Řízení času ve firmě a Outlook & Office 365

Podnikové potřeby

Pozor, problémy v koordinaci práce (nedostatečně definované procesy/povinnosti, způsob přidělování kapacit mimořádným činnostem - úkoly & projekty) nelze řešit "lepší" organizací času jednotlivců. Ovšem i tady je velký prostor pro zlepšování. Je dobré respektovat, že nejdříve je potřeba odstraňovat primární (zde systémová) omezení a ta další až tehdy, kdy se stanou primárními.

Takže předpokládejme, že primárním omezením (může být jenom jedno) je něco jako:

• Nedostatečné dovednosti samostatných pracovníků k plnění úkolů/činností, které po nich vyžadujeme. Nepřijatelná spotřeba času na úkony, které lze zvládnout mnohonásobně rychleji.
• Zásadní potíže jednotlivců.
  • Soustředění (nemají klid na práci).
  • Přebíhání (od jedné činnosti k jiné).
  • Svévolné vynakládání času na zbytečné aktivity.
• Neschopnost splnit zadání v dohodnuté lhůtě (špatný odhad pracnosti a uvolnitelné kapacity, resp. podcenění náročnosti úkolu či ignorování ostatních povinností).

Můžete využít doplněk pro MS Outlook, který má jednu zásadní výhodu - může umět cokoliv, co budete potřebovat. A přitom bude fungovat jako nedílná součást nástroje, který všichni spolupracovníci používají pro komunikaci. Můžete jim pomoci, aby jej dokázali použít jako velmi efektivní nástroj pro řízení času.

Reálná data o využití kapacit

Jestliže mají být doporučené (protože je sporné, zda mohou být povinné) techniky řízení času uplatněny v rámci organizace, je především nezbytné natolik zpřístupnit a zjednodušit jejich použití, aby bylo jednodušší je dodržovat než naopak (alternativně jak pravila jistá autorita "...to musí být zábavnější než hry a porno...").

Následně sledovat a vyhodnocovat, jak se to lidem daří. Obvykle se lidé vyškolí, ale už není ani síla/čas, ani technické prostředky pro ověření, co si z daného školení odnesli - resp. jakým způsobem to využívají ve své každodenní praxi (což byl důvod, proč se měli školit). Proto vznikl doplněk pro MS Outlook. Při nasazení jeho rozšířené verze v rámci organizace se (mimo základních efektů) naskýtá řada možností:

1. Zobecnění a sdílení lepších způsobů využívání a souvisejících dat.
2. Centralizace některých nastavení.
3. Centrální číselník typů aktivit (propojení na centrální číselníky organizace).
4. Předdefinované typy úkolů a činností (šablony).
5. Zpětná vazba - sběr dat o struktuře využití času a úspěšnosti plánování & možnost vyhodnocení statistik (typicky poměru mezi činnostmi realizovanými v původně plánovaných termínech a přesunech, poměr mezi časem spotřebovaným na důležité a nedůležité aktivity atd.).
6. Signální mechanismus pro výjimky (selhání - pokud si někdo žádné aktivity neplánuje, popř. s kalendářem pracuje nekorektně nebo je neplní).

Monitorování spotřeby času

Výhodou aplikací Office je to, že jsou relativně jednoduše rozšiřitelné o doplňky, pomocí kterých jde provádět prakticky cokoli.

1. Doplněk může sledovat, nakolik je "zaplněn" kalendář příslušného člověka. Není tím myšleno to, že bychom chtěli špehovat, nakolik je kdo vytížený, ale to, jak skutečně plánuje (jakým způsobem, jak efektivně). Aby bylo možno mu včas pomoci, pokud s tím má problémy.
2. Privátní termíny stačí označit jako soukromé (nebude se zobrazovat jejich obsah).
3. Stanovíme pravidlo, že všechny firemní termíny musí být klasifikovány (tzn. přiřazeny některé z platných podnikových aktivit). Doplněk může jeho dodržování vymáhat. Nebudou vznikat činnosti, které si někdo vymyslí. Plus ať už předem nebo nejpozději následně lze zjistit, kolik času lidé na konkrétní aktivity vykazují.
4. Sice je "jasné", že je potřeba si organizovat práci v blocích, ale děláme to? Resp. nebylo by potřeba toto doporučení nějak podpořit?
5. Dalo by se hlídat to, že v době práce na důležité aktivitě mají být komunikační prostředky vypnuty?
6. Vestavěná podpora řízení pomocí úkolů - člověku byl zadán úkol a on si jej korektně rozplánoval do činností. Zadavatel musí kontrolovat (minimálně namátkově), kdy a jak práce byla zahájena. Měl by mít možnost si nechat poslat upozornění, že se ten termín blíží. Monitorování lze automatizovat - pokud je práce přesunuta poprvé, asi se nic neděje, ale (v závislosti na nastavení či důležitosti úkolu) při druhém odložení by o tom ten zadavatel měl vědět. Rozhodně se co nejdříve musí dozvědět o tom, že plánovaná činnost sledovaného úkolu nebyla zahájena ani odložena.
7. Velmi užitečné je to, že jako vedlejší efekt získáme elegantní systém vykazování práce. O propojení na řadu dalších personálních funkcí ani nemluvě.
8. Hlavním smyslem signálních mechanismů je zjistit, s čím mají lidé problémy (kde vznikají v organizaci termínů potíže, konflikty či disproporce). Umožnit jim samotným se zlepšovat a pokud je to potřeba, tak mít podklady (pro analýzu toho, co a jak dělají), aby se jim dalo pomoci (buď sám vedoucí týmu nebo metodik pro řízení času).
9. Lze zabránit, aby si někdo naplnil kalendář tak, aby neměl žádné rezervy či prostor pro svolávání schůzek (to lze také integrovat - neumožnit uživateli na stanovené termíny dát nepřesunutelnou aktivitu ... termíny lze průběžně aktualizovat z centrálního nastavení, lze požádat o výjimku atd.)
   Zaplnění kalendáře je technika některých vynalézavých spolupracovníků, kteří si tak zajistí, že nejsou nikdy pro nikoho dostupní. Obranu lze vylepšit tím, že se stanovené (dohodnuté) časy systém zablokuje rezervací pro spolupráci.
10. Pokud platí, že zlepšovat, tak průběžně. Bez evidence to nejde. Záznamy o skutečnosti a rozdílech oproti původnímu plánu (což bez nadstavby k dispozici není) jsou fatálně důležité pro analýzu efektivnosti plánování času jednotlivců.
11. Lze vyžadovat zadávání skutečného ukončení a tím verifikovat spotřebu času.
12. Výrazně se zlepší možnosti podpory lidí v jejich práci.

S čím je potřeba se vypořádat

Je samozřejmě sporné, jestli je to reálné, protože většina spolupracovníků takovéto opatření bude asi (možná v jistém smyslu "opodstatněně") chápat jako špehování a nepřípustný zásah do pracovního prostředí. Na druhé straně je oprávněným požadavkem organizace, aby lidé zlepšovali své dovednosti pří řízení času (protože se jedná o proces, nikoli jednorázovou změnu). Resp. je nezbytné (velmi korektní), aby spolupracovníkům a vedoucím týmů poskytla nástroj, který jim pomůže doporučené zásady realizovat a těm, kteří mají dbát o rozvoj dovedností (mimo jiné i v této oblasti), prostředek, jak zjistit, s čím mají lidé v dané oblasti potíže.

• Co by bylo potřeba vyhodnocovat?
• S čím konkrétně máte problémy (víme např. o člověku, který se vyhýbá schůzkám, tak si zaplní kalendář termíny, takže jej na žádnou schůzku nelze dostat)?
• Myslíte si, že je účelné vynaložit významné úsilí na to, aby lidé ve firmě začali skutečně efektivně řídit svůj čas? Vyplatí se to?

Dejte vědět!