V souvislosti s úvahami nad užitečností elektronické pošty je zjevně potřeba si vyjasnit, jakým způsobem má pracovat tzv. "informační pracovník" (tedy někdo, jehož produktivita - množství užitku, který jeho díky práci vzniká za jednotku času) je závislá na informacích.
Klíčová otázka pro produktivitu práce lidí v administrativě zní: "Mají jim být informace (které by mohli potřebovat) doručovány nebo si je mají sami vyhledávat?"
Aneb klasický informační "pull × push".
Odpověď není jednoznačná. Bezpochyby je mnoho informací, které si budou muset vyhledat, jelikož není nikdo, kdo by to mohl udělat efektivněji. Ovšem je spousta zdrojů, u kterých je jisté, že mají být organizovaně sdíleny. Představme si obvyklou situaci - existuje tým lidí, kteří mají sdílet dokument (shodneme se na tom, že nezpochybňujeme úplně elementární zásady ... např. to, že se informace trvalého významu nemají psát do mailů, případná diskuse musí být moderovaná, různé typy informací patří do různých typů úložišť atd.; jak pracovat s externími dokumenty, je předmětem samostatného doporučení).
Dejme tomu příklad z řízení projektů.
Pokud si to takto vyjasníme (což by v reálném světě měla být práce projektového manažera - ten by neměl připustit, aby se v informačním prostoru projektu potloukaly neklasifikované informace ... a pomocí klasifikace umí jednoznačně nastavit pravidla pro zacházení s nimi), je to celkem jednoduché a jednoznačné:
A tady je podstata - jak má být odkaz předán a jakým způsobem uchováván, aby příjemce v případě potřeby se k dokumentu vrátit o něco později, nemusel prohledávat archív pošty nebo se dokonce zabořit do historie komunikace chatu (a samozřejmě ani historii případné nástěnky).
To je typický příklad, kdy je potřeba opravdu dobře znát možnosti technologií, důkladně se zamyslet, zodpovědně nastavit pravidla a důsledně vymáhat jejich dodržování. A samozřejmě soustavně dbát o rozvoj dovedností členů týmu v souladu s vývojem technologií a pravidel.