Projekty a procesy

Je nutné si ujasnit, jaké metody řízení práce potřebujeme pro naplnění strategických záměrů a jaké pro běžný provoz. Pokud platí, že projekty mají mimořádný význam, potřebují jiný přístup, než koordinace běžných aktivit. 

Projekty potřebují chráněné prostředí.

Pokud mimořádný význam nemají, nejsou strategické. Pokud jim nejsme ochotni vytvořit podmínky, které minimalizuje interní překážky jejich průběhu, nemají mimořádný význam. Když je nejsme ochotni řídit projektově, nejsou to projekty.

Chráněné prostředí

Zajišťuje potřebnou úroveň (to znamená účelné uplatnění principů/pravidel):

• Specifikace výstupů.
• Plánování práce. Zejména s ohledem na využití/dostupnost zdrojů.
• Dohledu (včetně korektnosti a důslednosti změnových řízení).

Lepší organizací práce a jejím důkladným (lepším) metodickým pokrytím lze dosáhnout lepší úrovně hospodaření se zdroji, vyšší pravděpodobnosti plnění termínů, nepřekročení limitů, lepší ekonomické efektivnosti atd.

V čem je rozdíl

Procesy

• Přesně a jednoznačně definované opakující se povinnosti lidí (rolí).

Projekty - vyhrazená aktivita (ad hoc zapojení lidé i externí subjekty). 

• Obvykle delší absolutní doba realizace (většinou platí, že když se to dá bez přípravy udělat za týden, nemá smysl měsíc plánovat - ale nemusí to tak být vždy).
• Nutnost plánování (+ projekt kolem zdrojů). Včetně nejistot/rezerv.
• Mají umožnit změnu.
• Zdroje/kapacita musí být alokovány (vyčleněny z běžného provozu).

Neprojekty (typu mimořádných činností)... úkoly.

• Co nejrychlejší realizace.
• Plánování nemusí být nutné nebo detailní.
• Člověk pověřený splněním zadání má k dispozici veškeré potřebné zdroje a umí je zkoordinovat v rámci běžného provozu.
  Pověřeným člověkem může být teoreticky i vrcholový manažer, který má k dispozici veškeré zdroje organizace. 

Podstatné je rozlišit, co je a co není projekt. Nic jiného (než proces - projekt - úkol) bychom neměli připustit. Přičemž všechny tři systémy využívají elementární činnost (konkrétní zdroj, konkrétní čas & trvání, ...).

Příklady

Některé akce jsou jednoznačné a někeré sporné.

• Nákup materiálu pro výrobu je proces.
  Ale můžeme mít pilotní projekt vytvoření & ověření nového systému nákupu.
• Nová kancelářská židle taky.
• Nový informační systém...
  Může a nemusí.
  Když jeho pořízení (využití) pouze obnovuje - na aktuální technologické a metodické úrovni atd. atd. - současný užitek stávajícího... možná by se na to nebylo nutné dívat jako na projekt (to ale pouze v případě, kdy máme vhodné procesy pro průběžnou inovaci IT... nemá umožnit změnu, ale zachovat provoz).
• Zakázka - může být sporná, ale mělo by být výhodnější (byť pracnější) mít pro realizaci obchodních případů proces.
• Vývoj nového produktu - projekt v rámci procesu životního cyklu produktu.

Jak se objeví nějaký další příklad, dodáme ho sem. Posílejte náměty (včetně proč ano/ne).

Jak je poznáme

Budeme kritéria potřebovat pro správu podnětů - když se objeví požadavek/námět na jakoukoli realizaci (obdobně je to naznačené v úvaze o operativních poradách), musíme rozhodnout, jakým způsobem se k němu postavíme.

• Požadavek na zlepšení procesu = CPI.
• Strategická změna = komplexní proces od analýzy podmínkek, vytvoření a vyhodnocení záměru, projektu, identifikace vazeb atd. atd.
• Náprava nestability = operativní řešení.

Aneb "když se něco rozbije, je potřeba to opravit".