Semifiktivní příběh - jak jednotlivec může změnit své hospodaření s časem.
Byl jednou jeden člověk, který se rozhodnul, že chce zlepšit využití svého času. Dejme tomu, že pracoval jako personalista (ale může to být klidně účetní nebo vrcholový manažer) ve středně velké firmě. Jmenoval se třeba Jaroslav Přívětivý.
[Ve reálné předloze ten člověk využil poradce, ale v příběhu se s tím pere sám.]
Nejlepší je jediný skutečný důvod - čím méně jich bude a čím jsou jednodušší, tím snáze si je připustíme (pochopíme, že se to týká i nás). Především to musí být naprosto nesporný fakt. Takže co vedlo Jardu k zamyšlení?
Únava.
Což je velmi pozoruhodné a pozitivní. Většina z nás obvykle chce jenom najít způsob, jak (zázrakem) zmenšit nápor práce, popř. se stát supermanem, který zvládne nezvládnutelné. Nepřemýšlíme nad příčinami. Možná zde hrálo roli, že mu záleželo na výsledcích jeho práce.
Připadá nám tato úvaha nesmyslná? Že žádný rozumný člověk nedělá něco, co nepřináší zjevný užitek? Potom je samozřejmě zbytečné, abychom se tímto tématem dále zabývali. Nebo to chce trošinku odstup. Jestliže máte podobný problém, především napište! Také se můžete podílet na tom, jak to s Jaroslavem pokračovalo. Nebo na vaší zkušenosti postavíme ještě lepší příběh.
Problém obvyklého způsobu rozvoje dovedností v řízení času (pokud se až do této polohy člověk dostane - většinou se pokusí začít používat kalendář a psát si do něj své termíny a v lepším případě u toho skončí) je to, že prakticky nikdo na začátku nevnímá, že to, co by měl dělat, mu má přinášet užitek.
Jaroslav už měl pár pokusů za sebou. Věřil, že zlepšení řízení času pro něj musí být prospěšné. Vždy to ale skončilo víceméně u toho kalendáře, jednou se snažil si sestavit seznam priorit, ale nepřinášelo to žádný užitek. Jenže tentokrát věděl, čeho chce dosáhnout.
Stejně se to bude muset dělat už napořád. Takže je potřeba najít si způsob, jak evidovat skutečnou spotřebu času. Dá se to dělat s tužkou a papírem, lepší je něco elektronického, nejlepší je aplikace v chytrém telefonu, která umožní (i zpětně) zadávat začátky a konce nejlépe veškerých činností.
Jaroslav si přiznal, že v žádném z předchozích pokusů se nepřinutil evidovat a vyhodnocovat skutečnou spotřebu času, přestože minimálně u dvou posledních o této nezbytnosti věděl. Takže se rozhodl, že tentokrát se nebude snažit si to usnadnit, ale udělá, co je potřeba.
Jde o to, že užitek uskutečnění záměru (splnění úkolu) výrazně ovlivňuje termín, kdy bude práce ukončena. Dobře je to vidět na termínu spuštění něčeho nového, např. na uvedení nového produktu nebo zahájení nového provozu, spuštění nového nástroje (který např. šetří práci či zvyšuje kvalitu). Proto je potřeba pokusit se zabudovat časovou hodnotu výstupů do přínosu akce.
Jinými slovy pokud se to, co je potřeba, podaří udělat dřív, užitek bude obvykle vyšší. Dává smysl najít způsob, jak promítnout vliv času do hodnoty výstupu a následně do vyjádření hodnoty jednotlivých činností. Při tradičním způsobu uvažování to může být obtížné, ale stačí použít princip snižující se hodnoty.Tedy např. rozpustit rozdíl mezi hodnoutou u potenciálně nejkratší lhůty a hodnotou u limitní lhůty do ocenění času.
Viz hodnota času u projektů (bude upřesněno).
Jaké jsou faktické nejčastější příčiny. To, že jsou tady napsané, neznamená, že je to pravda a že to musí být pravda v tom kterém konkrétním případě - možná jsou některé i malinko sporné - je to výzva, abyste se zapojili do diskuse.
Sporné
Přemýšlejte a hledejte ve vlastní práci a kolem sebe příčiny toho, proč vám připadá, že máte víc práce, než se dá stihnout. Zamyslete se případně i tehdy, kdy máte na všechno dost času. Nejlépe ty primární, ale o jednu úroveň výš, než zcela obecné "nedostatečné dovednosti (ve všem)". Potřebujeme, abychom se mohli zeptat "Co se s tím dá dělat?"
Ve skutečnosti to nebylo tak dramatické, jak popisuje příběh. Ani tak přímočaré. Ani výsledky nebyly "dokonalé". Ovšem podařilo se odstranit hlavní příčinu - plýtvání časem na to, co nebylo nezbytně nutné.
Klíčem je identifikace činností - prostá evidence toho, co dělá a kolik času tomu věnuje + odvaha to občas vyhodnotit. Obvykle nic víc nepotřebujete, intuitivně víte, jaký užitek přináší ta kterä aktivita. Když si v tom ovšem uděláte důkladně jasno a chvíli to celé počítáte až do onoho peněžního vyjádření, pomůže vám to nesklouznout zpět.
Ono možná stačí vymanit se z představy, že existuje jednoduchý a snadný způsob, jak se zbavit všech těch chyb, které děláme a které jsou tak přesvědčivě popisovány ve všech zdrojích k time managementu. Tam je psáno, že dělat tyhle nesmysly je nesmysl a že stačí je nedělat a nastanou světlé zítřky. Většinou není dost srozumitelně vysvětleno, jak se dopracovat k tomu, aby člověk ty chyby nedělal. Možná na to někdo přijde intuitivně, někdo po upřímné analýze svých neúspěchů (jako Jaroslav). Nebo stačí přečíst, co na to téma napsal P. F. Drucker.
Ono to není tak, že by "používání diáře" mohlo něco zásadně změnit. Zejména pokud budeme obelhávat sami sebe. Podstata řízení času je ve vyjasnění priorit. Některé související dovednosti a praktiky považujeme za "samozřejmost".
Jarda doporučuje, abyste se pokusili o:
Pokud víte o lepším způsobu nastavení priorit, než je produktivita (tedy užitek získaný jednotkou času), sem s ním.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.
Rádi bychom poprosili ty, komu připadnou informace uváděné v metodice užitečné nebo sporné či mají jiné zkušenosti či mohou doplnit chybějící zdroje, aby se ozvali. Rádi budeme spolupracovat na dalším zlepšování nebo propojíme naše stránky s vašimi.