Jak sjednat specifikaci plnění

Pokud máte pocit, že se podmínky nijak zvlášť nezměnily, buď působíte někde, kam se změny zatím nedostaly. Nebo jste si jich nevšimli. To se stává. S dále uvedeným nemusíte souhlasit, ale doufáme, že minimálně jako podnět k přemýšlení to může být užitečné. Článek vychází z ankety na LI.

Obvyklý scénář

Reálný příběh: "Nemůžeme převzít, nesplňuje naše očekávání..."

Firma si objednala vytvoření sofistikovaného IT systému. Přiznejme, že zadání není schopna dostatečně přesně formulovat, protože se jedná o nové technologie, navíc u věcné podstaty nemá jasné požadavky, jelikož každý z dotčených má jiné představy. Neumí se interně dohodnout na zadání (rozumí se způsobu užití), což je bohužel celkem časté. Spoléhají na dodavatele, že problematice rozumí. Když si pořizovali podnikový informační systém, tak se taky nemuseli starat, jak funguje. Věří, že to, co je obsaženo v nabídce, znamená, že výsledné řešení bude dělat všechno, co si kdo představuje, ale vlastně ani nemají sílu nabídku "studovat".

Je celkem jasné, že to tak (většinou) dopadnout nemůže.

Přeskočme průběh projektu. Nemá smysl se zabývat všemi detaily a chybami, které obě strany obvykle dělají. Dokonce i v případě, kdy je dodavatel absolutní hvězda, nese rizika plynoucí z nedostatečné spolupráce zadavatele (např. obtíží při přesvědčování, že uživatelé musí změnit své pracovní postupy). Zkusme se podívat na podstatu.

• Co může zadavatel udělat, aby dostal, co potřebuje?
• Jak si dodavatel má ověřit, že mu zákazník rozumí?
• Kdo bude mít na konci větší problém?

Pokud je nasazení nového systému nezbytné, bude mít "větší" problém zadavatel. V nejhorším možném scénáři převezme něco nevyhovujícího s vírou, že to dodavatel "dodělá", protože základ té kritické funkčnost (minimálně zdánlivě) funguje. I v tomto případě má dodavatel značné potíže.

Když to tak fatální není, celou váhu průšvihu nese dodavatel.

Pokud nemá extrémně dobré právníky a obzvlášť rafinovaně napsanou smlouvu, dostane se do situace, kdy zákazník nechce plnění převzít. Protože nejsou jednoznačně/dostatečně definována akceptační kritéria a akceptační procedura, tak tím celá záležitost zkrátka skončí. Pokud ovšem již dodavatel neinkasoval spoustu peněz. Potom se většinou obě strany tak bojí případného soudního projednání, že se budou snažit nějak smírně to uzavřít.

Čím dříve, tím pro obě strany lépe.

Kdo má větší zájem na precizní definici výstupu?

Souvisí to se změnou paradigmatu / rolí dodavatele a zákazníka v nabídkové ekonomice oproti dřívější poptávkové.

Nové výzvy

Dovednosti a mechanismy