Pořádek v dokumentech

To vše pouze proto, že dokument neměl "obvyklý" název.

Jak se to mohlo stát?

Žádná fikce. Toto se opravdu (v létě 2024) přihodilo. Navíc v celkem malé firmě. Člověku, který tam už 20 let pracuje. Přestože v 21. století k ničemu takovému dojít nemohlo. Prostě nemohlo. Co všechno je naprosto nemyslitelné (naprosto nepřijatelné):

• Soubory se nehledají - dostáváme na ně odkazy.
• Pro uložení a pojmenování dokumentů musí platit striktní konvence.
• Fakticky by měly být všechny dokumenty generovány ze šablon, tedy by měly jako souborové jméno použít kód a v metadatech obsahovat veškeré relevantní údaje (např. typ a stav dokumentu, zákazníka, zakázku, zadavatele, autora a připomínkující, termíny, ...).
• Automatizovaným vytvářením je zaručeno umístění a všechny další náležitosti.
• Aplikace Office musí být nastaveny s využitím centrálních politik. Všichni uživatelé mají nastavena shodná umístění souborů - šablon, dokumentů atd. Nejlépe "zakázat všechno, co není nezbytně nutné".
  Většina organizací na používání šablon a stylů rezignuje - což je primární příznak, že v dokumentech vládně lidová tvořivost, což nemůže dopadnout dobře.
• Standardním nastavením a šablonami jsou zavedeny doplňky, které usnadní obvyklé úkony. Resp. vynutí dodržování konvencí.
• Jestliže se ve sdíleném úložišti objeví nekorektní (neočekávaný) dokument, musí o to být informován jak původce toho dokumentu, tak ten, kdo za pořádek v úložitšti zodpovídá. 
• Nemůže se stát, že splněný úkol realizátor nepředá zadavateli (popř. není automatizovaně ověřeno, že je vše včas a dle předpokladů... což je zbytečně riskantní postup, viz MBO).
• A už vůbec se nemůže stát, že někdo vytváří firemní dokument, aniž má tu práci zadanou - včetně cílového úložiště, termínu a případně dalších parametrů životního cyklu daného typu dokumentu. Popř. již do dle předlohy/šablony vytvořeného základu dokumentu, ve kterém již jsou připraveny relevantní data (např. odkazy na informační zdroje atd.).
• Člověk nemůže odjet na dovolenou pokud má (až na výjimky... nic se vzdáleným termínem splnění by neměl mít zadáno) jakékoli nesplněné (neodevzdané) úkoly.

Je užitečné uvědomit si podstatné souvislosti - skutečné příčiny a naprosto matoucí důsledky. Např. zda je v této situaci potřeba/správné řešit, proč daný pracovník nepoužil "obvyklé" pojmenování toho dokumentu? Zajišťovat "hlídání" úložišť na dodržování jmenných konvencí?
Což neříká, že dohled nad obecně dostupnými úložišti nepotřebujeme. Ovšem je otázka, jestli potřebujeme "obecně dostupná úložiště" (tedy taková, kam by si mohl kdokoli uložit cokoli).

Příčiny

V popsaném případě je primární příčina jednoduchá - absence pravidel. 

• "Obvyklý" název.
  Nic takového nedává smysl. Bez výjimek musí být dodržovány jmenné konvence. Může se zdát obtížné pravidla vytvořit, ale ve skutečnosti je to jen "nechuť" - vždyť stačí vyžadovat na začátku názvu kód složený ze zkratky typu dokumentu, roku a pořadového čísla daného typu dokumentu (vida - další argument pro automatizované vytváření & centrální umístění nebo alespoň registr).
  Nepochopitelné je, že konvence jsou určeny jen v zanedbatelném počtu organizací.
• Nejednoznačné umístění.
  Např. pokud se využívá prostý souborový systém na síťovém disku (či něco obdobného), tak by - právě z důvodu přehlednosti měla mít každá aktivita či její část vlastní složku - ve které nemá být víc jak pár (max. 25) souborů. Především však není v dnešní době rozumné používat pro dokumenty tento typ úložišť (něco jiného platí pro data historických aplikací).
• V dokumentu není uveden platný autor. 
• Existuje možnost ukládat soubory na lokální úložiště.
• ...

Jenže je jasné, že toto všechno jsou jen problémy, které by vůbec nevznikly (tedy možná není účelné je řešit), kdyby fungovala pravidla spolupráce - tedy že (nejen) příprava nabídkové dokumentace je řízena/organizována.

Možná je (na elementární technické úrovni) také zarážející - i když budeme předpokládat, že v úložišti je naprostý chaos - že ten, kdo dokument hledal, nebyl schopen si výsledky hledání seřadit podle data poslední změny a tak potřebný dokument vypátrat. Ne, že by to tak bylo správně.

Řešení

Nesporně platí, že pro popsanou situaci je primárním opatřením dát do pořádku podobu spolupráce - nedává smysl, aby se práce/úkoly zadávaly neformálně (naopak - musí být formalizované).

• Posloupnost kroků (prací) vytvořenou podle šablony (zde předloha kroků nutných k vytvoření nabídky včetně závazné šablony dokumentu) upraví dle konkrétních podmínek člověk zodpovědný za její vytvoření (zde koordinaci účasti na výběrovém řízení).
  Není to "projekt", ale nejspíše se to dá chápat tak, že je povinen naplánova průběh konkrétní instance daného procesu včetně toho, že musí být schopen do ní (popř. do šablony) doplnit kroky/větve, které tam ještě nejsou.
• Osobně nebo pomocí workflow přiděluje dílčí aktivity vhodným lidem. Zadání musí být formalizované (např. při tvorbě dokumentu nejjednoduššeji v metadatech či skrytém obsahu dokumentu uvést termíny, spolupracující/připomínkující atd.).
• Lidé nemusí přemýšlet nad technikáliemi, protože nejjednodušší je vytvořit ten správný dokument ve správném formátu a podobě, uložit jej na správné místo a sdílet odkaz na jeho umístění (předat jej do dokumentace obchodního případu).

Pravděpodobně se přesto ve spoustě jiných situací může stát, že by někdo mohl vytvářet či ukládat dokumenty jinak, než je žádoucí.

• Nepoužívat "hloupá" úložiště, jako je souborový systém. Pokud je k dispozici přijatelně funkční systém, nepoužívat jej stejně jako to hloupé úložiště (např. tupě pokračovat ve využívání složek, které nejsou vůbec potřebné, ignorovat verzování atd.)
• Pomoci uživatelům - přinutit je využívat synchronizaci pro dostupnost souborů při výpadku sítě či v situacích bez konektivity. Využívat správné nástroje. Umožnit lidem efektivně organizovat navigaci / přístup.
• Zabránit multiplicitám.
• Zajistit řízené zpracování / sdílení příloh ve zprávách zvenčí. Zakázat posílání interních dokumentů formou příloh, výhradně pomocí odkazů.
• Minimalizovat možnosti ukládání dat na lokální disky (tím se také drasticky snižuje riziko zcizení dat).
• Nad hloupými i chytrými úložišti by měla běžet správa - agent, který bude hlídat, jaké dokumenty kam kdo ukládá a upozorňovat na identifikovatelné odchylky.

Otázky

K tomu všemu se při bližším pohledu objevují pochybnosti:

• Nakolik je účelné (proč) vytvářet úložiště podle statických funkčních organizačních jednotek? Viz též Teams.
• Jakou podobu má mít "schvalování"?
• Jak by mělo vypadat připomínkování? Či spíše podpora řízení životního cyklu dokumentu...

 Pokračování vzápětí...