Jak na informace?

Klíčová otázka pro produktivitu práce lidí v administrativě zní: "Mají jim být informace (které by mohli potřebovat) doručovány nebo si je mají sami vyhledávat?"

Aneb klasický informační "pull × push".

Odpověď není jednoznačná. Bezpochyby je mnoho informací, které si budou muset vyhledat, jelikož není nikdo, kdo by to mohl udělat efektivněji. Ovšem je spousta zdrojů, u kterých je jisté, že mají být organizovaně sdíleny. Představme si obvyklou situaci - existuje tým lidí, kteří mají sdílet dokument (shodneme se na tom, že nezpochybňujeme úplně elementární zásady ... např. to, že se informace trvalého významu nemají psát do mailů, případná diskuse musí být moderovaná, různé typy informací patří do různých typů úložišť atd.; jak pracovat s externími dokumenty, je předmětem samostatného doporučení).

Dejme tomu příklad z řízení projektů.

• Projektový tým & projektová dokumentace.
• Dílčí dokument vztahující se ke konkrétní činnosti / prvku projektu
  Např. návrh (dílčího) řešení či technologická analýza. 
• Má jediného autora (princip), který potřebuje, aby se k jeho návrhu vyjádřili (či s výsledky seznámili) lidé, kteří mu mají poskytnout upřesňující informace (popř. výsledky oné analýzy potřebují ke své práci).

Pokud si to takto vyjasníme (což by v reálném světě měla být práce projektového manažera - ten by neměl připustit, aby se v informačním prostoru projektu potloukaly neklasifikované informace ... a pomocí klasifikace umí jednoznačně nastavit pravidla pro zacházení s nimi), je to celkem jednoduché a jednoznačné:

• Dokument typu analýza vzniká na základě úkolu. Je umístěn v určeném úložišti (či datové struktuře) a po jeho dokončení (případná spolupráce na vytvoření či připomínkování je jiné téma) má být odkaz na něj předán (viz dále) určenému okruhu příjemců (popř. můžeme jeho existenci oznámit na nástěnce projektu + je opatřen potřebnými atributy, aby jej mohl dohledat ten, kdo není v seznamu povinných příjemců).
• Dokument typu návrh může (byť by to měl být opět úkol ... viz doporučení k řízení práce) vzniknout samovolně. Přesto by mělo být jasné, kde má být uložen a jakými atributy opatřen. Autor potřebuje, aby mu ostatní spolupracovníci pomohli s obsahem dokumentu. Proto (víceméně dle svého názoru ... pokud to není řízený projektový úkol) předá odkaz na tento dokument těm lidem, které by rád zapojil.

A tady je podstata - jak má být odkaz předán a jakým způsobem uchováván, aby příjemce v případě potřeby se k dokumentu vrátit o něco později, nemusel prohledávat archív pošty nebo se dokonce zabořit do historie komunikace chatu (a samozřejmě ani historii případné nástěnky).

• Samozřejmě záleží na podmínkách.
• Primární ambice je, aby se ten odkaz nikde uchovávat nemusel - mělo by být velmi snadné jej v případě potřeby najít - protože je "na svém místě".
• Dobrý způsob je v době aktivní spolupráce využití historie otevřených dokumentů.
• Ještě lepší je vytvořit ze zprávy úkol či událost, která dokud na záležitosti pracuji funguje jako agregátor odkazů - lze do ní přidávat i jiné zdroje a podklady.
• Dobře v tomto smyslu funguje OneNote.
  Osvědčený způsob je založit si stránku v OneNote a na tu si dát odkaz do položky v kalendáři / úkolech (viz samostatně). Není úplně rozumné, když si to každý dělá podle svého.
• Rozhodně musí mít veškerá metadata, která dané kategorii odpovídají, aby se dal dohledat.

To je typický příklad, kdy je potřeba opravdu dobře znát možnosti technologií, důkladně se zamyslet, zodpovědně nastavit pravidla a důsledně vymáhat jejich dodržování. A samozřejmě soustavně dbát o rozvoj dovedností členů týmu v souladu s vývojem technologií a pravidel.