Produktivita zpracování informací

První zcela fatální scénář.

• Manažer menší firmy (24 spolupracovníků, vysoce kvalifikovaných, pracujících na zakázkách samostatně nebo v malých skupinkách) potřebuje sledovat využití firemních kapacit.
• Současně potřebuje vědět, kolik asi vyfakturuje.
• Má v Excelu tabulku, do které se snaží dostat všechny informace, které se řízení zakázek (prakticky celé firmy) týkají. Protože neví, jak tuto záležitost korektně (byť s využitím pouze Excelu) pojmout, tak edituje, vybarvuje, přepisuje, slučuje a rozděluje … mnoho hodin měsíčně (opravdu to nejsou jednotky, spíše několik desítek).
• Přestože jsem mu udělal model s využitím jeho reálných dat, který pracoval s detailní datovou tabulkou po zakázkách, činnostech a jednotlivých pracovnících, ze kterého bylo možno vytvářet potřebné analýzy podle jakýchkoli dimenzí, které by byly v tabulce obsaženy, nepodařilo se mi vysvětlit, v čem spočívají výhody takovéto korektní evidence.
• Nejspíš proto, že dotyčný manažer neměl čas. Asi musel předělávat svoji tabulku. A jestli nešel do důchodu, tak předělává dodnes … ;-) 
• Mimochodem … na počátku tvrdil, že využívá "... kontingenční tabulku" … myslel tím tu svoji. O možnostech kontingenční analýzy (což je fakticky jediné možné korektní řešení jeho potřeb) neměl a (přes intenzívní vysvětlování) nemá ani ponětí. 

Druhý typický příklad

• Nabídky … pokud nevytváříte nabídky na standardní sortiment (nejspíše pomocí podnikového IS analogicky fakturám), zkuste popsat, jak to děláte. Typicky (případ firem poskytujících služby, které např. často vstupují do výběrových řízení) je nabídka dokument ve Wordu, ve kterém v horším případě je vloženo několik tabulek, které se obvykle počítají v Excelu, popř. některé další typy údajů.
• Samozřejmě data z Excelu se vkládají jako obrázky, protože (!!!) "... to má tu výhodu, že to zůstane jak to je (potřeba)". K tomu těžko něco dodat.
• Může být, že se jedná o hodně menších nabídek nebo v horším případě je pro získání jedné zakázky potřeba vytvořit několik větších nabídek (nízká úspěšnost, typická u veřejných soutěží). 
• Obvykle najdeme dříve vytvořenou nabídku, která patří k pokud možno podobnému obchodnímu případu a tu upravíme. Nepříjemné je v tomto případě riziko, že v nové nabídce zůstane něco, co do ní nepatří.
• Ale horší je, že nabídka tak existuje jako "slohová práce". Nevznikají strukturovaná data, která by se dala použít pro následné vyhodnocování, popř. předběžnou rezervaci kapacit.
• Otázka kapacit a termínů je největším tématem, pokud zakázka bude získána.
• Je jasné, že pokud k vytvoření kalkulace na rozumné úrovni detailu nemáme vhodné nástroje, není šance předběžně začlenit potenciální zakázku do realizace. Ale pokud ji chceme mít alespoň trošku realistickou, fakticky nejspíše děláme totéž (vytvoření korektní nabídky v systému pro řízení kapacit), jenom komplikovaněji a méně přesně.
• Zkusme společně vyhodnotit, jak by se dalo vytváření nabídek a plánování zakázek zjednodušit a zefektivnit … a samozřejmě také zrychlit.
• Navíc taková změna může přinést řadu zajímavých obchodních a ekonomických efektů.