Vysvětlení některých sporných pojmů.
Řízení podnikových procesů (viz též Continuous Process Improvement). Občas se využívá i pro označení systémů pro podporu reálného řízení průběhu instancí procesů, tzn. pro praktickou správu definic procesů integrovanou s workflow systémem - např. Omni Flow; viz Business Process Automation).
Zkratka se bohužel používá i pro Business Process Modelling.
Příručka.
Zjednodušeně nástroj, pomocí kterého lze podporovat standardizované podnikové procesy. Měl by podporovat:
Bohužel se dost často za BPMS vydávají jednoduché platformy pro "kancelářské workflow". Takže pozor na "bludy". Na platformě pro podporu kancelářských činností (různá připomínkování, zjišťování apod.) není nic špatného. Jenom bychom tomu neměli dávat nadsazené zázvy.
Za hlavní účel se považuje automatizace. To by mělo znamenat:
Viz popis od kissflow nebo integrify (lepší, odkazy, video, ale pozor, při měření výkonnosti procesů rozhodně nedává smysl používat S.M.A.R.T. principy).
Bude doplněno.
Viz též Wikipedie - Business Process Improvement. Východisko - v každém systému existují možnosti pro zlepšení jeho výkonu. Současně platí, že v dané situaci/čase je pouze jediné kritické/úzké místo (primární omezení). Bezpochyby je účelné snažit se najít způsob, jak odstranit nesporné problémy současně. Má to ovšem své záludnosti, proto se obvykle považuje za přijatelnější provádět pouze jednu (dle možností minimální) změnu (ono se může stát, že odstraněním oné primární překážky současně zanikne následný problém, u kterého jsme pouze nezjistili závislost na tom primárním omezení).
Děláme co nejméně souběžných změn. Chceme odhadnout a následně vyhodnotit jejich účinnost. Vždy se snažíme provést minimální / optimální možnou změnu. Jednu konzistentní úpravu v co nejkratším čase. Musí být dosaženo samostatně smysluplného udržitelného stavu (na principu MVP).
Znamená to využívat principů TOC - najít a odstranit omezení výkonu. Neustále přitom zpřesňovat nejen procesní model interního prostředí, ale i mechanismy pro monitorování externích faktorů.
Rozsáhlá problematika - musí být definována procesním modelem... poměrně rozsáhlým a velmi dynamickým.
Posloupnost úkonů, kterou s definovanými vstupy a výstupy má v jednom souvislém čase provést jeden subjekt (jednotlivec, popř. tým).
Sousedící činnosti by neměla vykonávat stejná role - je to pravděpodobně příznak toho, že informace o činnosti nejsou dostatečné.
Konkrétní práce - reálná činnost. Např. proces je "Přijmout objednávku". Instance je "Objednávka 444/2021 od Firmy s.r.o. na 10 ks artiklu Xyz dne 8.8.2021…". Měla by mít svoji evidenci (viz BPMS).
Pro proces/činnost je definována role. Pro instanci:
Je velmi žádoucí umožnit/zajistit pro procesní model data o konkrétních instancích. Je žádoucí znát počty a rozložení instancí v čase, jejich obsah/rozsah a informace o úspěšnosti a další.
Souslednost činností definovaná svým primárním výstupem (účelem). Pojmem činnost se rozumí elementární činnost nebo dílčí proces (součást jiného nadřízeného procesu, ve kterém je v pozici činnosti, popř. "podproces" ~ ale toto označení je zavádějící).
Vlastník procesů (procesní manažer / architekt) se musí snažit o co nejvíce přímočarý a jednoznačný průchod instance (všech instancí) jeho procesní oblastí - tedy nastavit procesy tak, aby jeho tým byl schopen co nejefektivněji provádět činnosti, které jsou nutné od spouštěcí události po definovaný výstup.
Na rozdíl od kontroly, která ověřuje dodržování a současně účelnost procesního modelu se nesoustředí na dovednosti pracovníků, ale na strukturu činností a rozhraní. Jako primární příčinu neshod očekává neaktuálnost či neúplnost procesního modelu (realita je jiná, než model předpokládá a lidé musí obcházet závazné postupy). Kontrolu musí provádět vedoucí týmu (vlastník procesní oblasti), audit někdo s jiným přístupem a výrazně vyšší kvalifikací (zkušenostmi).
Smyslem auditu není pouze identifikovat chyby modelu, ale především zjistit příčiny (činnosti a parametry k přezkoumání) a současně navrhnout jeho úpravy (pokud je náprava zřejmá, popř. postup pro ověření podstaty a následné hledání možných změn). Vlastníkovi procesní oblasti může audit navrhnout novou podobu (nebo způsob jejího návrhu), ale za ověření, upřesnění a provedení změny nese zodpovědnost manažer.
Jednoduchou verzi nabízíme jako službu v podobě procesní analýzy a pro lepší pochopení máme k tomu úvod do metodiky (zatím náznak). Skutečný audit dává smysl pouze pokud máte validní procesní model a nejste si jisti, zda je nastaven dostatečně rozumně.
Pro správné pochopení/pojetí je nutno vnímat účel modelu (teoreticky pokud by měl mít jiný účel, tak by měl i jinou definici).
Je užitečný pro všechny, kdo budou mít povinnost/potřebu se zabývat tím, jakým způsobem probíhají činnosti – z těch poněkud nevšedních jsou to v moderním světě např. naši zákazníci. Správně vnímat procesy je ovšem nenahraditelné např. pro:
Přesněji řečeno jak „se má chovat“ (čímž se nerozumí „jak by „bylo dobré/ideální, aby...“, ale realistický odůvodněný požadavek, který má oporu ve vytvořených podmínkách a stanovených povinnostech). Pokud nedošlo k mimořádné situaci či porušení povinnosti, skutečnost odpovídá modelu.
Skupina procesů, o kterou se stará vlastník procesní oblasti (manažer, vedoucí procesního týmu). Podstata oblasti a jejího "vlastnictví" spočívá v tom, že člověk, který za ni zodpovídá (protože za podobu procesů, vyřízení požadavků jiných procesních oblastí na rozhraní atd. musí někdo zodpovídat), se systematicky a soustavně snaží o maximalizaci výkonu a efektivnosti procesů a odpovídající rozvoj dovedností členů jeho procesního týmu. Protože o ty lidi se také musí někdo starat.
Definovaná způsobilost (sada dovedností člověka, který je pověřen danou rolí) a povinnost vykonávat jednu nebo více činností. Propojuje dovednosti s činnostmi. Není ideální mít role přesně odpovídající činnostem, byť je to nejjednodušší (a v některých případech je to správně). Vymezuje dílčí profil pracovní pozice. Obvykle existuje několik činností, které je účelné, aby vykonával stejný člověk (právě z důvodu obdobných nutných dovedností) - takové činnosti by měly být přiřazeny procesní roli.
Jednu roli může (či by v zájmu zastupitelnosti mělo) zastávat více pracovníků, jedna role může být i součástí různých pracovních pozic. Některé role budou obecné - např. řidič služebního vozu, účastník školení apod. Každý člověk v organizaci bude mít poměrně rozsáhlou sadu roli. Právě pro jejich snazší správu je účelné rozumně agregovat - snažit se mít co nejméně rolí i za cenu dílčích přesahů.
Důležité je vědět, proč potřebujeme spolupracovníky seskupit.
Procesní tým. Proč má mít procesní oblast svůj "tým".
Každý tým musí mít svého vedoucího. Vlastník procesní oblasti je hodně náročná role. Procesy nejsou hierarchické (rozpad "nadřazené činnosti" na posloupnost "vnitřních" je jenom de/kompozice pro lepší orientaci - z elementárních činností sestavujeme takové agregáty, které pomáhají lépe pochopit, co se dělá bez zahlcení detailem). Takže jaký musí být vlastník:
Kdyby měla existovat "dílčí" procesní oblast, muselo by se jednat o soubor činností, které:
Vzhledem k principu nedělitelné zodpovědnosti a tomu, že procesní oblasti jsou na stejné úrovni, není logické (možné), aby uvnitř jedné procesní oblasti byla dílčí procesní oblast s "dílčím" vlastníkem. Něco trošku jiného jsou "dílčí" procesní týmy.
Skupina lidí, kteří převážně pracují na homogenní skupině frekventovaných činností (nejčastěji v provozu). Pokud to vyžaduje řídící rozpětí, o tuto skupinu se může starat pověřený předák, takovou roli je nutno dobře nastavit. Od předáka neočekáváme schopnost plnohodnotně pečovat o architekturu činností, které jeho tým zajišťuje (určitě se musí účastnit jejich návrhu společně s vlastníkem oblasti), určitě však musí plnohodnotně zajišťovat péči o svůj tým.
Procesy/činnosti z deinice (a logiky věci) musí mít výstup - doručit něco užitečného určenému příjemci (zákazníkovi procesu).
Pozor na výstupy typu informace - některé procesy skutečně generují informaci, ale naprostá většina informací v procesních činnostech jsou průvodní (nejsou smyslem dané činnosti a občas máme tendenci považovat je za jeden z výstupů, což může deformovat správné pochopení smyslu činnosti/procesu). Zjednodušeně řečeno výstupem je to, co si zákazník
Např. záznam skladové operace - příjem/výdej zásoby není výstupem, byť jsou to data zadávaná do informačního systému - činnost "Vydat materiál" tato data vytváří a předává k dalšímu zpracování, ale nejsou smyslem/účelem této činnosti - tím je materiál či zboží (obecně konrétní množství dané hmotné skladové/výrobní/prodejní položky - zásoba), který je připraven či předán ke zpracování ve výrobě.
V případě příjmu zásoby:
Na druhé straně smyslem činnosti "Naplánovat výrobu" je nejspíše žádoucím výstupem soubor platných výrobních příkazů. Ale v tomto případě může být sporné, jestli výrobní příkaz je vstupem do činnosti "Vyrobit..." (spíše ano, spouštěcí událostí bude buď čas nebo uvolnění výrobní kapacity, popř. jiná událost reálného světa - navíc instance činnosti vyrobit spouští jednotlivý výrobní příkaz).
Obvykle jsou výstupy jedné činnosti vstupem do jedné nebo několika navazujících. Proto by definice rozhraní měla obsahovat
Dle možností rozšířené informace o frekvenci, propojení na provozní systémy, které umožní získat informace o dostupnosti aj.
Situace / událost (popsaná, známá), která spouští konkrétní proces. Je definovaná, jednoznačná (rozpoznatelná). Základ povinnosti procesní role (popř. koordinátora či workflow) provést stanovenou činnost (zahájit proces).
Elementární nerozdělitelná samostatně popsatelná část činnosti. Má význam z hlediska vstupů a výstupů (které mohou znamenat rozhraní na úrovni činnosti i procesu) a požadavků na kvalitu či náležitosti, popř. dovedností a zejména z hlediska sledování výkonu (časový normativ).
Role pro člověka (manažer / řídící pracovník), který zodpovídá za podobu (je architektem) procesů v oblasti, ve které působí jeho tým. Rozumí profesně (odborně) nejlépe dané oblasti. Musí být současně v roli vedoucí týmu, což zajišťuje potřebné dovednosti (přičemž ne všichni vedoucí týmů musí být nezbytně vlastníky procesní oblasti - i kdyby, je lepší tyto role oddělit).
Je třeba, abychom jasně a jednoznačně definovali povinnosti všech zúčastněných, a je rovněž užitečné stanovit pravidla pro případy, že se vyskytnou neřešitelné názorové neshody.
Někdy se používá jako synonymum pro proces - tok práce - posloupnost činností. Je ovšem výhodné použít tento pojem pro definici posloupnosti transakcí, které má provést systém pro podporu řízení procesů při evidenci instancí procesu - záznam, doplnění/zpřístupnění relevatních dat a především předávání dané instance dle jejího stavu (podle toho která lidská činnost skončila s jakými výsledky) na další činnost formou vygenerovaného úkolu. Čímž je zajištěno vyhovující řízení průběhu instancí.
Technicky podpořené spuštění/iniciace, sledování/monitoring a vykazování/vyhodnocení předem definovaných kroků (činností procesního modelu). Je lepší tento pojem vyhradit pro technický systém. Počítačově realizované workflow by mělo automatizovaně řešit jak evidenci instancí procesů, tak správu kapacit, prioritizaci zdrojů (dle jejich ceny) a zejména usnadňovat dohled nad plněním povinností (hlídání lhůt reakcí apod.).
Doporučené použití pojmu je právě technická podoba počítačově (algoritmicky) řízené souslednosti činností - podle deterministického logicky podmíněného schématu (které není obvykle nutno programovat, ale dá se vytvářet pomocí modelovacího nástroje). Přičemž procesní činnost je definici aktivity / povinnosti lidského účastníka a proces je posloupnost činností vykonávaných různými rolemi, propojených vstupy a výstupy.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.
Rádi bychom poprosili ty, komu připadnou informace uváděné v metodice užitečné nebo sporné či mají jiné zkušenosti či mohou doplnit chybějící zdroje, aby se ozvali. Rádi budeme spolupracovat na dalším zlepšování nebo propojíme naše stránky s vašimi.