Nejen ERP živa je administrativa

ERP v době cloudu

Dřív bylo všechno jinak. Výběr velkého řešení, náročná implementace, skrývající nesčetné hodiny společné práce s konzultanty na analýzách, nastavování parametrů a plnění dat do systému, stejně jako školení uživatelů. Řada uživatelů firem na to má jasný názor – než další implementaci, raději povodeň.

Co dnes nejvíce rozhoduje při výběru nového ERP systému? Je to stále široká sada různých funkčních požadavků (čím více, tím lépe), podpora různých technologií, podpora všech podnikových procesů a hledání funkčních nedostatků (pomocí několikastránkového poptávkového dokumentu), nebo cynicky rozhoduje prostá pořizovací cena, protože podnikové systémy se staly komoditou?

Pokud se zeptáte uživatele na jeho ERP systém, začne mluvit o funkčnostech, o procesech, nebo o technologii? Spíše bude spontánně mluvit o své uživatelské zkušenosti – o tom, jak aplikaci ovládá, zda mu systém pomáhá prioritizovat jeho činnosti podle cílů, které má splnit. Bude počítat, kolika kliknutími se dostane k informacím potřebným pro jeho úkol nebo rozhodnutí. Řekne, zda mu počítač pomáhá být efektivní (anebo si raději vede boční evidence na papíře, v Excelu či jinak obchází systém). Dožaduje se dalšího školení a manuálů či chválí intuitivní způsob ovládání a práce. Někdy v podstatě stačí poslouchat, zda vůbec mluví o náplni či smyslu svých činností. Klíčovým slovem ve světě uživatelské zkušenosti je jednoduchost.

A když půjdeme dále – uživatel nepoužívá jen ERP aplikaci. K jeho práci nedílně patří různé schůzky, komunikace, práce s dokumenty jako jsou smlouvy, technická dokumentace a podobně. A pak je mnohdy frustrace uživatelů násobná – musejí se učit různé způsoby ovládání, přepínat se mezi aplikacemi anebo přepisovat data z jednoho softwaru do druhého. Důležitým kritériem se tak stává integrace – dotažená do všech aplikací včetně sladování uživatelské zkušeností a uživatelských rozhraní. Pro uživatele je paradoxně nejlepší ten systém, který procesní funkčnost schová na pozadí a umožní z jednoho prostředí přehledně plnit všechny své činností.

Skutečností je, že společnosti dnes opravdu přestávají poptávat samostatné produkty či technologie (podnikovou aplikaci, operační systém, kancelářský balík), ale hledají celkové a optimální IT řešení. Čistá technologie sama osobě dnes nerozhoduje – vždy se projevuje pouze jako součást celku. Stejně tak namísto posuzování dílčích procesních funkčností ERP řešení přicházejí do hry argumenty a zkušenosti z daného odvětví, oboru, ve kterém podnik působí. To ale mnohdy nutně neznamená komoditizaci řešení – podniky stále hledají svou konkurenční výhodu a místo na slunci, změna provází jejich fungování.

Žádný podnik dnes nekupuje cokoliv bez důkladného propočtu nákladů, respektive bez jasné vize o návratnosti dané investice. A tady je dobré se ptát dodavatele nikoliv jen na pořizovací cenu, ale také na skutečně prokazatelnou kalkulaci návratnosti investice (ROI), údržbové poplatky a náročnost upgradu na budoucí verze, na náklady na školení a další položky.

Přestože se někteří dodavatelé snaží stále prodávat primárně přes porovnávání různých funkčností a někteří jiní přes prostou počáteční pořizovací cenu, je dobré se zamyslet nad skutečnými přínosy, které podnik od ERP systému může dostat. Prostě vybírat pozorně se stále vyplatí.

[Bude doplněno - postupný převod obsahu webu - pokud máte o toto téma zájem, určitě se ozvěte]