MS365 v menší B2B firmě

Pro malé a střední firmy, které dosud neměly šanci používat vyspělé systémy pro spolupráci, sdílení a komunikaci, představuje přechod do cloudu obrovskou šanci. Zdaleka nejde o "přístup odkudkoli". Nebo o jakési vychytávky v těch tradičních aplikacích, které stejně málokdo opravdu využije naplno. Ani o online komunikační nástroje.

Pořádek

Největší přínos představuje to, že máte možnost dostat všechno na jedno místo (navíc nesrovnatelně bezpečnější z hlediska možné ztráty dat - ať už se jedná o čím dál častější vyděračské útoky nebo prosté selhání hardware - než obvyklý způsob zpracování).

Jistě, klíčová data jsou v podnikovém informačním systému.

Ten možná na přechod do cloudu teprve čeká. Což není dobré odkládat. Jenže mimo to máte ve firmě - obvykle rozptýleno po všech počítačích či schránkách elektronické pošty - v lepším případě ve strnulé struktuře adresářů na sdílené složce firemního serveru - spoustu dokumentů. A tabulek. 

Část z nich je balast.

I o tom je dobré vědět. Když se balastu nechceme vzdát, je dobré mít ho jasně označený, aby nepřekážel. Část jsou smysluplné dokumenty, které obsahují informace, které jsou možná částečně zrcadleny v datech uložených v nejrůznějších databázích. Ale většinou chybí možnost vynutit a podporovat jednotné pojmenování, uložení na správné místo, klasifikaci (opatřit dokumenty potřebnými "značkami", aby se v nich dalo snáze orientovat), o propojení se souvisejícími záznamy např. v tom informačním systému ani nemluvě.

A zbytek jsou kriticky důležité dokumenty.

Které možná vůbec nemáte. Možná právě proto, že vám chybí použitelný nástroj na správu řídící podnikové dokumentace. Popis a vysvětlení pravidel, postupů a povinností lidí. Proto možná existuje situace, že se jedna a tatáž věc dělá pokaždé jinak. Nebo ji různí lidé chápou různě. Není jak a vlastně ani proč kontrolovat, zda to, co se ve firmě děje, je v souladu s reálnými potřebami. 

Čemu to vadí?

Produktivitě práce. 

Komunikace

Jednoznačně největší užitek přináší možnost centralizace komunikace. To je popsáno v článku Jak chytře využít sdílené schránky. Čím taková sdílená schránka může být prospěšná.

• S daným partnerem komunikujete bez ohledu na to, kdo je faktickým odesílatelem, z jediné adresy (např. "obchod@firma.xy"). Příchozí i odchozí zprávy jdou sem. Když náhodou přijde mail určený pro firmu do osobní schránky uživatele (nebo do nesprávné sdílené schránky - např. "reklamace@firma.xy"), tak ji jednoduše přesunete do té správné a již máte 
• Veškerá komu
• Možnost automatizace - např. vytváření a využití jednotné sdílené databáze kontaktů (rozumí se definice osob). 

Jak z toho ven?

Informace o nasazení (většinou jen ty obecné "výhody" mobilita, flexibilita, bezpečnost).

• Článek 7 benefitů (angličtina)
• Hodně sporný a vychvalujicí článek Proč Office 365
• Pokud najdete srozumitelný a výstižný zdroj, kde by byly uvedeny konkrétní vyřešené problémy či získané výhody, sdílejte.