Nástroj pro evidenci času

Navazujeme na Časový snímek dne.

Jak co nejefektivněji vykazovat práci...

U projektu využití Teams pro správu zakázek se mimo jiné objevil požadavek na zjednodušení organizace schůzek. Nebylo příliš jasné, o co přesně jde, ale záhy jsme zjistili, že v oné firmě vůbec nepoužívají termínové kalendáře a na ně navázané funkce pro hledání termínů apod. Cílem bylo:

• Zorganizovat schůzku.
• Vědět, kdy je kdo k dispozici.
• A vlastně... možná někdy... kolik kdo tráví času čím... nebo dokonce pro to řízení zakázek vykazovat práci... jestli by to šlo...

Jasně, že šlo.

Jenže k rozumnému využití stávající funkčnosti i případné nadstavbové automatizaci především potřebujeme, aby lidé měli v pořádku své termínové kalendáře. Ty pracovní. Přesněji řečeno, když mám vykázat práci na zakázce, nejdřív mi ji musí někdo (popř. procesní pravidlo) přidělit. Já ji musím přijmout. Nelze potvrdit v instanci procesu, projektu, Planneru či úpisem krví, že splním nějaký úkol, pokud jej nemám v termínovém kalendáři. Pokud možno realisticky (kdy a jak dlouho).

...nejdříve naplánovat...

Úkoly (zadání práce) se musí (měly by se) sjednávat. To znamená dostatečně pochopit účel a dohodnout přijatelně úplnou definici výstupu. Odhadnout pracnost a nejistotu. Určit optimální velikost časových bloků dle charakteru práce.

Rozplánovat v kalendáři.

Jednotlivec by každý úkol, který dostane, popř. dá sám sobě (viz pro zajímavost komentář na téma "práce × úkoly") měl rozpracovat do kroků/práce, kterou musí udělat.

• Vytvořit konkrétní položky termínového kalendáře (alespoň zčásti automatizovaně). Pro konkrétní termíny. Odpovídající zadání (např. pracnosti/velikosti bloku, popř. jiným požadavkům).
  • Kde je to možné, přesunout činnosti, které mají pozdější termínový limit.
  • Nebo zjistit, že na splnění úkolu (v limitním termínu) není (za současných podmínek) dost kapacity.
• Ty se odkazují na zadání. Dle možností jsou propojeny navzájem.
• Rezerva (pro nesprávný odhad pracnosti i pro překážky v práci) nesmí být v práci na úkolu, ale v zaplněnosti pracovní doby (v kalendáři; popř. explicitní blok odpovídající nejistotě všech prací na daný den). Rezervy by se měly uplatnit pro případné zrychlení postupu.
• Je žádoucí při skončení (vykazování) kroku vyhodnotit & zadat, kolik práce je hotovo a kolik ještě zbývá (pokud je možné aktualizovat zdroj úkolu).
• Není dobré si "plánovat" tím způsobem, že si udělám uzel na kapesníku a řeknu si "...asi by to mělo být hotové příští týden, tak to třeba příští týden udělám...".
  • Je nutno brát ohled na to, co jsme již slíbili šéfovi, kolegům, zubařce, rodině...
  • Proto je potřeba plánovat pomocí termínového / plánovacího kalendáře.

Jinak to není plán, ale naivní úlet. Podle zkušeností by "práce na úkolu" neměla trvat déle než týden. Čím méně, tím lépe. Větší úkoly je potřeba rozdělit.

Mimochodem - na nutnosti rozplánovat práci - přidělit lidem konkrétní činnosti - skončila většina diskusí o tom, jak vykazování usnadnit (aneb všichni by chtěli automatizovat sledování spotřeby času, ale nemají dost odvahy, aby po svých lidech chtěli předem vědět, na čem budou pracovat - fakticky většinu rádobyřídících pracovníků nezajímá ani to, jestli budou / začali pracovat na tom, co od nich potřebují oni).

Ono je ve skutečnosti nekonečně pohodlnější, když lidé (i když reálně na těch zakázkách pracují) na konci měsíce vyplní do nezávislé evidence (typicky papír, dříve "pracovní deník") na co si vzpomenou a zaplácají tím potřebný počet hodin měsíčně. Taková data jsou užitečná pro mzdovou účtárnu (byť ani to není optimální). A když není hotové, co jsem potřeboval, tak je přece "správné" seřvat dotyčného kolegu...

...jednoduše evidovat, co je hotové...

Toto je hlavní důvod, proč dává smysl mít nástroj pro časový snímek dne v prostředí, ve kterém je ten termínový kalendář (a úkoly a elektronická pošta). Zde M365.

• Předpokládá se, že v záznamech je veškerý (pracovní) čas (každý blok, bez nepracovních časů nebo i s nimi, aby se člověk nemusel rozhodovat, co a jak má evidovat).
  • Identifikovaný dle jednotlivých činností.
  • Činnost může mít víc bloků.
  • Každá činnost má typ (obecný).
  • Případný konkrétní účel (zakázka, projekt, ...), je propojen.
• Je dobré umožnit uvádět doplňující charakteristiky užitečné pro analýzu a řízení výkonu.
• Pořízené záznamy parametricky transformovat (např. agregovat) do podoby, využitelné pro výkazy práce ~ fakturaci.
• Pro pokročilejší použití je zcela zásadní, že lze zajistit velmi úzké propojení (integraci) se systémy, které úkoly přidělují a potřebují informace o jejich plnění (typicky systém pro podporu projektového řízení).

Což neznamená, že se mají "tupě" vyfakturovat. Potřebujeme vyhodnocovat skutečnou produktivitu, nikoli "fakturovatelnou". Zjednodušeně by to mělo být tak, že fakturovatelné (kalkulační) položky spotřeby kapacity mají vnitropodnikovou hodnotu/sazbu (v peněžním vyjádření, bez ohledu na to, jakým způsobem byla či nebyla hodnota se zákazníkem/zadavatelem sjednána) a vůči té se porovnává skutečná spotřeba času (konstrukce vychází z principů řízení ekonomické efektivnosti / controllingu, je to poněkud nestandardní, dle potřeby upřesníme - kalkulační cena umožňuje porovnávat či sčítat jablka s hruškami).

...automatizovaně vykázat

Pro definovaný účel musí být jednotlivé úkoly definovány a limitovány jak ve spotřebě kapacity, tak ostatních zdrojů. Limit slouží mimo jiné k řízení průběhu plnění úkolu, proto je to jiný údaj, než předpokládaná hodnota dané práce (vicí metodika). Skutečná práce je jiný údaj než limit nebo předpokládaná pracnost.

Vykázat = konsolidovat - postoupit "firemní" obsah záznamů pro analýzu na úrovi týmu/organizace (viz Analýza využití kapacit).

Už je jasné, jak by mělo vykazování práce fungovat?

Jestli ne, ptejte se!