Kalendář a digitalizace

Máte tým (menší firma), který pracuje na více/mnoha aktivitách (např. velkých zakázkách). Většina odborných pracovníků je angažována ve velké části z nich - v desítkách současně. Většinu času se čeká na zákazníka. Občas může být organizace důležitého jednání se zákazníkem poměrně hektická.

Potřebujete vědět, kdy bude kdo k dispozici, popř. kde kdo je. Potřebujete zefektivnit organizaci schůzek (termín i obsah). Pro osobní (ne online) jednání je potřeba i rezervovat zasedačku, popř. další techniku. Taky se hodí vědět, kdy je volné které sdílené auto, odvážnější ve větší firmě napadne i slučování cest.

Kdosi doporučuje "sdílený kalendář" (rozumí se nezávislý, viz dále).

Je to dobrý nápad? Je jasné, o co jde? Jak postupovat, abychom zajistili přiměřenou dohledatelnost toho, kdy bude kdo přítomen? Jak nám pomůže v situaci, kdy není prostor zdlouhavě hlasovat o nejvhodnějším možném termínu? Za jakých okolností bude nejefektivnějším řešením vyhradit jeden den či půlden (dle zkušeností) v týdnu (či jiném intervalu), kdy mají všichni počítat s tím, že si na příslušný časový blok nemají plánovat nic, co nelze přesunout?

Co ve skutečnosti potřebujete

"Sdílený nezávislý kalendář" (ve kterém by se evidovalo, co se kdy kde bude konat) snad dává smysl v případě imperativních akcí. Nařizujete účast. Píše se do něj, kdy se co bude dít. Organizátor se nezabývá tím, kdy tady kdo bude. Bez ohledu na cokoli se definuje, kdy a kde se bude konat ta či ona akce. Je nutno zařídit, aby tento kalendář všichni potenciální dotčení sledovali (což je nepraktické, otravné a nereálné; případné zasílání "notifikací" o změnách je šílenství / spam).

Popravdě žádný "kalendář" nepotřebujete (můžeme hledat výjimky; návrh možná vychází z napodobování analogového světa, kdy se podobného účelu dalo možná dosáhnout pověšením oznámení na nástěnku nebo záznamem do papírového "kalendáře" příslušné zasedačky... děsivá představa, přičemž nic z toho nenaplňuje potřeby organizátora schůzky).

Co potřebujete, pokud organizujete schůzku.

• Rezervovat sdílené zdroje (místnost apod.). Popř. zjisit, kdy jsou k dispozici, aby je bylo možno použít (pravděpodobně je účelné tím začít). Hodila by se předběžná rezervace více termínů, dokud nebude akce zorganizována.
• Pokud k tomu máte vůli, najít volný termín, který vyhovuje klíčovým lidem, které pro aktivitu nutně potřebujete (případně jej rovnou "obsadit" - to je smysl hledání volného termínu a korektního obsahu osobních termínových kalendářů). V ideálním případě může požadavek na účast fungovat i tak, že u daného člověka vyhodnotí charakter toho, co má na navrhovaný termín naplánováno (pokud aktivity budou mít doporučené atributy) a případně jej automaticky přesune (to odpovídá scénáři, kdy je vyhrazený slot a lidé v něm mohou plánovat jen takovou práci, kterou lze přesunout). Popř. pracuje s více možnými terminy.
• Sdělit účastníkům, kdo se má zúčastnit povinně a kdo volitelně. Předat podklady.
• Zjistit, kdo bude přítomen, kdo ne a kdo pozvánku ignoroval. Taky pokud možno zabránit tomu, aby si ten, koho potřebujete, vzal volno (pokud mu ho schvaluje někdo jiný).

Přesně to umí běžná pozvánka na schůzku. Tu musí poslat a odpovědi vyhodnotit organizátor schůzky. Dnes je k dispozici už i s dotazníkem, jak se to komu hodí. Nepotřebuje k tomu žádný nezávislý kalendář (viz metodika organizace schůzky týmu). Smysl by snad "sdílený kalendář" mohl mít, pokud se jedná o akce, kde je účast dobrovolná a libovolná (neexistuje cílová skupina a k dané informaci se mají dostat úplně všichni... ale i potom se hodí vědět, kdo se zúčastní...). Jistá verze "zveřejnění (volných×obsazených) termínů" rozumné použití má - ve standardním pojetí s úplně opačným účelem (viz dále rezervace).

Korektní scénář

Všichni spolupracovníci udržují své termínové kalendáře pravdivé a aktuální, nejlépe v souladu s pravidly, která by měla omezit nežádoucí chování (např. někdo může zaplňovat neklasifikovanými činnostmi sjednaný/závazný prostor, který má zůstat volný právě pro organizaci nutných jednání - samostatně/metodika). Pokud to tak je, funguje funkce automatického hledání volného termínu (včetně místnosti nebo jiných zdrojů... pokud není zřejmé, jak zapojit zdroje, bude to chtít trošku jiný přístup). Jak funguje pozvánka na schůzku, všichni vědí, popř. se ptejte.

Organizátor by neměl účast nařizovat.

Minimálně tedy máme v osobních kalendářích všechny schůzky a plánované či akutní absence. Nejlépe všechno, o čem víte. Pokud se naučíte kalendář efektivně používat, zjistíte, že je to celkem elegantní rozhraní např. pro organizaci a vykazování práce na úkolech. O využití k řízení času nemluvě.

Jaké jsou obvyklé příčiny nepřítomnosti.

• Dovolená nebo jiný typ volna - obvykle se musí "žádat" (nebo informovat s tím, že by se to nemělo křížit s fatálními firemními zájmy).
• Školení nebo jiná služební cesta.
• Neschopenka a další formy osobních překážek.

Bude toho víc, ale pro začátek je žádoucí jednoduchost. Cílově mají být v kalendáři pouze aktivity známého typu. V této první fázi chceme lidem pouze usnadnit záznam nepřítomnosti, resp. u plánovaných aktivit vyžádat stanovisko, pokud se daná aktivita má schvalovat. Využít pro postupnou automatizaci (např. služební cesty).

Nejjednodušší možnost

Hodně závisí na ukázněnosti a ochotě spolupracovníků. Což je na delší úvahu, osobně považuji za užitečné vědět, kdo a nakolik je či není ochotný a ukázněný. Výchozí předpoklad je, že firma má M365 a tedy pro komunikaci a řízení času jednotlivců používá Exchange/Outlook.

• Zavedete si kategorie (popř. rozšiřující údaj "Typ"). Zkusme to na příkladu dovolené. Tedy si plánuji dovolenou tím, že ji vložím do svého kalendáře. Dám jí kategorii "Dovolená".
  
• Na to reaguje flow - podle typu/kategorie (a/nebo dalších údajů) zjistí, jestli je to záznam, který má být schválen či jinak zpracováván. Takže když je to dovolená, nastaví jej jako nezávazný. Podle nastavení si může vyžádat od uživatele dodatečné informace, pokud nejsou již obsaženy (to je nešikovné, lépe to zajistí doplněk, ale pro začátek stačí flow).
  Nebo je možno o dovolenou (či cokoli jiného) požádat samostatnou aplikací / doplňkem, kdy se položku v kalendáři uživatele vytoří automaticky.
• Pošle požadavek na schválení těm/tomu, kdo mají daný typ aktivity/nepřítomnosti odsouhlasit (protože to nemusí být vždy "nadřízený", zejména pokud se dotyčný např. účastní na firemních projektech) když to máte šikovně udělané, tak se to dá nastavit v parametrech, které si flow načte... a dá se to vymyslet opravdu rafinovaně).
• Když je plán schválen, flow změní stav události na "Mimo kancelář", případně dle možností nastaví OOO nebo jiné hodnoty (např. se uloží výsledek toho schvalování). Pokud ne, uživateli je výsledek oznámen a jeho termín je odstraněn (přesunut do koše, kde je možné se tím dále zabývat).
• Když je to školení či cokoli, kde se má po skončení něco vyplňovat či hlásit, přijde uživateli výzva s odkazem na příslušný formulář (nebo se data převezmou z údajů kalendářové položky, pokud tam jsou - formuláře událostí v kalendáři se dají upravit).

Kdokoli bude potřebovat vědět, kdy bude kdo přítomen, uvidí to v pomocníkovi pro plánování schůzek. Když všechno proběhne bez potíží, dotyčný spolupracovník jenom uvidí potvrzenou dovolenou, případně dostane notifikaci, že s tím má počítat.

Stačí používat nástroje, které máte k dispozici. Je dobré vědět, co umí.

Co je velkolepé - dříve rozhodoval o uvolnění člověka vedoucí jeho útvaru. V dnešní době může být členem více týmů. Flow zjistí, do kterých týmů dotyčný pracovník patří, najde jejich vedoucí a podle natavených hodnot si vyžádá jejich stanoviska. Obdobně lze zlepšit např. školení - pokud je akce v zájmu některého dočasného / účelového týmu, jde žádost o schválení nejdříve k vedoucímu daného týmu a teprve potom (dle priority týmu a priority akce) k ostatním potenciálně dotčeným týmům.

Pokud totiž má vedoucí týmu (např. projektový manažer) nést zodpovědnost za to, co tým dělá, musí mít možnost ovlivnit, popř. kompenzovat nepřítomnost klíčového člena týmu v klíčové fázi prací. Konkrétně pokud plánuje práce na kritické cestě kritického projektu, měl by mít možnost si zablokovat potřebné zdroje. Stačí nastavit pravidla.

Sdílený kalendář

Pro situace a uživatele, kteří nemají k dispozici funkčnost zabudovanou ve většině systémů pro vzdálenou spolupráci, se nabízí možnost vytvořit nezávislý kalendář, který by měla používat skupina lidí, kterých by se měly týkat termíny v daném kalendáři spravované (jak to třeba umožňuje Google viz obrázek).

Jak zmíněno výše, může se to hodit pro rezervace/blokace časů. Nepříjemné je, když potřebujete, aby se termíny mohly překrývat, protože obdobný požadavek lze uspokojit současně, pokud jsou k dispozici potřebné zdroje - čímž se to poměrně zásadně komplikuje. Ovšem pokud se o ten sdílený kalendář bude někdo zodpovědný starat a bude správně rezervovat ony zdroje, tak to může fungovat.

Konkrétně se jednalo o pronájmy plachetnic s/bez instruktora. "Sdílení" zde nedává moc smysl, snad jakýsi přehled... který moc přehledný není. Příslušný instruktor musí mít termín ve svém kalendáři, aby věděl, kdy má volno a kdy musí být na loděnici. A je mu lhostejné, co dělají ostatní instruktoři, důležité je, že se současně dozví, na které lodi má svézt jaké klienty (klient dostane totéž a současně se vzájemně předají telefonní čísla). O kalendář se stará dispečer, který do něj vkládá lekce/pronájmy s účastí klienta, instruktora a lodě. Pokud si jej přidá do "svých" kalendářů, je rozumné s ním pracovat (zobrazovat a editovat) samostatně.

Tohle je samozřejmě neuvěřitelně výhodné (pokud nemáte sofistikovanější rezervační systém), když do toho kalendáře má mít možnost zasahovat více lidí (např. mimo dispečera také majitel oné jachtařské školy, který s některými klienty či pro jiné účely domlouvá termíny osobně, popř. instruktoři, kteří si s klienty sjednávají následné lekce). Pro takovýto účel je sdílený nezávislý kalendář velmi rozumný nástroj. S přiměřenou pečlivostí a zodpovědností to může skvěle fungovat. Pravda, rezervační systém je lepší, ale ta jednoduchost zobrazení překrytých kalendářů (čímž jsou vidět průniky volných termínů lodí i vlastní) pro instruktora, když se s klienty domlouvá na další lekci, jen těžko něco překoná. Takže ideálně rezervační systém "schovaný pod" / spolupracující s kalendářem. Není to až taková magie.

Podstata sdílení kalendářů je trošku jinde. Když chci sdílet, znamená to, že považuji za účelné, aby můj kalendář někdo jiný viděl, případně mohl upravovat (viz návod pro Google a návod pro Outlook). Jenže tento typ sdílení vůbec (mimo skutečně osobního asistenta extrémně důležitého člověka) nelze doporučit. Především proto, že  nejen pro účely automatizovaného dohledávání volných termínů potřebujeme, aby volný a obsazený čas byl pravda. Chceme, aby si do něj dotyčný člověk zaznamenával naprosto veškeré své plánované aktivity. A to se logicky nestane, když by se do něj koukala celá firma. Je potřeba správným způsobem využívat korektní postupy. To znamená dobře znát skutečné možnosti, popř. mít trošku kreativity, aby se standardní funkčnost dala využít k tomu, co potřebujete.

Jak udělat pořádek

Možná to vyzní ošklivě - pokud víte, jak správně používat kalendáře, tak tohle nečtete. Pokud ve vaší organizaci panuje chaos (není zřejmé, kdy kdo je kde a proč, není jasný způsob, jak zorganizovat schůzku, nevyužíváte automatické hledání volných termínů a rezervace místností/zdrojů atd.), tak nepomůže přečíst si tento článek. Nepomůže ani školení na Outlook/Google. Už vůbec nepomůže obecné povídání o tom jak je dobrá správa času a lidí důležitá.

Každá organizace je výrazně jiná. Pokud chcete udělat v termínech a chování lidí pořádek, potřebujete:

• Analýzu - zmapování, vysvětlení -> pochopení toho, co (všechno) se v jednotlivých scénářích má/musí stát v jejich současné podobě. Ujasnit a vyzkoušet si, jak to skutečně funguje.
• Promyslet (s relativně komlexní znalostí možností a omezení disponibilních technologií & s dostatečným obecným know-how z oblasti řízení času++) či spíše vymyslet, jakým způsobem a prostředky je účelné existující (a potenciální) potřeby pokrýt.
• Navrhnout, vyzkoušet, otestovat, ověřit (zjistit, co se nepodařilo při analýze výchozího stavu postihnout, projít s potenciálními uživateli jejich typické případy, zjistit, co jim není jasné), upravit pro reálné použítí, zdokumentovat (včetně striktní definice závazných pravidel / povinností), předat (ukázat, projet cvičební příklady a individuálně pomoci uživatelům převést stávající agendu, pokud to již neproběhlo v předchozích krocích).

Zjednodušeně - jednoduše, jednoznačně, srozumitelně a poctivě definovat všechny skutečné potřeby (jak se mají řešit schůzky, dovolené, školení, neschopenky atd.). Přiznat si, že pokud se nechá prostor pro "nějak se to udělá", nikdy nemůže fungovat žádný formalizovaný systém. Začít to dělat tak, jak jste to vymysleli. Nebát se přiznat chybu a rychle ji napravit.

• Schůzky, jednání a jiné společné aktivity organizovat korektně. Za tím účelem zajistit, aby lidé měli ve svých kalendářích všechno, co tam mít mají.
  Tohle může být největší překážka. Doporučuje masívní "propagaci" a podporu - jak dovednosti, tak reálnou pomoc - typicky při migraci stávajících způsobů evidence termínů a aktivit.
• Je nezbytné, aby lidé se zprávami elektronické pošty pracovali dohodnutým způsobem. Potom máte otevřenou cestu k trvalému zlepšování řízení schůzek a celkovému zdokonalování systému řízení.
• Pokud máte pocit, že ve firmě existuje taková oblast, pro kterou dává smysl využívat nezávislý sdílený kalendář, bude potřeba důsledně určit, jak se to má dělat.

Možná to můžete zvládnout sami. Může být těžké se k tomu neodhodláte. Nejspíš nebudete vědět jak začít. I když se odhodláte, bude to pro vás natolik náročné, že se spokojíte s nějakou hodně mizernou verzí. Může se stát, že se to i uchytí, ale těžko říci, jestli to bude úspěch nebo průšvih. Potřebujete někoho, kdo vás tou změnou provede. Přesto je podmínkou, že sami se budete velmi usilovně snažit pochopit základní principy.

Protože provozovat a rozvíjet to budete samostatně.