Kalendář MS Outlook - zásady používání

Některá doporučení

Občas se tvrdí, že si každý si musí najít takový způsob používání, který odpovídá jeho způsobu myšlení. Něco na tom je. Ale stojí zato to zkusit i opačně - používat nástroje rozumným způsobem a tím změnit svůj způsob myšlení.

1. Doporučený scénář je pracovat s kalendářem poměrně intenzívně - proto je dobré si jej otevřít v druhém okně. To kvůli snadné dostupnosti. 
2. Obecně - čtěte, co je napsáno v menu a všímejte si klávesových zkratek. Většinou mají logiku (mnemotechnickou pomůcku) ... např. nový termín je CTRL-SHIFT-A (Appointment). Když jsem v kalendáři, stačí CTRL-N (New).
3. Nastavte si jako časovou jednotku kalendáře jednu hodinu. To proto, abyste neměli tendenci plánovat nesmysly.
4. Plánujte raději na větší časové bloky než je jedna hodina. Což neříká nic o přestávkách a efektivitě práce - pokud plánujete delší bloky (což je žádoucí), je potřeba si přestávky organizovat jinak (např. pomocí budíku)
5. Pojmenujte si kategorie a využívejte je (pokud je budete chtít s ostatními lidmi ve firmě sdílet/synchronizovat, bude se hodit doplněk).
6. Využívejte korektně závaznost termínů (samostatně).
7. Schůzky organizujte pomocí pomocníka pro plánování. 

Takových doporučení může být bezpočet. Po mnoha zkušenostech doporučujeme:

• Standardní postupy u všech aplikací (zde se všemi částmi Outlook-u) ověřit, optimalizovat, zajistit odpovídající nastavení a šablony (pomocí centrální administrace) popsat a stanovit jako závazné.
  Nemá smysl, aby si totéž každý dělal po svém. Není rozumné předpokládat, že navrhnout způsob práce dokáže 'každý' lépe, než ten, kdo to bude dělat cíleně se znalostí možností a omezení aplikací a současně bude chápat věcné souvislosti reálných procesů.
• Centrální správu nastavení (politiky).
• Šablony (lze využívat nejen obsahové šablony, ale i uživatelské formuláře; při troše dobré vůle téměř cokoliv).
• Doplňky - např. pro automatizaci vytvoření události na základě zprávy elektronické pošty nebo jiné položky. Např. zablokování možností úprav signatury nebo kontrola dodržování pravidel pro používání.

Výchozí zásady a doporučení

Pravidla člověku život zjednodušují. Nastavte si pravidla i pro práci s kalendářem.

1. Činnost je práce se stanoveným výsledkem (pozor - neplánujme "... dělat ...", ale "mít uděláno/hotovo") která probíhá souvisle ...
   [toto by měl být vyčleněný příklad]
   ... např. úkol by mohl být "Reklamní kampaň na nový produkt XXX", potom první činnost tohoto úkolu bude zhruba jeden blok (hodina) ve znění "Vytvořit projekt reklamní kampaně produktu XXX".
   Tzn. pro plánování práce je žádoucí (naprosto analogicky procesnímu a projektovému řízení) používat dokonavý tvar slovesa na začátku.
   Další (možná navazující, pokud nebude potřeba např. získat podklady či provést jiné úkony) činností může být "Zorganizovat projektový tým" (to již asi bude náročnější a je docela možné, že to spotřebuje několik bloků - proto je potřeba je naplánovat tak, jak budou skutečně prováděny - např. "Vytvořit první návrh týmu - vyhodnotit kapacitu a kvalifikaci / zkušenosti disponibilních spolupracovníků, ověřit dostupnost, rozeslat nabídku zařazení do týmu", další "Zpracovat odpovědi, aktualizovat obsazení, požádat o schůzky se spornými členy týmu). Technicky by se mělo postupovat podle procesního modelu, takže jednotlivé činnosti a jejich náplň jsou předem známy; tímto způsobem - např. šablony často prováděných úkolů - lze zjednodušit rozpis úkolu.
2. Rozhodně používejte kalendář na všechno, co skutečně potřebujete řídit ... což je (obvykle) téměř všechno vyjma spánku a ostatních (v principu neřiditelných) běžných činností.
3. Neplánujte věci, které není potřeba nebo není možno řídit (fyziologické potřeby, neurčité či triviální a nepovinné činnosti typu "Když nebudu mít co dělat, mohl bych zavolat některému kamarádovi" atd. ... doplňte si do svojí typologie činností to, co si sami sobě určíte, že máte a nemáte plánovat). Rozhodně si sami pro sebe takový seznam vytvořte a snažte se ji využívat/respektovat.
4. Dejte do plánu vždy všechno, co jste chtěli udělat (i kdyby to nebylo dokonale "správně"; je lepší to následně opravit než se s tím "prát" či rezignovat), aktuálně to nešlo a hrozí nebezpečí, že by se na to mohlo zapomenout. Platí, že je potřeba se k plánu prací vracet a upřesňovat jej (tehdy také přeplánujeme nekorektní činnosti).
5. Plánujte závazné termíny jakmile je znáte. Vlastní práci rozepisujte na následujících pár dnů, obvykle na týden. Je potřeba mít volné termíny, pokud o ten čas někdo požádá (případně se přizpůsobit zvyklostem - potom plánujeme na tolik dnů, kolik je přijatelné mít zaplněných).
   Při efektivním (automatizovaném) přeplánovávání je to celkem lhostejné a stačí plánovat na velmi krátké období - typicky do doby, než má skončit nejnaléhavější aktuální aktivita. Po jejím skončení se stejně musí všechno přeplánovat.
6. Plánujte (konkrétní detailní činnosti a konkrétní časové bloky) jen na takový horizont, na který skutečně vidíte. Což může být u každého jinak. Určitě jsou lidé, kteří potřebují vyčlenit např. několikatýdenní prostor, kdy se budou věnovat např. napsání knihy či vývoji nového produktu nebo několikadenní blok, ve kterém chtějí mít jako hlavní náplň zpracování podnětů a formulaci / aktualizaci koncepce ... např. právě pro existující nebo nový produkt, postup či jiný předmět zájmu). Pro jiné (typicky obchodníky) je nejvzdálenějším horizontem, o kterém má smysl uvažovat, příští týden.
7. Naučte se (závazně) slibovat termíny až poté, kdy si je v souladu s níže zmíněnou opatrností a rezervami naplánujete ve volném prostoru nebo když si zodpovědně přeorganizujete jiné činnosti, které lze relativně jednoduše přeložit.
   Ale snažíme se práci neodkládat - právě proto plánujeme co nejvíce realisticky.
8. Nedopusťte, aby se činnosti v kalendáři překrývaly.
9. Používejte správně úkoly (viz - později - jinde; úkol je požadovaný výsledek, zadání - aby byl úkol splněn, je potřeba provést jednu nebo více činností, může se občas stát, že to bude pouze jedna činnost - aneb úkol lze splnit jednorázově ... ale to by neměl být typický scénář, takovéto "úkoly" by nemělo být potřeba zadávat jako "úkol").
10. Neplánujte veškerý čas!!! V každém plánu musí být rezerva - v každém dni by měla být rezerva a ještě navíc v každém týdnu by měla být rezerva pro celý týden). Přesněji řečeno měli bychom mít stanovený objem rezerv, které nám znemožní zaplnit veškeré volné termíny. Ty bychom měli přesouvat nejdříve 1-2 dny před dnem, na který jsou plánovány (práce s rezervami samostatně).
11. Plánujte hodně realisticky (možná přesněji řečeno "opatrně", s velkými rezervami). Snažte se dostat do stavu, kdy si budete přesouvat činnosti z budoucnosti, protože je můžete uskutečnit dříve, než jste původně plánovali. Nikoli naopak.

Techniky práce s aplikací

Je dobré vědět, co je možné. Budou zásadní rozdíly mezi osobním a firemním užitím.

• Propojujte položky - např. pokud si naplánujete zpracování určité zprávy pomocí činnosti, vložte do činnosti odkaz na příslušnou zprávu. Toto bude samostatně zdůrazněno při práci s úkoly.
  Vytváření odkazů na položky je trošku krkolomné je vhodné na to využít doplněk.
• Vytvořte si (viz Inbox Zero) dočasné složky, do kterých budete ukládat korespondenci k otevřeným záležitostem (obvykle podle kontaktů a témat), obsah k vyřízeným záležitostem přesouvejte do archivu (to platí i pro odeslané zprávy).
  Více později / samostatně / Inbox Zero. 
• Pokud někomu posílám zprávu, která obsahuje příslib/návrh toho, že se někdy něco bude dít (např. slibuji, že do někdy něco udělám a následně se tomu budeme společně věnovat), propojte si tuto zprávu k události, která jednak upozorní, že jsem něco sliboval, především ale vyhradí v kalendáři prostor na to, abych to měl čas udělat.
  Ideálně zkusme najít způsob, jak provázat schůzku s předchozí činností (jelikož schůzka se může posunout, takže je dobré adekvátně upravit i přípravu.
• Tím není myšleno to, že u zprávy nastavíme upozornění (i když při jednodušší podobě využívání kalendáře to může dávat smysl). Jak vysvětleno u Inbox Zero, označování zpráv je obvykle ztráta času.
• Přílohy je potřeba uložit, kam patří a případně sdílet. Rozhodně nepřeposílat.
• Ani obsah zpráv, který má trvalý význam, by neměl zůstat v poštovní schránce.
  Více později / samostatně.
• Používejte pravidla (standardní uživatelsky definovaná pravidla zpracování... můžeme zkusit udělat pár příkladů, pokud bude zájem). Ale musíte o nich vědět.
• Využívejte techniku Inbox Zero.

Nenechávejte v kalendáři neplatné položky. Pokud máte záměr s těmi uskutečněnými dál pracovat (např. je použít pro výkaz práce), je potřeba použít odpovídající nástroj. Co se nestihlo, se musí buď přesunout nebo zrušit (což by také bylo potřeba evidovat). Aby byl kalendář užitečný, musí v něm být pořádek. 

Některé zajímavosti

• Nesouvislé bloky ... pokud chci zobrazit nejbližší tři dny a taky tři stejné dny ve dvou dalších týdnech (resp. např. pracovní dny ve dvou týdnech), podržím klávesu CTRL a (v přehledovém kalendáři) označím si ty dny, které potřebuji (problém je v tom, že lze zobrazit nanejvýš 14 dnů, což nevychází na 3 pracovní týdny). Viz též klávesové zkratky.
• Pokud chci posunout záběr kalendáře o týden zpět/dále, použiji klávesovou zkratku ALT-<šipka nahoru/dolů>. Výhodou je, že zůstává zachováno případné nesouvislé rozložení vybraných dnů.
• Pokud se také (jako já) rozčilujete, že při přesunu (pomocí myši) termínu, který začíná 8:30, na jiný den se "zařadí" na celou hodinu, jde to obejít tím, že jej přetáhneme na datum v přehledném kalendáři - potom se zařadí na původní čas.