Analýza a modelování procesů

Přínosy a smysl analýzy procesů

• Zmapování procesů přispívá ke zvýšení objektivity (strategického) rozhodování.
• Měla by změnit přístup, znalosti i dovednosti řídících pracovníků - to je hlavní smysl.
• Najde nedostatečně definovaná rozhraní - slabá místa. Vyjasní (zefektivní) dělbu práce - upřesňuje povinnosti.
• Pomáhá (začít) trvale zvyšovat výkonnost optimalizací fungování (CPI).
• Umožní formulovat požadavky na způsobilost spolupracovníků prostřednictvím jasných rolí.
  • Zásadně zlepší úroveň a účinnost zapracování při nástupu nebo přeřazení.
  • Objektivizuje poskytování zpětné vazby (pomáhá ověřovat dovedností i podmínky).
  • Usnadní/umožní lepší řízení výkonu (normativy, optimalizace postupů a prostředí).
• Pomůže řídícím pracovníkům stát se plnohodnotnými a užitečnými vlastníky procesních oblastí a vedoucími procesních týmů (což znamená výrazně jinou podobu řídící práce, než tradiční funkční uspořádání).

Cíl a záměr

Popsat současnou podobu činností a umožnit jejich optimalizaci.

Záměrem akce by mělo být vytvoření či verifikace/aktualizace procesního modelu (analýza procesů, vytvoření základu katalogu procesů & jejich diagramů, iniciace trvalého zdokonalování procesů; nejedná se o reengineering ani nic podobného).

• Návrh má alternativy dle rozsahu, tzn. nároků na zdroje a čas × užití. Rozsahem se rozumí předvším hloubka - základ mapuje pouze klíčové aktivity.
• Akce má za úkol ve stanoveném rozsahu popsat stávající způsob fungování firmy a vytvořit model pro jeho lepší pochopení (dekompozici) a případné průběžné zdokonalování.
• Umožní snížit úroveň rizika (nejistoty) při rozhodování vrcholového vedení (rozumí se o strategických změnách) a zlepšit shodu vnímání stavu firmy (identifikovat podstatné a nevýznamné prvky/činnosti).
• Základním přínosem projektu pro zadavatele by mělo být zvýšení účinnosti používaných nástrojů řízení (řídící dokumentace, systém řízení výkonu, plánování rozvoje a hodnocení lidí... "kontroly").

Tento návrh projektu je ilustrativní, zhruba pro střední firmu.

Zde uvedený návrh má pouze dílčí charakter (viz vstupní analýza a nutné ověření případných omezení). Předpokládá se korektní verze komplexní podnikové strategie (lze výhodně předřadit) a splnění některých dalších podmínek.

• Smyslem akce je učinit zásadní krok v rozvoji systému řízení s minimálním rizikem, že budou provedeny nevhodné či nevratné změny.
• Nelze předpokládat významné konkrétní efekty v kratším horizontu než jeden rok. Pro hodnocení ekonomických přínosů bude nutno přizpůsobit mechanismus analýzy výsledků.
• Neobsahuje ani rozvoj systému řízení kvality, ani změny informačního systému, ani zdokonalení správy podnikových znalostí (ovšem bezpochyby bude přínosem pro tyto i další oblasti, resp. umožní jejich zdokonalování).

Varianty

Středně velká, běžná firma (výroba, obchod, stavebnictví, …) bez extrémních požadavků (např. pro jadernou energetiku, bezpečnost či ozbrojené složky apod.).

• Minimální
  Základní (výchozí) model, elementární rozdělení podnikových procesů. Jeden zodpovědný pracovník (správce procesního modelu - lze outsourcovat) zvládá modelování a může model udržovat. Bez větších nároků na součinnost, bez tvorby týmů, rozsáhlého školení, změn metodik, beze změn metod řízení a využití či zásahů do informačního systému. Hlavním výstupem je ověření, do jaké miry je organizace způsobilá využít procesní přístup + případný návrh opatření.
• Základní
  Vytvoření úplného modelu podnikových procesů. Detailní a komplexní popis podstatných vazeb a atributů procesů. Vyškolení řídících pracovníků v rolích vlastníků procesů. Podpora zadání nutných úprav informačního systému, návrhy úprav metodik a organizačního uspořádání (metod řízení). Nutná podmínka pro zásadní změnu systému řízení. Rámcový návrh projektu změny. Trvání čtvrt až půl roku.
• Komplexní.
  Úplná analýza, definice a optimalizace procesů. Rozsáhlé školení a zapojování všech řídících pracovníků - faktický obsah spolupráce je rozvoj dovedností, metodiky a nástrojů - vlastní analýzu a rozvoj modelu již provádějí vlastníci procesních oblastí. Realizace formou projektu komplexní změny - účast na jeho připravě a realizaci. Metodická podpora projektových týmů. Audit a optimalizace systému řízení.
  Nutno začít zásadní inovací podnikových strategií a procesů jejich správy/rozvoje. Obvykle je podmínkou zdokonalení informačních systémů (nebo rozšíření prostřednictvím nadstavbových technologií), nasazení systému pro podporu pracovních skupin, rozběh controllingu projektů a procesů. Nasazení systému/procesu projektového řízení. Dle zjištěných potřeb opatření v oblasti personalistiky, marketingu a logistiky. Trvá rok či déle, obvykle přechází v trvalou spolupráci na rozvoji metodiky a nástrojů. Dává smysl pro rozběh a rozvoj procesu trvalého zdokonalování (tedy úplné adopce procesního přístupu).

Doporučený postup ve většině případů je realizovat nejdříve minimální variantu.

• Může se zjistit, že pro současné potřeby (a úroveň procesní zralosti) je tato varianta dostačující.
• Pokud organizace nemá předpoklady pro využití procesně orientovaného systému řízení, je pravděpodobně i základní model neudržitelný a jakýkoli komplexnější zbytečný.
• Po její realizaci se ukáže, zda budou dosažené výsledky vyhovovat či zda právě na základě zkvalitnění informací vyvstane požadavek dalšího rozvoje procesního modelu.
• Vyšší úroveň navazuje na nižší a většinou vyžaduje i časový odstup (není možné a nemá smysl snažit se provést komplexní analýzu v organizaci, která neumí pracovat s modelem na základní úrovni).

Na základě získaných zkušeností lze pokračovat v upřesněné podobě s vyšší variantou. Tím, že budou k dispozici zkušenosti a bude dosaženo dílčích (pozitivních) výsledků, vytvoří se vhodné podmínky pro návazný projekt dalšího rozvoje. Tímto způsobem lze pravděpodobně nejlépe minimalizovat riziko zmařené investice a případná rizika v oblasti akceschopnosti firmy.

Navrhovaný rámec projektu

Verifikovat / validovat / upřesnit základní firemní zájmy a předpoklady (strategie). Vytvořit předpoklady pro tvorbu a rozvoj procesního přístupu / modelu (následně CPI). Minimální varianta.

• Najít a srozumitelným způsobem formulovat podstatné prvky (jevy, ...), které ovlivňují budoucnost firmy (skupiny). Směrem k systému správy strategických faktorů úspěchu.
• Analyzovat současné organizační uspořádání firmy. Rozumí se úroveň (úplnost, srozumitelnost, jednoznačnost) stanovení povinností lidí, podpory & kontroly dovedností a plnění (reálné podoby práce). Zejména upřesnit povinnosti řídících pracovníků.
• Definovat nejdůležitější podnikové činnosti jako základ procesně orientovaného systému řízení (hlavní podnikový proces, produkty / rozhraní atd.). 

Sjednotit pohled na firemní realitu.

• Naučit řídící pracovníky efektivně a věcně komunikovat.
• Zajistit shodu ve vnímání záměrů, cílů a metod pro jejich dosažení.
• Zdokonalit organizační uspořádání (zodpovědnost a pravomoci).
• Zvýšit zodpovědnost za konkrétní podnikové aktivity.

Konkretizovat povinnosti lidí.

• Umožnit formalizaci (jednoznačný popis) podnikových činností.
• Zvýšit účinnost nástrojů pro řízení výkonu (činností i lidí).
• Umožnit rozvoj motivačního systému jasným vymezením zodpovědnosti a parametrů výkonnosti.
• Vytvořit základ pro další rozvoj systému řízení (controlling, ...).

Provedení je primárně formou workshopů s řídícími pracovníky, analýzou řídící a provozní dokumentace, dotazníkovým zjišťováním a řízenými rozhovory. Cílem je konzistentní popis nejdůležitějších skutečností ovlivňujících rozvoj.

Co by procesní analýza měla přinést 

Minimální varianta. U vyšších se záběr rozšiřuje dle konkrétní situace / zadání.

• Elementární analýza podnikové situace (identifikace a rozbor vazeb klíčových činností a kritických rolí). Dle potřeb a možností doporučení pro rozvoj podnikové strategie a realizačních koncepcí (nebo alespoň identifikace příležitostí).
  Podklad pro diskusi a sjednocení představ o možnostech a omezeních.
• Návrh organizačních, technických, personálních a metodických opatření a projekt změny (na obecné úrovni - velmi základní identifikace pravděpodobných omezení).
• Rámcový procesní model (verifikace, aktualizace pokud již existuje). Vzniká v datové podobě s poloautomatickým vygenerování procesních schémat v BPMN.
  V minimální variantě není přímo využitelný k řízení, je určen primárně k vizualizaci. Je doporučeno minimálně zde pokračovat tak, že se rozšíří o systém správy řídící dokumentace & podpory kontroly a tím se stává reálně použitelným v provozu (samostatná akce, která vyžaduje aktivní účast řídících pracovníků).
• Elementární charakteristika faktorů ovlivňujících výkon procesů (popis průběhu a účelnosti činností, pokud jsou k dispozici data pro hodnocení výkonu procesů, bude provedena i základní technická analýza).
• Výchozí návrh/-y změn v uspořádání činností (jejich upřesňování, propojování a konkretizovat/ověřit důsledky uvažovaných úprav při zachování konzistence modelu a umožnit srovnání variant). Standardně pouze ukázka, jak by se mohlo s procesním modelem pracovat.
• Modelování jejich dopadu - za předpokladu, že jsou k dispozici alespoň nějaká data o výkonu a jeho faktorech - propsání modelovaných změn do komplexního provozně-ekonomického modelu.
• Minimalistický návrh projektu řízené změny k realizaci navrhovaných opatření.
  Toto je ve všech variantách smysl akce.

Základní.

• Dovednosti spolupracovníků.
• Návrh úprav IT infrastruktury.
• Výchozí verze (provizorní) systému pro správu řídích dokumentace a konverze stávajících řídících dokumentů do efektivní podoby.
• Realizovatelný projekt změny s 2-3 variantami.

Komplexní varianta rozšiřuje výše naznačené výstupy o další dílčí změny, návrhy a komponenty dle reálné situace a možností. Dle potřeby zahrnuje další produkty, obvykle rozvoj podnikové strategie, zdokonalení systému projektového řízení a obdobné.

Pokud máte zájem o případovou studii a obecnou verzi dokumentace procesní analýzy, dejte vědět.