Doplněk MS Outlook pro lepší analýzu a využití času

Pro každý úkol musíme znát pracnost a užitek 

Jak je vysvětleno v interpretaci Eisenhower-ova principu, musíme mít své (dosud nezahájené volitelné) záměry v nezávislém seznamu. Předpokládejme, že jsme právě dokončili předchozí práci|úkol a můžeme si vybrat, co budeme dělat (samozřejmě je lepší to dělat v předstihu/průběžně). Chceme rozhodnout, co je nejlepší začít dělat právě v tomto okamžiku. Výsledkem má být aktualizovaný rozpis čínností v kalendáři (činnost je časový blok, úkol|zadání|záměr je nadřazená entita, může se rozpadat na více činností... odkaz na způsob plánování aktivit).

• Záměry jsou primárně seřazené podle hodnoty/produktivity.
  • Přednost mají úkoly, které mají největší dopad. Vytváří největší užitek.
  • Proto máme v jednom seznamu všechna zadání, o jejichž zahájení (či pokračování) můžeme rozhodovat.
  • Měly by mít své limitní termíny a další atributy.
  • Ne všechny jsou určeny k brzké realizaci, některé nebudou vůbec uskutečněny.
  • Musí být setříděné takovým způsobem, aby při jejich provádění v daném pořadí bylo v plánovaném období dosaženo maximálního užitku. Plánované období je dáno nejvzdálenějším limitním termínem splnění z množiny úkolů, u kterých je jisté, že se mají (co nejdříve) splnit.
  • Pokud máme u každého hodnotu, odhad pracnosti (včetně rezervy), limitní termín (tím i časový nárazník = rezerva v kalendářních dnech), tak to není tak složité (podmínkou je, že máme přiměřeně spolehlivý odhad volné kapacity).
• U každého záměru musí být uvedena mimo možného termínu zahájení a limitního termínu dokončení (ten je dán buď externím časovým limitem nebo hodnotou času) také pracnost (odhad, popř. součet předběžných pracovních bloků).
• Produktivita je užitek vytvořený za jednotku času, tedy [Hodnota / Pracnost]. Všechny činnosti jednoho záměru mají stejnou produktivitu (vyjma případných kroků se synergickými efekty).
• Všechny záměry je dobré rozdělit na tolik činností, kolik je potřeba/možné. Činnost by neměla přesahovat maximální velikost pracovního bloku (pro kalendář, tedy obvykle půl pracovní směny, lépe menší).
  • Pokud to nejde, zjevně je někde problém - obvykle "rozsáhlé" znamená "nejasné" či nepřipravené.
  • Práce musí končit jednoznačně definovatelným výsledkem. Proto když ji chceme pojmenovat, nesmí název znamenat "Dělat...", "Připravovat..." apod., ale "Udělat...", "Připravit...", "Nachystat...", "Navrhnout...", "Sestavit..." atd. Není podstatný název, ale skutečný obsah a výsledek.
  • Z pracovního týdne lze využít polovinu až tři čtvrtiny týdenního pracovního fondu. Zbytek představují nevyhnutelné režijní činnosti.

Je dobré pracovat současně na co nejméně úkolech. Všechny rozpracované a nezahájené úkoly musí být v seznamu, který dokážeme setřídit naznačeným způsobem. Protože není rozumné vést si několik různých evidencí toho, jak máme plánovaný čas (a jak řečeno, používáme Outlook), jediná rozumná možnost je zjistit disponibilní kapacitu z plánovacího kalendáře. Tím zohledníme všechny známé překážky v práci. Stačí do toho kalendáře dávat opravdu všechno, o čem víme nebo to předpokládáme. Z logiky celé této konstrukce vyplývá, že seznam záměrů by měl být také v Outlook-u. Přímo se nabízí alternativní nebo nativní seznam úkolů (podle toho, jaké jsou zvyklosti pro používání úkolů). Také je tak snadné zajistit integraci úkolů přicházejících odjinud (např. ze SharePoint-u, systému pro podporu řízení projektů či jiného prostředí). 

• Nejdříve je setřídíme podle produktivity.
• Potom jej potřebujeme umístit do "kalendářové reality" - aby se dalo zjistit pravděpodobné ukončení.
• Pro každou činnost se vypočítá její časový nárazník (čas od očekávaného ukončení do limitního termínu - rezerva... pozor, v jednotlivých činnostech žádné rezervy být nemají, odhad jejich pracnosti/trvání má být co nejrealističtější - mělo by to dopadnout tak, že skutečná pracnost vůči očekávané bude v normálním rozdělení - polovina skončí dřív, polovina později).
• Pokud se v seznamu vyskytne činnost se záporným nárazníkem (skončí až po limitním termínu) a její trvání je kratší, než nárazník předchozí činnost, znamená to, že tu následnou (byť má nižší produktivitu) je rozumné upřednostnit (protože stihneme obě).
  Je toho o dost víc, není účelné to sem vypisovat...

Úplná metodika při konkrétní implementaci.

Nyní je jasné, proč větší úkoly rozdělit na co nejmenší bloky (ty mají všechny stejnou produktivitu - hodnota celku / celková pracnost - zákeřné je, že obě hodnoty se budou v čase měnit).

Pokud máte na výběr ze dvou či tří činností, žádný mechanismus nepotřebujete. Ovšem s největší pravděpodobností to znamená, že ve vašem (neexistujícím) seznamu chybí všechno, co stojí za úvahu. Průměrně by v záměrech měla být spíš většina takových, které se hodně dlouho nebo vůbec neuskuteční. Protože budete pracovat na něčem s vyšším přínosem. Jenže nikdy nesmíte pracovat na ničem, co by v tom seznamu nebylo.

Je tedy dobré dát si mezi úkoly také vyhledávání nových příležitostí. Jako něco, co vytváří opravdu velkou hodnotu.

Typický scénář - jak plánovat práci

Vycházíme z toho, že důležitost (vlastní kategorie, nikoli standardní pole Outlook-u) je vlastností úkolu a všechny očekávané činnosti jsou v kalendáři naplánovány včetně rezerv. Cílem základní funkčnosti doplňku je zjednodušit (a zvýšit smysluplnost) rozplánování činností úkolu, posílit závaznost činností (zabrání nekorektním přesunům, překrývání činností atd.)

• Dostaneme zadání práce (jakoukoli formou) nebo ze situace vyplyne potřeba něco udělat - zde např. námět na přípravu nového produktu.
• Vytvoříme úkol (běžná položka Outlook-u... dalo by se hledat, jestli není lepší mít nějaký nezávislý úkol v centrální správě - v podnikovém prostředí něco takového samozřejmě musí existovat, protože je nutno jak zátěž, tak plnění úkolů kontrolovat; je ovšem užitečné centrální zadání replikovat - s odkazem na původ - do lokálního úkolu).
  • Každý úkol musí být přiřazen (jednomu nebo více) nadřazenému cíli (to už je nadstavba). V podnikovém prostředí se může jednat o rozsáhlejší hierarchii, pro osobní užití jde obvykle o jednoduchý ... a co nejkratší ... seznam (měly by to být jen "aktuální" cíle). Hodnota cíle pomáhá řídit důležitost (v portfoliu úkolů).
  • Pro každý úkol doplněk vyžaduje určení (případné dílčí či synergické) hodnoty (to může být více či méně sofistikované, viz později).
  • Musíme zadat odhad pracnosti a datum dokončení (naléhavost; viz též limitní termín a rezerva).
  • Podle toho, jak naléhavý (to se určuje dle hodnoty času - o kolik vyšší hodnotu bude mít dřívější dosažení + případný fatální limit) a důležitý (dle hodnoty/produktivity) je úkol, popř. zadané datum zahájení práce, doplněk vyžaduje (popř. později připomene) rozplánování do činností.
• Úkol je nutno rozplánovat (rozdělit) na činnosti (pracovní bloky).
  • Činnosti jsou automaticky či s asistencí zařazeny do kalendáře (na první volný termín, pokud odpovídá potřebám úkolu - viz dále). Dle potřeby a nastavení si vyžádá přesun konfliktních činností.
  • Při každé změně se činnosti v kalendáři uspořádají se dle nové situace. 
• Připomenutí činnosti funguje standardně, doplněk si vynutí zadání, kdy práce byla ve skutečnosti zahájena. Před zahájením další činnosti musí být zadáno, jak ta předchozí dlouho trvala, popř. rozdělena (vytvořeno pokračování), pokud se ji nepodařilo dokončit.
• Pokud činnost úkolu potřebujeme přesunout (chceme místo ní dělat něco jiného), najde se nejbližší volný čas nebo rezerva. Pokud v časovém rámci (navazující činnosti, úroveň nejistoty / rezerva úkolu) již není žádný volný prostor, přesun není umožněn (musíme se pokusit přesunout některou nenaléhavou činnost jiného úkolu, změnit úkol nebo jiný úkol, resp. přehodnotit potřebu změny - v pokročilejší verzi lze automatizovat).

Správné a dostatečně detailní nastavení

1. Definovaný pracovní čas (dne, týdne). 
2. Korektně využívána klasifikace aktivity "Zařadit jako" (volno, nezávazně, mimo kancelář) a odlišení privátních termínů.
3. V plánu jsou rezervy (explicitní nebo nezaplánovaný čas, tzn. lze najít prostor, do kterého lze zařadit nově plánované či přesouvané činnosti).
4. Pro využívání rezerv a automatizované umístění je nutné označovat aktivity také příznakem, zda je lze přesouvat na jiný termín (na dřív/později/oba směry/vůbec).
5. Aktivity s nejistým ukončením plánovat s potřebnou rezervou.
6. Každou naplánovanou činnost klasifikovat podle toho, zda je či není možné ji přesouvat (což je údaj odvozený od naléhavosti). 

Funkčnost

Úkoly

1. Každá pracovní činnost (položka v plánovacím kalendáři) by měla být přiřazena úkolu. Každý úkol musí být rozepsán - na jednotlivé činnosti, které je nutno provést, aby byl splněn. To je podklad pro podložený odhad pracnosti. Pracnost je podkladem pro určení přínosu (produktivity). Rozpis je podmínkou pro odhad termínu splnění (naléhavost).
2. Úkol je splněn, pokud jsou dosaženy všechny plánované / potřebné dílčí výsledky. Při splnění úkolu je žádoucí vyhodnotit původně očekávanou a skutečnou pracnost. Vyhodnocením by se také mělo prověřit, zda se daří plnit zamýšlený poměr kapacity věnované jednotlivým kategoriím úkolů.
3. Naléhavost je poměr mezi časem (práce, nikoli trvání), který bude pro dokončení úkolu ještě potřeba a lhůtou, ve které má být dokončen. To znamená, že by tato informace měla být automaticky přepočítávána při každé změně a při každém spuštění kalendáře.
4. Hranici pro naléhavost (kdy je potřeba přestat odkládat & předřazovat jiné činnosti, tzn. "zkomplikovat" přeložení či minimálně upozornit na nedostatek času) je konfigurovatelná nebo se automaticky adaptuje. V principu se jedná o poměr mezi potřebným časem (pracností) pro splnění úkolu (provedení všech potřebných činností) a neobsazeným časem, který zbývá do termínu nutného splnění úkolu.
5. Pokud plnění úkolu není naplánováno (rozepsáno na konkrétní činnosti v kalendáři), dle pravděpodobné naléhavosti (předběžná pracnost a lhůta) se připomíná v okamžiku, kdy poměr mezi očekávanou pracností a disponibilní kapacitou přesáhne stanovenou úroveň. Také je komplikováno nebo zablokováno (konfígurovatelně) zařazování nových činností, dokud (takový, popř. každý) úkol nebude rozplánován.
6. Pokud úkol přijmeme a naplánujeme jeho plnění, předpokládá se, že je nutno jej splnit. V této fázi není účelné na úrovni činností rozlišovat důležitost. Samozřejmě se mohou měnit jak důležitost úkolu, tak lhůta pro jeho splnění, díky tomu se mění podmínky pro přesun naplánovaných činností.
7. Lze vytvořit a použít šablonu (souslednost nutných navazujících činností pro obvyklé typy úkolů).
8. Činnost obsahuje vazby na úkol a předchozí a navazující činnost/-i (analogie projektovým "úkolům"). Popř. na další entity systému.
9. Známe disponibilní volnou kapacitu do termínu splnění jednotlivých úkolů.
10. Úkoly by měly být nositeli kategorie důležitosti. Naléhavost se automaticky aktualizuje (podle faktického data a pracnosti).
11. Pro důležitost můžeme použít standardní atribut (byť je to mírně problematické, protože se může vyskytnout mnoho různých pojetí a většina lidí používá vykřičník "důležitý" na úplně všechno) nebo si vytvoříme vlastní pole klasifikující úroveň důležitosti.
12. Pro určení důležitosti by se dal využít mechanismus, který pomůže odhadnout např. peněžní hodnotu získaného užitku (pokud je obtížné stanovit, do které kategorie úkol spadá). Nebo škody vzniklé neuskutečněním.
13. Pokud nemáme dost kapacity na úkoly, které vytváří 80 % užitku (plnění povinností), musíme změnit obsah práce a klasifikaci úkolů - prostě musíme rezignovat na všechno, na co nestačíme - v tomto smyslu je korektní řízení času i vynikajícím nástrojem na určení, kdy je nutno reorganizovat práci - kdy potřebujeme další spolupracovníky nebo dovednosti či technologie).
14. Může stát, že zařazením nového úkolu dojde ke změně priority stávajících, jelikož pro důležité úkoly je vyhrazena pouze část kapacity, resp. se musí automaticky přepočítat "pořadí" (což může vést k přeskládání činností v kalendáři).