Potenciál IT

Když to budeme chtít probrat pořádně, je to na dlouho. Z ekonomického hlediska je zde ve hře zejména fenomén nazývaný "náklady ztracených příležitostí". Ten je pro běžného manažera hodně težko "uchopitelný", tak zkusme názorný (reálný) příklad.

Máme firmu ABC a.s. Ta má několik poboček po celé zemi. Potřebuje hodně převážet - více desítek přeprav denně (ale není to dopravce). Má sice nějakou svoji interní dopravu, ale přesto většinu přeprav musí provádět externí firmy. Využívá zhruba 100 partnerů. Na každé pobočce je dispečer, který dopravu organizuje.

Je samozřejmě nereálné, aby dispečer oslovil (tzn. vyhodnotil nabídky) všechny potenciální partnery. Tedy přeprava není tak efektivní, jak by být mohla. V celém scénáři je skrytý mnohem větší potenciál (celá řada slabých míst), ale berme to nejjednodušší opatření - udělá se aukční portál pro sjednávání přeprav.

Pokud dispečeři dostanou k dispozici aplikaci, do které (nejlépe "snadno") zadají poptávané přepravy a nabídky budou (většinou) automaticky vyhodnoceny, ušetří jisté množství času a pravděpodobně získají poněkud výhodnější ceny. Když nebudeme považovat snížení nákladů na přepravu za jednoznačný přímý efekt, jelikož se těžko odhaduje, tak zbývá úspora času.

A tu se objeví otázka "A co s těmi pár minutami denně získáme?". Samozřejmě není nejmenší šance ušetřit některou pracovní pozici (při tomto nejjednodušším zlepšení). Ale jakou má zhruba hodnotu jedna hodina práce, kterou by těch 5 dispečerů mohlo ušetřit … a pozor - u práce, kterou v současných podmínkách nevykonávají? Otázka je,  zda by ji měli dělat nebo ne. Pokud se shodneme na tom, že by ji dělat měli - jenom to v současných podmínkách není reálné - tak nějakou hodnotu má. Ale asi je to tak, že kdyby danou práci měli dělat "ručně", tak oslovit 100 partnerů a vyhodnotit např. průměrně 50 nabídek u 5-10 přeprav denně představuje spíše mnoho desítek hodin (proto není reálné to nyní tak dělat).

Hodně zjednodušeně - hodnota práce (nikoli přímé osobní náklady, ale užitek firmy, který tato práce vytváří) administrativního pracovníka by se měla pohybovat někde mezi 500-1000 Kč (jinak se nevyplatí ho zaměstnávat). Tedy hodnota hodiny denně by mohla být např. 15 tis. měsíčně. Při zohlednění nejistoty by měla být přijatelný náklad měsíčně 5-10 tis. na dosažení této úspory … protože v naprosté většině případů je potenciál mnohem vyšší a můžete jej využít až poté, co opatření přijmete … a nejčastěji se plně projeví až po jisté době.

Můžeme takovou kalkulaci provést i podstatně důkladněji … ale k tomu je potřeba více dat (říkejme tomu "analýza"). To něco stojí. A jaký bude přínos? Hmmmm … v duchu předchozí úvahy - nejjednodušší možný způsob - pokud budeme předpokládat, že by se mělo dát zefektivněním nástrojů a pracovních postupů dosáhnout 10% (což je reálné minimum) úspory práce (plus snížení pravděpodobnosti vzniku problémů atd. atd.), tak příslušné změny mají hodnotu minimálně 5% administrativních nákladů. Z toho by mělo být účelné investovat 10% do oné analýzy (které činnosti mají největší potenciál).

Dosaďte výši svých administrativních nákladů, zamíchejte a nechte vařit. Pokud výši svých administrativních nákladů neznáte, výše uvedená procenta vynásobte libovolným číslem od dvojky do pětky a místo administrativních nákladů použijte tržby … tam v hlavní roli u nákladů ztracených příležitostí bude nejspíše potenciální zvýšení prodejů / výkonu celé firmy.

A pokud máte pochybnosti o užitečnosti této analýzy, můžeme se dohodnout, že když očekávaný přínos (změny) nenajdeme, tak analýzu prostě nebudete platit.