetnictví není zpracování prvotních dokladů. To se dřív nebo později plně automatizuje. Je otázka, jak významné snížení konkurenceschopnosti představuje nedostatečné využívání ekonomického řízení. Jestli a proč běžný klient něco takového poptává. Aneb co firmy doopravdy potřebují v oblasti zpracování informací (účetnictví vždy bylo základem informační soustavy). 

Základní scénář

Primárním omezením účetní firmy je nedostatečné know-how a kapacita pro poskytování komplexnějších služeb (rozumí se podpora v oblasti marketingu, obchodu apod. - viz výše). Tedy (jejich vlastní) akvizice a obchod. Tím by se dalo vytvořit zajímavé portfolio klientů. Tím ekonomická stabilita a základ pro poskytování komplexnějších služeb. Nebo potenciál pro výhodná partnerství.

Digitalizace účetní firmy znamená digitalizaci klientů.

Jeden spolužák má účetní firmu. Už před 20 lety poskytoval hodně komplexní služby, včetně právního a personálního servisu. Velmi šikovně využívá potenciál svých zákazníků. Před 10 lety se rozhodl vybudovat vlastní datacentrum, implementovat poměrně slušný komerční IS a poskytovat klientům servis včetně outsourcingu IT a spousty dalších služeb. Dnes pomáhá všem typům zákazníků využívat možnosti cloudu (nebo se o to alespoň snaží).

Na rozdíl od něj většina účetních poskytuje a fakturuje "práci ve mzdě". Nemají ani ambici důsledně selektovat zákazníky - nevyhodnocují, kdo se jim vyplatí a kdo ne. To je dáno především tím, že (viz výše) nikdy nemuseli prodávat. Nechápou své služby jako produkt. Navíc jsou zvyklí na poměrně pohodlný život. Většinou nemají žádné velké ambice. Takže neumí (systematicky) získávat zajímavé zákazníky (zvyšovat ekonomickou efektivnost svého zákaznického portfolia). Natož aby uvažovali nad tím, jak jim pomoci fungovat efektivněji (v současné situaci stále ještě platí "čím hůře, tím lépe").

Díky tomuto přístupu jsou v sestupné spirále - čím dál víc práce a méně zisku. V té jednodušší podobě je omezením kvalifikovaná kapacita účetních. Překážkou pro to, aby účetní firma mohla vydělávat víc peněz, je bonita × počet klientů. V podstatě je to zoufale jednoduché:

• Snížit spotřebu živé práce na rutinní činnosti. Automatizovat.
• Případně se zbavit nevyužitelných (nevhodných) kapacit (lidí).
• Zvyšovat kvalifikaci těch, kteří zůstanou.
• Posílit obchodní činnost.

Nejdříve musíte ujasnit firemní zájmy - zde budeme předpokládat, že cílem je vydělávat víc peněz se stejným nebo nižším úsilím než dosud.

• Konečným výsledkem je celkové zvýšení ekonomické efektivnosti zákaznického a produktového portfolia. To znamená, že jak na těch nejhorších, tak na těch nejlepších zákaznících vyděláváme víc než dříve.
  • Kupují si nové výnosnější produkty (výrobky/služby).
  • Uplatňujeme průběžnou aktualizaci cen (inteligentně).
  • Snížíme přímé náklady a/nebo spotřebu vzácných zdrojů.
• Nejlépe všechno současně. Vždy je nutné:
  • Systematicky zvyšovat produktivitu všech lidí ve firmě.
  • Nabídnout za vyšší ceny lepší podobu/výkon služeb - lépe chápat, co klient skutečně potřebuje a současně zvyšovat efektivnost (nižší nárůst nákladů než tržeb).
  • Posílit akvizici a péči o zákazníky. Na základě průzkumu (nikoli vlastních představ).
• Pročež je potřeba:
  • Uvolnit kapacitu pro akvizici - to je klíčové.
    Je to částečně definice kruhem, ale chápejme to jako vývojovou spirálu. Vrcholové vedení (u účetní firmy typicky majitel) redukuje své aktivity (přestane dělat vše, co není fatálně nezbytné - viz plánování a evidence času) a soustředí se na získávání nových zákazníků (pokud to nemusí dělat sám majitel, tak věnuje potřebný čas analýze, plánování a rozvoji kompetencí výkonných lidí).
  • Věnovat se stávajícím a potenciálním zákazníkům. Systematicky zdokonalovat poznání jejich potřeb. Vytvářet nové nebo upravuje stávající produkty (služby) tak, aby si zákazník mohl lépe vybrat (či nastavit podmínky) a snáze je využívat tak, jak mu to vyhovuje.

Posílit obchodní činnost

Nejdřív to bude chtít marketing. Ekonomické principy jsou neúprosné. Abyste mohli podnikat, potřebujete zákazníky. Ti, co to zkoušeli bez nich, si to dokonale ověřili. Nepříjemné je, že pro delší perspektivu potřebuje co nejlepší zákazníky. Takové, kteří budou správně vnímat hodnotu spolupráce. Samozřejmě za předpokladu, že ten vztah hodnotu mít bude.

• Abyste je našli, potřebujete je znát a oslovit. To je marketing.
• Na marketing potřebujete dostatek zdrojů. Tedy zákazníky.
• Kruh nebo spirála - vzestupná nebo sestupná. 

Udělejte si jasno v prioritách. Co je důležitější - relativní klid nebo jistější budoucnost? Pro spoustu z nás je to relativní klid. A je to tak v pořádku. Navíc když začínají docházet peníze na slušné dovolené a kdysi slušné auto vyšší střední třídy se stává starožitností, v horším případě významnou nákladovou položkou z důvodu oprav, je nejspíš už pozdě. Už nebudete mít čas a sílu se rozběhnout.

Protože to bude závod. Vlastně už je.

V těch nových firmách se občas najdou schopní a zapálení jedinci. Spoustu toho znají a nebojí se rizika či ho nevnímají. Mají chuť budovat opravdové firmy. A často k tomu budou mít spoustu peněz od "investorů" (i když zrovna tyto firmy asi nejsou tou kritickou hrozbou). Takže si ujasněte, jak je to s konkurencí a potřebami zákazníků.

Ani to přesvědčení, že své stávající zákazníky znáte a ti jsou přece spokojení a ani je nenapadne, že by měli chtít něco víc, není úplně záruka, že do firmy vašeho klienta, který je vámi už 30 let nadšený, nepřijde někdo, kdo mu ukáže jiné možnosti. A jednatel firmy, se kterým chodíte na golf - nebo jeho nástupce, protože toho prvního to už přestalo bavit - se nadchne pro něco, u čeho ani není schopen domyslet důsleky. Možná proto, že s ním málo mluvíte o tom, co nás všechny čeká v budoucnosti.

Prodávat znamená mít produkty, po kterých je poptávka.

To je "všechno". Je to jednoduché. Stačí vědět, o jaké klienty máte zájem - pozor, nejsou to ti, se kterými chodíte už 30 let na golf. Co potřebují nyní a co je bude trápit za rok či dva. Pravděpodobně to nebude EET ani zaúčtování čehosi v souladu s daňovou legislativou. Víte, co to bude?

Máte např. standardní rozložení klientů - 20% klientů vytváří 80% užitku. Pozor, rozhodně neplatí, že vyženete ty, kteří nepatří mezi nejvýkonnější (vždy je potřeba se ptát proč). I když je možné, že v některých případech by to mohlo dávat smysl.

• Musíte mít tolik skupin, kolik typů zákazníků chceme mít.
• Mělo by jich být pouze rozumné množství (co je reálné zvládnout).
• Pokud potřebujete uvolnit kapacitu na zajímavější, musí to být možné.

Postupně zvyšujete výkonnost tak, aby požadovanou efektivnost (uspokojivé fungování firmy) bylo možno dosáhnout bez častých krizí - závisí to na branži a situaci - neuděláte chybu, když se budete snažit mít (trvale) 20% kapacit v dlouhodobém horizontu volných. Aby dávalo smysl hledat nové lepší zákazníky.

Spotřeba živé práce - produktivita

Naprosto zásaní je rozlišení spotřeby drahých (vzácných) zdrojů a přímých nákladů..

• Omezené zdroje vyžadují úplně jiný způsob hospodaření, než jsme zvyklí (bude rozvedeno... podstatná je flexibilita v řízení zátěže - v podstatě jaké chování zákazníků v jaké situaci upřednostňovat = jaké zákazníky potřebujete = jak s nimi musíte umět komunikovat).
• Všechny vysoce kvalifikované zdroje jsou omezené.
• Kvalifikace je jedinou cestou ke zvyšování produktivity.

Pokud chceme zvýšit produktivitu, musíme snížit spotřebu živé práce na jednotku užitku. Což už pěkných pár let celkem nekompromisně vede k maximálnímu možnému využívání metod optického rozpoznávání obsahu (textu). Ono se může zdát, že je to "drahé", ale ve skutečnosti to většinou jenom špatně počítáme.

Digitalizace a automatizace

Jak z logiky věci vyplývá, řešením problému s nerovnoměrnými požadavky na kapacitu je rozumné řešit pomocí mechanizace - v tomto případě několika různými způsoby tak, aby se závislost na živé práci snížila. Aby bylo možno nabrat víc klientů a přitom prakticky nezvyšovat počet účetních a dalších specialistů.

Aneb co je možné, tak automatizovat.

Nejen v té účetní firmě, ale především u klientů. Tím lze získat několik výhod.

Bude doplněno...