MS Forms a digitalizace

Předchozí článek o přístupu k digitalizaci poskytl příležitost pro diskusi. Hodně účastníků tvrdí, že vidí prostor pro digitalizaci, popř. již mají některé agendy "digitalizované". Myslí tím to, že smlouvy (či obdobné dokumenty) mají primárně elektronicky. Popř. se zabývají přijatými fakturami. Nebo u menších firem používají některé internetové udělátko na "projekty" (zakázky) apod. To jsou samostatná témata. 

Naše chápání pojmu digitalizace (v prostředí MS365) směřuje trošku někam jinam. 

• Zajistit (vynutit) konzistentní data, nad kterými mohou běžet skutečné automatizační rutiny - např.
  • Podpora při řízení pomocí úkolů (zjednodušeně hlídání termínů).
  • Že se něco udělá skutečně "samo" - např. se vygeneruje dokument.
    Praktický příklad je při řízení projektu aktualizace akceptačních kritérií. Ta jsou uložena v datové formě. Pokud je některé z nich změněno, změna se eviduje a při uzavření aktualizace se vygeneruje dokument, který obsahuje identifikaci projektu, výstupu a seznam změn akceptačních kritérií. Podle parametrů se vyžádá elektronický podpis nebo se v nepřepisovatelném formátu uloží na webu projektu. Odkaz se pošle účastníkům.
• Umožní spustit workflow a pokud je to potřeba, tak předat podklady a dosud získaná data k validaci či doplnění správnému "lidskému účastníkovi".
  Přijde email (nebo telefon) s poptávkou/objednávkou. Chceme mít záznamy o tom, kdy kdo co udělal a jaká byla reakce zákazníka (tedy je součástí úkol ověřit, jestli zákazník nabídku dostal a potom stanovenou dobu čeká další úkol, kdy je potřeba ověřit, jak se zákazník rozhodl - přičemž pokud zákazník reaguje, tak se tento úkol odstraní).

Při tom hledání příkladů se objevil podnětný příspěvek o využití MS Forms v personalistice. Skvělý způsob, jak s digitalizací začít. Nejde o to, že zkusíte odstranit papír. Podstatné je, že si uvědomíte, k čemu vlastně data potřebujete. 

Příklad - aktualizace kmenových dat

Jistá centrální instituce má za úkol monitorovat vybrané subjekty. Získávat od nich periodicky určitá data (viz samostatný příběh). Rozesílají sešit tabulkového procesoru, respondenti jej vyplní a potom… to raději nechtějte vědět.

Takto to opravdu nedělejte.

Jste škola, knihovna, sportovní oddíl nebo cirkus. Máte (externě) spoustu partnerů.  Pro spolupráci s nimi potřebujete jejich údaje. Buď průběžně nebo se občas objeví potřeba získat od nich aktuální informaci o tom, jak se změnily jejich preference, kompetence nebo něco jiného.

Třeba jste zprostředkovatelská (např. personální nebo vzdělávací) agentura a potřebujete - dejme tomu každý týden - aktualizovat informace o kapacitních možnostech a omezeních na jedné i druhé straně. Nejde o zprofanované "průzkumy" spokojenosti zákazníků. Hledáte komunikační kanál, pomocí kterého si budete vyměňovat důležitá data s partnery, kteří na tom stejně jako vy mají bytostný zájem.

Např. překladatelská agentura mění svůj provozní systém nebo organizaci práce a aktualizuje parametry toho, jak bude spolupracovat se svými externími pracovníky. Těch může být tisíce po celém světě. Musí se ověřit a nově získat pár důležitých údajů, které je potřeba zanést do systému a případně reagovat, pokud se objeví něco "pozoruhodného".

• Máte jejich seznam s telefonními čísly a emaily v databázi. Má se jim poslat výzva s vysvětlením a žádostí o aktualizaci dat. Podle toho, jak velké očekáváte zapojení lidí při následném zpracování, může být potřeba to dávkovat. Rozhodně je nutno to vyzkoušet (asi nejdřív na menších vzorcích).
• Když v dané lhůtě nezískáte odezvu, chcete udělat něco (poslat druhou výzvu nebo telefonovat nebo nastavit status neaktivní) podle stávajících dat (např. významu či délky spolupráce, lokace apod.) nebo genericky.
• Pokud je to opakování výzvy a dotyčný opět nereaguje, opět.
• Budete chtít zaznamenat, co se kdy stalo a s jakým výsledkem.
• Až získáte odezvu, data uložíte do databáze a případně něco dalšího.
• Odeslat respondentovi rekapitulaci nového statutu.

Teď jak to celé provést.

Systematicky

Záleží na objemu.

• Když těch subjektů je 5, asi je nejjedodušší jim zavolat a "nějak se domluvit". Asi se může stát, že na něco zapomenente a budete jim volat podruhé, ale podle situace může být výhodnější to provést živelně, než investovat úsilí do přípravy.
• Když jich je 10, bude to chtít něco lepšího. Asi má smysl sepsat mailu a poslat hromadnou zprávu na skryté příjemce. Je to nejjednodušší, ale hodně sporné. Asi se těžko bude naplní výše uvedené záměry, to ale nepředstavuje problém.
• Pokud chcete provést takovouto akci s přijatelnou šancí na úplnost u stovek či tisíců partnerů, musíte si ji opravdu dobře připravit a automatizovat její provedení.

Zabývejme se dále tou třetí variantou.

Technologie

Někdo to má už vyřešené.

• Pokud máte podnikový informační systém v cloudu a integrovaný s webem, asi již máte funkčnost pro podobné potřeby. Nebo si ji snadno nakofigurujete (nějaké dotazníky tam zcela jistě budou). V nejhorším případě se domluvíte s tím, kdo se o ten web/systém stará, aby tam potřebnou funkčnost doplnil (to už ale je dost sporné).
• Propadnete panice a protože jste přesvědčeni, jak zcela unikátní máte potřeby, zahájíte vývoj specializovaného systému, který daný problém má řešit...
  To vážně není dobrý nápad.
• Nebo použijete některou dotazníkovou aplikaci. Třeba MS Forms.

Jistou překážkou může být, pokud trváte na ztotožnění odeslaného odkazu s přijatým vyplněným formulářem. To jednodušší nástroje příliš nepodporují (Google Forms něco takového umí, ale respondent se musí přihlásit). Jenže pokud vám vysloveně nejde o to, aby dotyčný nemusel vyplňovat svoji emailovou adresu, na kterou mu ta výzva přišla, tak vlastně o nic nejde. Nemusí to přece být "dokonalé".
Něco trošku jiného je, když chcete poslat již existující data s žádostí o jejich aktualizaci či potvrzení. Jsou i situace, kdy je výhodnější údaje vyplňovat znovu (i když jsou k dispozici), sníží se pravděpodobnost potvrzení něčeho, co je jinak. Na to se už dotazník (pokud neumí předvyplněné údaje) nehodí a je potřeba použít jinou technologii.

Workflow

Podstatné je, co se bude dít dál.

• Přijetí vyplněného dotazníku by měl zařídit robot, který zadaná data převede do úložiště databázového charakteru (nemusí to být SQL, ale není ideální volba použít nejjednodušší možnost, tedy Excel - s takto uloženými daty se dále pracuje automatizovaně celkem obtížně; v našem případě to musí být ten podnikový IS nebo dočasné úložiště).
• Podle přijatých hodnot a nastavených pravidel je takovýto záznam předán (pomocí odkazu a zde např. pomocí účelového formuláře) k dalšímu užití/zpracování. Všechny kroky a zjištěné informace jsou zaznamenávány.
• Až se stane vše, co stát se má, aktualizují se (pokud to nejde jinak) údaje v kmenové databázi a úpravy se zapíší do změnového protokolu. Pošle se rekapitulace.

Není to až tak složité či náročné.

Vyplatí se to.

Další příklady

Sběr projektových námětů

Máte MS365 a lidé jsou ochotni číst. Nebo umíte najít... či hledáte způsob, jak je aktivovat. 

• Na správné místo na intranetu umístit odkaz na dotazník na podněty.
• Udělat co nejjednodušší formulář (MS Forms).
• Primitivní workflow, které každý zadaný námět dle možností ověří, popř. nechá schválit a publikuje v seznamu nových námětů. Tam se dá hodnotit, komentovat. Nebo něco mnohem chytřejšího.

Když se zdá, že jsou všichni kultivovaní a kompetentní, dá se dotazník a workflow přeskočit, ale buď se ztratí kontrola nebo se musí budovat mnohem sofistikovanější sada pravidel pro zpracování obsahu. 

Generování dokumentů a jejich podepsání

Pokud potřebujete rychle a jednoduše uzavřít třeba smlouvu (např. ta agentura s novým překladatelem), tak je potřeba vytvořit dokument podle šablony, popř. jej dle parametrů upravit (něco schovat), doplnit do něj aktuální data za firmu a údaje toho překladatele. 

• Asi bychom něco už mohli mít, ale když nemáme, chceme mu usnadnit jejich předání.
• Nemá smysl, aby je patlal do toho dokumentu - sice to "umí" obyčejné PDF (spíš neobyčejné), ale ne každý umí něco takového vytvořit a následně zpracovat.
• Takže je rozumné požádat onoho člověka o vyplnění údajů, ty se uloží do IS a odtam se použijí pro generování dokumentu.

Ostatní už záleží na tom, jaké možnosti a preference mají účastníci v digitalizaci podepisování.

Průvodce a hodnocení uchazečů v náboru

Automatizované zpracování uchazečů, pozvánky na pohovor, výběr volných termínů. Průběh je také řízen s využitím dotazníku - rozumí se je k dispozici posloupnost otázek/témat a k nim třeba škály jak se uchazeč jeví. Včetně větvení. Na konci se zaznamená všechno, co se dohodne ohledně termínů apod. Ukončením pohovoru se automaticky odesílá rekapitulace - třeba i s generovanou zpětnou vazbou, pokud máte v dotazníku dostatečně inteligentní otázky a hodnocení.
Více samostatně.

Pro úspěšnost má kritický význam kvalifikovaná tvorba otázek.

Dotazníky je potřeba umět dělat, není to úplně jednoduché. Spousta příležitostí pro využití dotazníků i v předchozích a následných fázích náboru. Vzhledem k občas zoufalým zkušenostem uchazečů určitě uděláte dojem kraťoučkým hodnocením pohovoru (odkaz pošlete s tou rekapitulací). Naprosto plynule se veškerá data převezmou a využijí při nástupu a zapracování. 

Spousta dalších aktivit

Využíváme dotazníky všude, kde to jde. Např. v projektové kanceláři pro sběr podnětů. Kdykoli je potřeba něco zjistit - např. preference lidí na vánoční večírek nebo velikosti triček.

Skript telefonátu

Nový člověk na obchodní administrativě. Chcete využít příležitosti a obvolat zákazníky, co by se jim dalo prodat. Ve specifické situaci, kdy jde z významné části o sezónní produkci, je to naprosto korektní.

Identifikace činností 

V rámci procesní analýzy.

• Určeným účastníkům se rozešle odkaz na dotazník se stručným vysvětlením a další odkaz na stránku s popisem (reálný příklad ...).
• Vyplněné dotazníky se převádí do "přijímacího" seznamu SharePoint-u. Odkaz se pošle člověku, který má odpovědi zpracovávat.
• Ten ověří, co není korektní či úplné, provede transformaci do analytického modelu (jiný seznam - již procesních - činností).

Druhé použití je průvodce řízeným rozhovorem.

Také výhledově samostatná případovka.

Ostatní

S využitím dotazníků i bez nich.

• Záznam neshody (ISO) a její životní cyklus.
• Zadání úkolu při poruše zařízení (pro MBO je automatizace nutná).
• Výsledek kontroly (komplexní podpora kontroly bude samostaný článek).
• Námět (podnět k úpravě stávajících podmínek) a jeho životní cyklus. Může to být požadavek či jenom zkušenost. Má projít vyhodnocením a využít, jak se dá. Musí být dohledatelné, co se s tím stalo. Na tomto základu se dá postavit velkolepé řešení správy podnětů.
• Předávací protokol - třeba když dáváte zařízení do opravy.