Outlook

Někteří lidé si zakládají na tom, že mají tisíce zpráv v přijaté poště (či roztříděné ve složkách) a k tomu "optimalizovaně" nastavené "hledání". To je sice "úžasné", ale klíčová otázka je, jestli (v jakých případech) je žádoucí, abychom "starou" poštu uschovávali či se k ní dokonce vraceli (někdy může být potřebný doklad o tom, co bylo komu odesláno, ale ve většině případů se na podstatě věci stejně nic nezmění).

Jediný správný přístup je zkontrolovat si, jestli příjemce důležitou zprávu dostal.

Resp. pokud zprávy obsahují nějaké informace, které "mohou být užitečné" (schválně "mohou být" … protože pokud již "jsou" užitečné, tak rozhodně v dané zprávě nezůstanou - přeneseme je tam, kde se ten užitek realizuje (tedy např. do vytvářené dokumentace, nastavení systémů, objednání rozvozu, nákup zásob či něco obdobného). V takovém případě je zcela jistě zbytečné, aby se původní zpráva uchovávala. Jednoznačný případ je to, když zpráva obsahuje přílohy - např. ceník nebo doklady k nakupovaným zásobám či zařízením. Lze předpokládat, že je nejen správné, ale nutné přílohy, které byly doručeny, uložit na správné místo. A zase tím pádem platí, že dotyčná zpráva elektronické pošty by měla být odstraněna (pokud průvodní zpráva obsahuje cokoli užitečného, měla by být uložena do metadat daného dokumentu.

Je to tedy asi tak, že hloubáním nad tím, co s kterou zprávou máme udělat, věnujeme nejspíše více času, než by bylo rozumné. Ono asi je dobré zprávy roztřídit, ale není to jenom odkládání toho, co stejně musíme udělat? Co nás vlastně vede k tomu, že zprávy nechceme smazat? Pokusili jsme se poctivě promyslet všechny … kolik jich je … případy, kdy jsme v poště "cosi" hledali …

Úplně vážně - co kdybychom na sebe byli přísní a požadovali sami od sebe zdůvodnění "Proč si chceš tuhle zprávu nechat?" (rozumí se v její původní podobě, uloženou ve schránce elektronické pošty). Obávám se, že poctivá odpověď většinou bude blízká něčemu jako "... nejsem si jistý, jestli se k tomu nebudu muset vrátit …" (aneb nečetl jsem to pořádně, pokud se někdo ozve a bude se v této záležitosti něco dít, tak to budu potřebovat).

Lze se "hned" rozhodnout, co s (obsahem) zprávy chceme dělat? Ono těch možností v podstatě není až tak moc 

• Zpráva, která se na něco ptá (mělo by to být něco "ad hoc", jednorázového … nemající trvalý význam … typicky "Kam dnes jdeme na oběd?"). Na tu je rozumné odpovědět. Jelikož dotaz je jednoduchý, je i odpověď jednoduchá. A určitě se k tomu nechceme vracet, takže je rozumné odpovědět a smazat přijatou i odeslanou zprávu (nebo je označit tak, že se mají smazat při nejbližším úklidu).
• Zpráva, která obsahuje věcnou informaci (např. objednávka) typicky projde zpracováním a je zcela nepotřebná. Chceme ji odstranit nejpozději při ukončení dané instance procesu. Tady se hodí označit ji něčím jako číslo obchodního případu a potom podle tohoto identifikátoru odstranit všechny zprávy, které se ho týkají.

Ovšem toto téma zjevně přesahuje rámec aktuality … a proto se mu musíme věnovat samostatně. Dejte vědět, jestli vás to zajímá!