Potenciální zvýšení produktivity

Procesy: Platná & nesporně užitečná pravidla

Obvyklé vnímání procesů je sporné a nemá smysl zde o něm polemizovat.

Nebojte se jich!

Procesní přístup nejsou bláboly či nesrozumitelná složitá schémata. Musí být založen (proto to možná občas... většinou... úplně nedopadne) na poctivé a systematické práci nejen řídících pracovníků (vlastník procesní oblasti, vedoucí procesního týmu). Na hledání lepších, efektivnějších, pohodlnějších, rychlejších, spolehlivějších, robustnějších... postupů (CPI).

Proces funguje.

Když nefunguje, není to proces, ale fikce. Podvod. Nesmysl. K ničemu.

• Základní princip procesního přístupu - pokud se praxe odlišuje od popsaného žádoucího stavu, vždy je chyba v popisu stavu.
  Přesněji řečeno v dovednostech zodpovědného řídícího pracovníka.
• Proces definuje jednoznačné povinnosti. Za jakých okolností, kdo má co udělat s jakým výsledkem a komu to má předat. Je pohodlnější to dělat podle definice než "podle sebe". Není důvod to dělat jinak.
  Když kdokoli vymyslí lepší způsob, spolu s manažerem proces zdokonalí.
• Vedoucí průběžně ověřuje & zajišťuje, aby jeho lidé měli pro plnění svých povinností dostatečné dovednosti a podmínky. 

Korektní pojetí procesů vyžaduje, aby postupy a nároky (na dovednosti) odpovídaly lidem, které máme k dispozici. Musí se neustále vzájemně přizpůsobovat. Ignorovaní tohoto principu způsobuje potíže, které vedou ke zkompromitování procesního přístupu.

Když je něco "povinnost", mělo by to být "nekompromisně vymáháno". U správně definovaných procesů to není potřeba, protože dokážeme vysvětlit & ukázat, že je prostě výhodnější to dělat stanoveným způsobem, než improvizovat (pokud to nedokážeme nebo to pracovníci v dané roli odmítají akceptovat, je nutno tuto situaci řešit = upravit postup tak, aby to ti lidé tak dělali nebo vyměnit lidi). Následně je to naučit tak dělat a pomoci to elegantně zvládout. Více o procesech v popisu procesního přístupu. Zásadně důležitá poznámka o vztahu procesů a tvořivé práce z Agenda 21.

První krok je analýza

Rádi bychom vytvořili produkt, který se (cílově) skládá ze tří částí.

• Obecný procesní model personálních činností - iniciálně nábor.
• Metodika pro zjištění vyspělosti organizace a adopci/rozvoj procesního přístupu.
• Technologická podpora ve formě "šablony" systému pro podporu řízení pracovních postupů s využitím MS365 & Power Platform (není podmínkou).

Netýká se to pouze personalistiky. Takové řešení (tedy uplatnění/posílení procesního přístupu a případná digitalizace a automatizace) se může týkat i jiných obdobných agend. Spíše "...mělo by se týkat." Rozsah toho, co je potřeba ve firmě sdílet, je po důkladné analýze překvapující. Jde o všechny aktivity typu marketing / product management, systém projektového řízení, byznys architektura (správa IT infrastruktury)... prakticky vše, co se dnes obvykle (ne)řeší formou ad-hoc porad.

Hledáme partnery - aktuálně personalisty - kteří mají dost odvahy a sil se podílet na úmorném zjišťování, co a jak je potřeba vysvětlit (sami sobě, ostatním potenciálním účastníkům), jaké jsou kořenové příčiny potíží, co jsou kritické výzvy atd. 

Virtuální tým pro návrh struktury & atributů činností.

Možná je to naivní nebo šílené. Věříme však, že to má šanci. V této fázi nemůžeme nabídnout nic, než práci a možnost se podílet na vzniku něčeho snad užitečného a jako benefit přednostní přístup k tomu, co tým vytvoří. Pokud tento záměr dospěje k prakticky využitelným výstupů, samozřejmě je budete - včetně naší metodické, popř. technologické podpory - mít k dispozici bezplatně.

Výchozí předpoklady pro HR

Podle většiny zdrojů (aktuálně se jedná pouze o nábor... další činnosti budeme přidávat až v průběhu experimentu) - příklad demonstruje obvyklé problémy při analýze potřeb, vyjasnění požadavků (na podobu a podporu reálných činností), komplikace při spolupráci atd.: 

• Máme problémy se specifikací pozice. Obecně s podobou přípravy výběru, zajištěním efektivní účasti zadavatelů/vedoucích.
• Údajně jen málo firem má databázi potenciálních zájemců.
• V organizaci a podobě pohovorů jsou také velké rezervy.
• Dost často se trápíme s nedostatečnou komunikací s uchazeči.
• Možná neumíme správně zorganizovat vyhodnocení kandidátů.
• Zapracování obvykle... chybí... a dostatečné informace o pozici taky.
• Děláme zbytečné chyby (jak firmy, tak uchazeči) - přitom existují způsoby jak oběma stranám pomoci je omezit.
• HR má ve firmě obvykle nevhodně vymezenou pozici, nemá správně nastavené povinnosti a už vůbec se těžko vymáhá součinnost ostatních.
• Jasné a standardizované postupy zvyšují produktivitu i flexibilitu.

Obecný procesní model (metamodel) musí umožnit fungovat (zefektivnit práci) i v případě, kdy nebudou pracovní postupy nastaveny zcela optimálně. Bez ohledu na nasazené či chybějící technologie. Jednoznačně indikuje (obecné princiipy a postupy se dostanou do střetu s realitou) a zdokladuje, co je nedomyšlené a způsobuje komplikace (pro diskusi s vrcholovým vedením a ostatními účastníky, kdy hledáme možnosti řešení). Přesně definuje role.

Primárně by ovšem měl pomoci sjednání správné pozice HR.

Důležité:

• Každá organizace musí mít svůj procesní model.
  Nesnažíme se vytvořit nějaký "univerzální".
  Model by měl obsahovat 80% běžných činností (které ovšem zajišťují jen 20% potřebného výkonu). Ty jsou většinou shodné/podobné ve všech organizacích nebo snadno parametricky přizpůsobitelné. Jejich využití by mělo zněkolikanásobit výkon a kvalitu těchto běžných činností. Zbývajících 20% procesů je zásadních a bude je potřeba precizovat při nasazení, ovšem pokud stavíme na robustních základech, znamenají jen zbývajících 20% práce (a přinesou 80% výkonu).
• Vysokou přizpůsobivost potřebujeme nejen pro potenciální nasazení v různých typech organizací, ale především proto, že i potřeby a postupy se budou měnit v čase nebo podle typu pozic / výběrových řízení.
• Obecná verze - z podstaty věci značně rozsáhlá - přináší zásadní výhody.
  • Obsahuje ověřené know-how účastníků, které je možno, ale není nutno použít při zvyšování úrovně činností. Jednoduše se dá vyzkoušet.
  • Umožňuje průběžné rozšiřování na budoucí potřeby a nové požadavky.
  • Při vhodném použití lze velmi přesně nastavit potřebnou podobu i pro jednotlivé instance (např. konkrétní uchazeče), nejen pro různé typy pozic.
• Bez procesního modelu nelze zajistit korektní technologickou podporu (digitalizace/automatizace).

Velká výhoda takového prostředí / nástroje je to, že pomůže systematicky a účelně upřesňovat pozici HR a povinnosti ostatních a především "zachycuje" a rozvíjí metodiku náboru.

Jak by mohl metamodel vzniknout

Jak psáno výše... nejdříve analýza. Co bude potřeba:

• Formalizovat a analyzovat podklady = číst a připomínkovat dílčí materiály (dokumenty, spíše texty v knowledge base typu wiki).
• Definovat procesy v datové podobě (automatizovaně je vizualizujeme pomocí BPMN diagramů ve Visio) - k tomu bude samostatná metodika - co a proč chceme považovat za proces / činnost / roli / událost atd.
• Na tom základě vytvoříme (adaptujeme) prostředí - data a workflow v MS365. Něco jako pilotní / demonstrační řešení.
• Naplnit "systém" vzorovými daty (ta připravovat průběžně). 
• Současně vzniká metodika pro nasazení "modelu & systému" do běžné praxe.
• Ověřit "funkčnost" na libovolném množství případů.
• Pilotní provoz u dobrovolníků.

Náměty vítány. Nebo o tématu lze diskutovat na LinkedIn.

Hledejme otázky - iniciálně reálné potřeby

Potřebujeme se shodnout na tom, co - v jaké situaci a v jaké podobě - dává v rámci náboru smysl. Víceméně na základě diskusí v realitě a na LinkedIn. Zatím jen "příklady" / nástřel. Jsou to otázky - ve smyslu "kdy je rozumné/potřeba..."? 

• Dost zásadní - argumenty/důvody pro a proti vytváření vlastního procesního modelu. Přínosy a překážky. Nakolik případná standardní řešení pro ATS pokrývají životní cyklus spolupracovníka / pozice / ...
• Kde mají být uloženy přijaté dokumenty (viz též ochrana osobních dat).
• Jaká má být role "hiring manager" a nejspíš i ostatní - komu jak říkat (též SmartRecruiter). Hodně důkladně vyjasnit pojmy. Jasně nastavit "zodpovědnost" (povinnosti). Zjednodušovat postupy. Při vzniku metamodelu musí být připravena i "metametodika" (pokud nemá být rovnou jeho integrální součástí)
• Jakou - či spíše jaké - potřebujeme podobu popisu pracovní pozice.
  • Definici ("kontrakt") / vyjasnění se zadavatelem ("vedoucí týmu").
  • Informaci pro oznámení (inzerci/oslovení).
  • Verzi pro přípravu pohovoru. Např. s výzvou, ať uchazeč reflektuje, připomínkuje atd.
  • Důkladnou informaci o všech podstatných aspektech a souvislostech při nabídce nástupu.
  • Definici ověřovacích aktivit a dat pro nábor / přípravu nástupu / nástup.
  • Kritéria pro vyhodnocování vhodnosti zájemců.
• Jak významnou roli mají formulace v popisu pracovní pozice pro inzerci. Možná spíše "z jakého úhlu pozici definovat" (zaměstnavatel/uchazeč).
• Jaké / proč (jak přesné / parametrické) by měly být postupy / signály a lhůty pro komunikaci (se všemi).
• Pokud dokážeme slušně definovat kritéria pro hodnocení uchazečů, naprosto zmizí téma "jediný zájemce". Současně to výběr zjednodušuje a objektivizuje.
• Měli bychom hledat postupy a opatření, která pomohou lépe vyhodnocovat zajímavé kandidáty (např. mít seznam otázek / checklist, které je účelné položit při ověření uchazečova zájmu - primární selekce).
• Jak pomoci organizaci kapacit (času) tak, aby administrátor výběrového řízení měl dostatek volné kapacity pro jeho přijatelný průběh. Např. včetně monitorování času, který je věnován jednotlivým uchazečům.

Fakticky potřebujeme identifikovat "všechny" procesy a jejich elementární činnosti do posledního detailu. Což chceme mít podložené rozumnou úvahou / diskusí. Napište! Každý námět je užitečný.

Pro každé téma / námět vytvoříme v pracovním prostoru "záznam" a tam budeme shromažďovat zdroje, názory, podklady, hledat vazby na jiné náměty... ale především formulovat závěry - co vyplývá z toho, co jsme dosud probrali. Ke kterým požadavkům či procesům to vede.

Jaký užitek očekávat 

Čím bychom se měli/mohli zabývat a proč. 

• Jak se dá využít "AI".
  Např. pokud je potřeba zpracovávat životopisy a jiné texty, zda a za jakých okolností (jakým způsobem) může pomoci rozpoznávání obsahu textů (vytěžování; není snadné se tomu vždy vyhnout). 

Uvažované přínosy se překrývají s "Tématy". Doladíme...

Užitek obecných šablon

Shromáždíme (důkladně popíšeme a doprovodíme vysvětlivkami) činnosti, které budou většinou obdobné. Tohle platí nejen pro katalogy v personalistice - prostředí umožňuje jednoduché vytváření agend / evidencí - není nutno budovat archaické uzavřené aplikace tradičním způsobem, pokud si ovšem charaker či objem zpracovávaných dat vyžádá robustnější technologie, je opravdu snadné je prostě vyměnit.

• U každé popíšeme (v obecné podobě s konkrétními příklady a návodem & zkušenostmi adaptace) způsob provádění.
• Spouštěcí události.
• Pro danou variantu metamodelu přiřadíme činnosti povinnou roli.
• Pro činnost (tedy kumulativně pro roli) popíšeme dovednosti, které jsou pro její výkon potřebné. Včetně návodu na předání.