Jako vždy jsou ve webové části metodiky spíše koncepční pohledy. Detailní vysvětlení je v obecném studijním materiálu pro rozvoj dovedností. Návody pro provedení vždy v konkrétních (pro vaše podmínky) popisech činností. Pokud máte zájem o nástroj nebo rozvoj řízení času, ozvěte se.
K čemu je časový snímek
Nemusí to být jen den - lze to využít pro jakýkoli časový úsek. Smyslem by mělo být lépe pochopit, jak člověk využívá svůj čas. Jde to aplikovat i na práci členů týmu, ale to je poněkud něco jiného. Takže pro jednotlivce:
- K čemu je evidence spotřeby času užitečná?
- Co a jak evidovat?
- Jak záznamy analyzovat - co má být výsledkem?
- Jaký bude přínos - jak konkrétně výsledky využijeme?
Užitek/potřeby
Prostřednictvím záznamu a následné analýzy chceme dosáhnout:
- Nevynechávat při plánování práce (využití času) aktivity, kterým se nelze vyhnout (zjistit, co všechno doopravdy děláme a jak se to dá roztřídit - klasifikovat typy).
- Tedy přesněji odhadovat termíny, ve kterých je reálné práci dokončit.
- Lépe/účelněji hospodařit s rezervami.
- Nezapomínat na "samozřejmé" činnosti.
- Mít přesnější odhad trvání obyklých typů činností.
- Analýzou skutečnosti zvýšit pravděpodobnost nalezení možností pro zlepšování způsobu provádění práce (produktivitu) atd. Ve dvou úrovních.
- Lépe pochopit, co je ve skutečnosti potřeba a jaké postupy a nástroje je rozumné použít.
- Najít činnosti, u kterých úsilím investovaným do jejich zlepšení lze získat nejvyšší užitek (úsporu času).
Mohou být i jiná očekávání. Měla by být dle možností naprosto jednoduchá & konkrétní. Realistická, smyslupná, srozumitelná, obhajitelná.
Pro lepší pochopení
- Činnost/aktivita... to, co je naplánováno (jako souvislý časový blok) v termínovém kalendáři nebo záznam souvislé spotřeby času.
- Plán prací / úkoly... seznam toho, na čem je potřeba pracovat / se pracuje. Může být, že některé činnosti se s úkolem překrývají. Potom je úkol splněn dokončením činnosti. Jenže asi většina úkolů bude náročnější, než jeden časový blok (doporučeno max. 1,5 hod.) a vždy se může stát, že bude nutno i práci na úplně jednoduchém úkolu přerušit.
- Typ aktivity... specifický charakter, náležitosti atd. (např. jednání, návrh, analýza, komunikace, ...).
Evidence - záznam
Technický popis konkrétních elementů je věcí té které aplikace, kterou využijeme. Měla by ovšem umožnit bleskurychlý záznam zahájení a ukončení aktuální činnosti pomocí mobilního telefonu s možností zadání následujících údajů (vždy s možností dodatečně či zpětně ať už doplnit nebo upřesnit) s inteligentním předvyplňováním.
- Aktivita (konkrétní činnost) - pro zahájení by se mělo nabízet to, co je "na řadě" podle termínového kalendáře. Tedy již definovaná práce. Popř. lze požadovat, že nemusí být v kalendáři (což by mělo být chápáno jako naprosto nežádoucí - viz detailní metodika a principy plánování), ale v seznamu aktivních úkolů (což je možné a užitečné, pokud je akutně potřeba pracovat na něčem, co se nedalo předem naplánovat). Když na danou dobu žádná aktivita plánována není, vytvořit novou - dle potřeby se její účel zařadí do seznamu prací nebo přiřadí již existující.
- Pokud se naplánovaná aktivita "odmítne", musí být buď nastaveno, co se s ní v kalendáři má stát (přeplánování, zrušení) nebo je to nutno určit.
Každopádně tam nemá zůstat, pokud již měla být zahájena (výjimka je nedostatek času, ale tato aktivita zůstává stále "první na řadě", takže při dalším záznamu činnosti se siutace zopakuje + i při ukončení aktuální činnosti se její přeplánování/zahájení vyžaduje).
- Zadat neplánovanou aktivitu (bez upřesňování, dohledávání - provizorně) je naprosto nejjednodušší možnost. Defaultní hodnota je název generovaný podle času, popř. dalších dostupných či zadaných údajů. Přičemž žádné údaje není při zahájení (ani při ukončení) povinné zadávat (viz dále).
- Aktivita si sebou nese další atributy - typ a tím případně parametry pro její evidenci.
- Má se odkazovat na nadřazenou záležitost (aktivitu vyššího řádu). Popř. by mělo být možné ji propojit s dalšími záznamy (různého typu).
- Čas (termín) zahájení.
- Okamžik ukončení či přerušení.
- ...cokoli dalšího bude potřeba dle konkrétních podmínek.
Počítané:
- Trvání (doba) - od zahájení do ukončení × intenzita.
Nepovinně:
- Intenzita / produktivita - koeficient, kterým se z absolutního času získává skutečná časová náročnost. Odhad.
- Místo a další údaje odpovídající např. záznamu činnosti v kalendáři.
- Prostředí (typ & úroveň), ...
- Kontakt
Systémové [odkazem na úkol, nikoli "záznam práce"]:
- Stav úkolu
- Historie přerušení [od, do, inenzita, ...]
- Při přerušení zadaný odhad zbývající pracnosti. Popř. zadaný termín pokračování, aby se zbývající práce dala přeplánovat.
Údaje na úrovni aktivity (popř. jinde):
- Hodnota (přínos).
- Výsledek (úroveň / kvalita / ...). Popř. odkazy...
- Termínový limit.
- Kapacitní limit.
Může být jen jedna aktivní činnost. Před zahájením další je nutno aktivní ukončit nebo přerušit. Musí být jasné, jaké typy činností má a které nemá smysl zaznamenávat (zjednodušeně nemá smysl zadávat ty, kterým nelze přiřadit "platný" typ... což možná vede k doporučení, aby ty typy byly definovány dle možností všechny a určeno, jak s nimi lze pracovat).
Analýza a využití
Při zpracování se musí doplnit
Rezervy
Způsob používání
Začínáme
Používáme & zdokonalujeme
Pokročilý režim
Metodickou (asi částečně převzít a provázat) polohu toho, proč a jak evidovat činnosti. Jaké atributy se u čeho dají použít.
Příklady (celková situace - v různých fázích zvládnutí problému... začátek, jak použít pro zahájení plánování, jak využívat pro zlepšování, jak použít pro vykazování či pokročilejší analýzu... např. určování hodnoty kapacity...