Soustředění a využití kapacit

Co znamená pracovat efektivně

Klíčové součásti a předpoklady - pokud potřebujete svůj čas využívat lépe než dosud.

• Dělat to, co přináší největší užitek = vzdát se toho, co tak důležité není. Současně se učit jak a hledat nové lepší příležitosti (pro což je potřeba najít čas).
• Pracovat na tom rozumným způsobem (jasné zadání/účel, odpovídající dovednosti, racionální organizace - soustředění, odpočinek, bloky, ...). Což znamená především zvládat příslušnou činnost (tedy používat efektivní postupy, odpovídající nástroje, mít potřebné dovednosti... např. pokud se chcete naučit něco nového, je potřeba se "umět učit" & najít optimální zdroj znalostí či způsob získání dovedností).
• Zbavit se předsudků (předpojatosti) a neustále si ověřovat, co funguje a co ne. Nezavrhovat nic, co člověk poctivě nevyzkoušel. Ochota dát si poradit. Ochota učit se (pořád). Trpělivost.

Zásadní téma je "určit význam" - správně identifikovat aktivitu, které má smysl věnovat nejvíce energie - např. student vysoké školy má možnost vydělávat si peníze na brigádě, případně založit vlastní firmu nebo celou vysokou strávit v hospodě či ve studovně a laboratořích) - musíte se rozhodnout, co je pro vás důležitější (nabízí nejlepší poměr užitek/úsilí). Plus minimalizovat kapacitu, kterou spotřebovávají činnosti, kterých se nelze zbavit a mají menší přínos.

Čemu se věnovat

Nejdůležitější z hlediska krátkodobého využití času je nedělat to, co se v dané lhůtě nedá stihnout. 😎 Nastavit si dobře promyšlené zásady jako neporušitelná pravidla (což se může zdát trošku těžkopádné... "neflexibilní"... ale flexibilita má přijít na řadu až zvládáme stabilitu).

• Realisticky plánovat čas
• Pracovat v časových blocích (+ klid, podmínky, soustředění, ).
• Vytvářet (rezervovat) si dostatečný prostor na neřiditelné činnosti a dokázat omezit tlak prostředí (to je bezpochyby klíčová dovednost, nejspíš není možné se to "snadno a rychle" naučit, stojí ovšem zato se průběžně snažit se zlepšovat - s čímž by měl pomáhat někdo nezaujatý - pohled zvenčí). Tam pomáhají ty těžkopádné zásady.
• Správnou úroveň rezerv a úroveň jejich využití (rezervy slouží flexibilitě  - pro využití rezerv je potřeba držet zdánlivý převis práce). Což se bez odpovídajícího úsilí a nástroje zajišťuje poměrně obtížně (více jinde).
• Evidovat a vyhodnocovat, jak dobře se daří plánovat. Zlepšovat se.
• Produktivita - pracovat přiměřený počet hodin denně. Dostatečně odpočívat.
• Nenechávat všechno v hlavě - naopak dostat toho co nejvíc do psané podoby. Na správném místě zaznamenat vše, co se záměrů a úkolů týká - zjednodušeně řečeno mít vedle plánu práce i seznam námětů a záměrů + věnovat mu patřičnou pozornost. Díky tomu si nemuset pamatovat, na co by se nemělo zapomenout. 
  Výrazně pomáhá, když na související činnosti využíváme integrované nástroje (prostředí či systém), tedy komplexní aplikaci pro kalendář, úkoly a komunikaci, nejlépe s možnostmi rozšiřování a podporou pro úložiště dokumentů či další pomůcky. Pokud dotyčný nástroj neumožňuje správu příležitostí či rozšíření o tuto funkčnost, je rozumné se porozhlédnout po jiném.

Je dobré nepouštět se bezhlavě do atraktivních příležitostí - je potřeba mít dostatek informací, aby je bylo možno korektně porovnat s ostatními možnostmi (jestliže není dost jiných, je nutno je najít - v takovém případě je primárním omezením jejich nedostatek, proto je rozumné odstranit nejdříve toto omezení). Když je pro využití příležitosti jen krátké časové okno, odložit všechno, co se dá odsunout a věnovat jejímu ověření veškerou disponibilní kapacitu.

Vyhodnocovat vhodnost až po získání  (přiměřeného množství) informací a s odstupem (nadhledem). Na konci stejně bude občas nutno rozhodovat s nedostatečnými podklady, ale je to lepší než na základě pohledu z okna nebo momentálního nadšení. Pokud není rozumná pravděpodobnost, že máme k dispozici dostupné kritické informace, na příležitost rezignovat. Pomáhá až rigidní uplatňování pravidel - bezpochyby některé z nich mohou být skvělé, ale pravděpodobnost katastrofy je přijatelně nízká.

Jak stanovit význam (důležitost)

Jednoduše. Vyjádřit hodnotu výsledků.

• Jakýmkoli způsobem stanovte (odhadněte) dopad (důsledky) toho, že dokončíte to, na čem byste chtěli/měli pracovat (mimo povinností). Převeďte to na peníze v dlouhodobém horizontu (stačí překonat pár předsudků).
• Potom to seřaďte podle úrovně toho dopadu. Každá činnost (blok v kalendáři, což může být opakující se aktivita) by měla mít vazbu právě na její účel/cíl. Jeho hodnota určuje prioritu (lze použít produktivitu - pokud na výsledek 100 potřebujeme 100 jednotek práce, má menší význam, než výsledek 10, na který stačí 2 jednotky práce, popř. ocenit rizika).
  Tohle vážně nejde zvládnou "z hlavy". Pokud si jste jisti, že stačí se řídit pocity, hodně štěstí.
• Odhadněte časovou náročnost. Vytvořte si plán práce a rozplánujte, kdy na čem budete pracovat (v plánu práce musí být i bloky vyhrazené na neplánovatelné činnosti a rezervy dle dosavadních zkušeností… později jinde).
• U důležitých aktivit se bude obvykle jednat o časově náročnější práci. Ta se musí rozdělit do bloků v časovém období. Pro výběr toho, na čem je opravdu možné pracovat, lze využít časový limit (kdy už nemá smysl se snažit; více v metodice). Plánujte jenom to, co se dá stihnout a přinese to (po zahrnutí rizik a nejistot) nejvyšší efekt.

Abychom mohli posoudit, co je opravdu důležité, je nutné mít dlouhodobý plán (strategii & pravidla - ať už osobní nebo firemní). Jinak nelze určit hodnotu času, který do té které činnosti investujeme.
Zkusíme namodelovat příklad... ale mnohem lepší je reálný svět (individuální konkrétní prostředí, protože právě kontext je rozhodující a jen těžko interpretovatelný).

Jakým způsobem zajistit efektivnost

Nic složitého - přesto to většina z nás nedokáže.

• Je potřeba mít plán práce (a katalog záměrů/příležitostí).
• Správně používat plánovací kalendář (či obdobný nástroj).
• Pár dalších maličkostí.

Pravděpodobnou příčinou toho, že to nezvládáme, je kombinace nechuti (nedůvěry), nedostatku dovedností a sebekázně. Popř. není čas řídit čas. Nebo jsme si nedokázali pravdivě odpovědět na otázku, co je primární příčinou potíží či sporných situací.

Mechanické a statické "vyhradit si pátek" může být užitečné při ověřování toho, co bude fungovat a co ne. Jak moc se to komu osvědčí, záleží na obvyklé podobě jeho práce. Doporučený postup:

• Zvládnout přidělování kapacity záležitostem dle významu (hodnoty). 
• Naplánovat je na nejvýhodnější čas (vhodné podmínky nebo naléhavost).
• Kapacitu přidělenou záležitosti (podle vyspělosti prostředí) není dobré přesouvat o více jak 2-3 týdny.
• Téměř nikdy není dobrý nápad se strategickým tématům věnovat jednou za pár měsíců násilně.

Překážky a omezení  

Co nám (obvykle) brání v tom, abychom se soustředili? U každého to bude něco jiného. Vynechejme "dětské" potíže typu "nechce se mi, raději si hrát nebo čumět na pohádky". Na zázračné řešení toho, čemu se módně říká "prokrastinace", je potřeba najít kouzelného dědečka. Kdo neumí oddělit pracovní a volný čas, má smůlu (pokud máte vůli s tím něco dělat, opravdu je potřeba snímek dne - pojmenovat činnosti).

Běžný člověk se potýká s následujícími (a dalšími, přispějte...) potížemi:

• Mnoho souběžně otevřených témat/úkolů - nutkání pracovat na více záležitostech "současně", což je extrémně neefektivní. Obdobně když nemáme možnost zaznamenávat si vazby (podněty & úkoly) k dotčeným či souvisejícím tématům.
• Pochybnosti o prioritách (chaos, tendence k přebíhání).
• Nepořádek v podkladech (chybí systém pro uložení a zpracování dat).
• Únava, nedostatek dovedností pro dosažení přiměřeného soustředění.
• Nejistota (či jistota) o dostatečnosti odborných znalostí a dovedností - nejspíš je možné práci vykonávat efektivněji, občas chaotické hledání "jak to dělat lépe".
• Nezvládnutá organizace práce/prostředí málo omezující rušivé vlivy.

Organizace práce

To je nezbytný krok. Drastické omezení chaosu. Pro náročnější úkoly potřebujeme klid (eliminovat vyrušování). Za každou cenu je nutné odstranit zdroje vyrušování ve vyhrazených časových blocích. Musíme zorganizovat své okolí a sebe sama (v konkrétních podmínkách - viz dále adaptace).

• Plánování času je samostatné téma.
• Sebekázeň možná taky - může pomoci checklist obvyklých opatření. Pokud se člověk neobejde bez toho, aby měl neustále zapnutý telefon (či se neumí vyvarovat obdobných elementárních chyb na této úrovni), má smůlu.

Když nemám možnost pracovat v klidu (skutečně toho nelze dosáhnout - bez ohledu na to, jestli je příčina objektivní nebo subjektivní), nemohu dělat práci, která vyžaduje soustředění. Musím buď pověřit někoho jiného mojí současnou prací, nebo tou prací, která vyžaduje soustředění. Nechtějme kulaté čtverce. Nazývejme věci pravými jmény.

Zásady

Jednoduchá opatření. Dodržovatelná. Při každém porušení najít příčinu a odstranit ji (příslušnou zásadu zdokonalit).

• Telefon a všechny obdobné komunikační prostředky vypnout nebo nechat někde jinde (někomu jinému, více jinde).
• Pokud pracujeme s počítačem.
  • Nesmí být spuštěné žádné aplikace, které by mohly rušit nebo nejsou nezbytné (u kterých neumíme vyrušování potlačit). 
  • Samozřejmostí by mělo být vypnutí všech upozornění. A "otravovacích" aplikací (komunikátory a podobné)
  • Když k té práci není potřeba aplikace pro elektronickou poštu, zavřít.
    Resp. udělat předem všechno proto, aby nemusela běžet. Je dobré určit, ka patří která data/podklady. Tak jako tak nepatří do pošty. Samostatné téma.
  • Pokud je elektronická pošta součástí aplikace s termínovým kalendářem, je dobré se naučit vypnout příjem zpráv nebo část s poštou odstranit ze zobrazení. Kalendář potřebujeme - jednak k tomu, abychom mohli zaznamenávat aktivity, které v aktuální práci mohou vzniknout, jednak k upozornění na plánovaný následný termín (pokud není upozornění zajištěno jiným způsobem (což je zbytené, protože termínový kalendář to dělá velmi dobře).
  • Pokud není možnost vytvářet / aktualizovat strukturované poznámky součástí pracovního prostředí (např. aplikace pro kalendář aj.), mít vedle zobrazení obsahu souvisejícího s aktuální aktivitou přístupný i prostor pro záznam poznámek. To jsou podněty, které je rozumné zpracovat později (rozumí se po skončení aktuální aktivity; neznamená to "vypořádat", ale zařadit na správné místo, případně upřesnit a naplánovat jejich zpracování; může to fungovat pomocí stejného mechanismu, jako záznamy požadavků z telefonních hovorů apod. - může vzniknout typ záznamu, který bude zpracován v rámci zpracování pošty - mělo by to tu výhodu, že se případně dá nasměrovat na správného spolupracovníka).
  • Poštu (a veškeré obdobné komunikační kanály) otevírat pouze po skončení pracovního bloku a po kontrole kritických zpráv zase zavřít, nejvýše 3× denně. Jednou denně vyřídit (doporučená metodika Inbox Zero).
• Dodržovat pravidla psychohygieny. Především se na pracovní blok připravit, aby nemusel být přerušován z osobních důvodů.
• Pokud někdo může tlouci na dveře, pověsit tam cedulku s nápisem NERUŠIT. Jak vypadá odpovídajíci pracoviště/prostředí, snad není nutné popisovat. Nebát se radikálních změn zvyklostí.
• Adaptace - neexistuje jednoduchý univerzální návod. Je potřeba se přizpůsobit konkrétním podmínkám a konkrétním lidem.
  • Každý zdroj vyrušení si zaznamenat.
  • Ve stanoveném bloku (při plánování, resp. aktualizaci metodik) se k němu vrátit a vymyslet-najít-ověřit opatření, která jej pomohou eliminovat.
  • Když si to nenapíšete, nebudete za pár dnů vědět ani to, co chcete dělat, natož proč. Nemluvě o tom, že jen stěží se podaří vymyslet dostatečné opatření napoprvé a už vůbec o tom, jak zareaguje to prostředí.

Kdo to nedokáže, má smůlu.

Jak začít

Každý to bude mít trošku (nebo hodně) jinak.

• Je potřeba pustit se do změn s rozmyslem a přesvědčením, že děláme správnou věc.
• S důvěrou v sebe sama.
• Nevěřit na zázraky.
• Nebát se experimentovat.
• Co nejmenší postupné změny co nejrychleji.
• Ověřovat si, jestli opatření mají ten účinek, který očekáváme. Posilujte dosažené výsledky - nenechte rutinu, aby vás vrátila do starých kolejí.

Vyplatí se mít k tomu někoho, kdo vám poradí a upozorní, kde se nejčastěji dělají chyby. Popř. pomůže hlídat ty vyjeté koleje. Můžeme se tomu věnovat ve workshopech na přání. Dle zkušeností jen málo lidí dokáže změnit sebe sama (hodně brutálně řečeno přesvědčení o vlastní dokonalosti). Ti, kdo to zvládnou, získávají významnou výhodu - ověří si, že je možné a účelné zlepšovat své dovednosti. Hledat nové možnosti. Přitom využití času je zjevně kritická podmínka úspěchu a není to až tak náročné.

Nebo rovnou pomůžeme.