Koncentrace - klid - produktivita

Nepřepínejte se!

Jsou činnosti, které nemá smysl začínat, pokud se člověk plně nesoustředí (většina těch tvůrčích, ale i takové, u kterých je nutná přesnost - typicky chirurg při operaci).

Někteří lidé dokáži intenzívně (a efektivně) pracovat i relativně dlouho. Pro naprostou většinu z nás je však neefektivní pracovat příliš dlouho a příliš tvrdě. Běžný člověk by neměl (duševně) pracovat déle než jednu hodinu bez přestávky. Po této době je téměř jisté, že pro udržení koncentrace vynakládá tolik energie, že nemá sílu na produktivní práci.

Graf (Lothar J. Seiwert - Master your own time; dle Šuleř, Manažerské techniky) nepotřebuje výklad.

• Plánovat práci v odpovídajících (obvykle co nejmenších) blocích.
• Přesouvat bloky (na lepší dobu) s cílem maximalizovat produktivitu.
• Hlídat si přestávky (pro těžké případy plánovat i náplň přestávky). 

V rámci marketingových buzzwordů se setkáme s pojmem "flow", což by měl být stav "pracovního vytržení" (pracovní rauš), kdy jste tak nadšeně zabraní do nezáživné a nesmyslné práce, že byste si nevšimli, kdyby vám řezali nohu bez umrtvení.

Mám lepší doporučení - dělejte takovou práci, kterou budete sami od sebe chtít dělat co nejlépe (prostě vás bude bavit). Je potřeba dávat pozor, aby se člověk nenechal pohltit.

• Je dobré rozlišovat, jestli v tom "pracovním rauši" skutečně postupujete. 
• Zkušenosti korespondují s grafem. Po několika málo desítkách minut, kdy je člověk produktivní, se může dostavit pocit, že se práce daří. Zejména když je potřeba něco dodělat ("…stačí malinko a už to bude…"). Ta chvilka může trvat i několik hodin.
• Při kritickém vyhodnocení výsledků se většinou zjistí, že člověk v tom prodlouženém čase neudělal vůbec nic nebo poškodil dříve dosažené výsledky.

Bezpochyby je to zcela individuální (proto je dobré si dle možností vytvořit vlastní pravidla a půběžně je ověřovat). Pokud ovšem spolupracujete s jinými lidmi, může to být problém. Viz též Soustředění a využití kapacit.

Ověřte si to!

Pokud je výše uvedený graf pravdivý, je prostě výhodné si udělat pauzu. Zkuste týden třeba pracovní bloky na celý pracovní půlden (3-4 hodiny) a týden se zhruba hodinovými bloky a přestávkami. Zajímavý trik může být zmenšovat bloky, ale mít na ně stejné požadavky (dávat si na práci méně času).

• Zkušenosti říkají
  • Dobrý způsob je se protáhnout (cvičení, čerstvý vzduch, ...).
  • Bezpochyby může změna činnosti pomoci nalezení řešení či inspirace. Mozek se přepne a na pozadí může odstranit bloky, které při soustředění nevnímáme.
  • Prý se produktivita zvyšuje až na dvojnásobek. Možné to je. Byť to bude velmi individuální a subjektivní.
• Je to v souladu s evidováním činností. Zkuste klasifikovat činnosti - třeba vytváření nabídek. Pokud jsou všechny obdobné, stačí jeden typ činností a dlouhodobý průměr napoví, kolik času potřebujete na jednu.
• Je naprosto správné používat budík (rozumí se časovač v počítači či telefonu; nějaký chytrák to pojmenoval "Pomodoro", což nemá smysl komentovat). Dodržovat přestávky (rozumí se nikoli primárně délku, ale zahájení) je první krok. Až spolehlivě funguje (můžete zkusit přestat budík používat, ale není k tomu žádný zásadní důvod + je rozumné tuto funkčnost využívat v nástroji pro podporu řízení času), je možné se zaměřit na další zlepšení.

Můžete např. hledat způsob, jak vyhodnotit, zda aktuální práce je dostatečně produktivní a nebylo by lepší v následujícím bloku dělat něco jiného a k této činnosti se potom vrátit (určitě stojí zato občas to zkusit). Velikost bloků není fixní, je rozumné si tu přestávku udělat, jakmile se přistihnete přitom, že na ni čekáte.

Naučte se přizpůsobit prostředí

Fyziologické procesy (šíření vzruchů v mozku) prostě neukecáme. Hledejme způsob, jak omezit vyrušování (řeč je o duševní práci).

• Přesněji řečeno když se neumím izolovat od možných zdrojů rušení, je pravděpodobně výhodnější nedělat nic, na co je potřeba se soustředit… neřku-li dělat něco tvůrčího.
• Opatření jsou jednoduchá, stačí vůle je uplatnit. Prozatím článek "Soustředění a řízení času", později samostatné soubory doporučení pro analýzu a plánování využití času, technická opatření proti vyrušování, posilování sebekázně atd.
• Když v běžné pracovní době není šance najít klidný kout, zkraťte tu její část, která probíhá v běžném prostředí a přesuňte ji na místo nebo čas, kde se soustředit lze.

Když je obtížné soustředit - např. kvůli únavě nebo nepřijatelnému prostředí, dělejte to, co je méně náročné. Překonávat rušivé vlivy okolí znamená větší námahu a únavu.

Organizujte si práci inteligentně

Když si plánujete práci, na kterou se potřebujete soustředit a vyžaduje hodně sil, je dobré vědět, jak se v průběhu dne mění výkonnost. Nemusí to platit pro všechny, ale údajně je prokázáno:

• Spánek před půlnocí je vydatnější (empiricky ověřeno + řada studií).
• Posunutí aktivity do nočních hodin je nepřirozené (těch pár set miliónů let, kdy se v noci spalo, neoblafneme). Takový posun je spíše deformací této doby, než projevem vrozeného denního biorytmu.
• Jistá studie tvrdí, že když posunuli lidem režim o hodinu zpět, mělo to prokazatelné pozitivní zdravotní dopady. Prostě je dobré se přírodě nevzpírat.

Převážná většina výsledků je dosahována několika málo opravdu důležitými aktivitami (viz naléhavé a důležité). Právě proto je nutné si práci organizovat. Chceme mít dostatek sil na důležité činnosti.

• To je imperativ plánování práce. Viz též koncentrace. Snažíme se umístit ty skutečně důležité činnosti do časů, kde máme dostatek sil a současně lze zajistit klid na práci.
• Je dobré mít dostatečnou zásobu činností, aby se v případě překážek čas využil. Chce to umět jednoduše náročnou činnost odložit, pokud nejsou vhodné podmínky. A při jejím dalším naplánování zvýšit ochranu daného časového bloku.
• Je potřeba umět vytvářet si co nejmenší úkoly, aby se daly dobře plánovat.

Pokud chceme efektivně hospodařit s časem, musíme znát a respektovat vlastní biorytmus (křivku výkonnosti). Je bezpochyby individuální a stojí zato ji zkusit zjistit a průběžně upřesňovat. Plus najít ty nejdůležitější faktory, které výkon a podobu křivky (krátkodobě) ovlivňují / narušují.

Sebekázeň

Mimo vyrušování jde především o to, nakolik budeme schopni sami sebe hlídat, abychom nedělali něco jiného, než jsme měli v úmyslu. Pokud člověk musí vynakládat významné úsilí, aby se přiměl udělat to, co je potřeba (ale moc ho to nebaví či netěší), nepodaří se mu vždy udržet myšlenky a tak sklouzne k únikovým činnostem.

• První zásadní opatření je práci plánovat (a zaznamenávat). To znamená nedělat nic jiného, než co je pro daný pracovní blok (hodina) určeno.
• V rámci toho se naučit stanovit si takové dílčí cíle, které lze pokud možno jednoznačně vymezit. Na úrovni jednoho pracovního bloku a pracovního dne. Ideálně pokud je samostatná práce na více než nízké jednotky pracovních dnů, pokusit si nastavit milníky právě pro takové období (max. týden).
• Druhé identifikovat potenciální únikové činnosti (něco, co sami sobě dokážeme zdůvodnit, že je potřeba, viz studentský syndrom, vyřizování elektronické pošty, "hledání" něčeho "důležitého" apod.). Najít způsob, pomocí kterého si uvědomíme, že se do nich chceme pustit - např. mít je sepsané. Velmi efektivně pomůže to, když se přinutíme své časové bloky evidovat.

Zaznamenávat i každý pokus o únik (tím mu bezpochyby zabráníme a po pár dnech tohoto sebemrskačství by se to měli téměř vytratit; pokud má člověk skutečné problémy se soustředěním, měl by se poradit se specialistou).

Pokud zazvoní budík na přestávku, udělat si přestávku.

Jiná příčina nedisciplinovanosti je to, že člověk má jiné naléhavé podněty (starosti - narušují soustředění na tu činnost, která má být podle kalendáře vykonávána).

• Ty pokud možno vyřídit nejdřív (vynaložením přiměřeného času - rozumí se minimální čas a minimálně posunout do polohy "vím, co je potřeba udělat, jaké jsou potenciální důsledky ne/udělání a kdy to přijde na řadu).
• Pro veškeré "náměty/nápady/podněty" mít připravenou techniku (nástroj, způsob, místo), pomocí které lze danou myšlenku/situaci/událost zachytit a odložit na později.

Pokud se pro organizaci vlastní práce používá termínový kalendář, je možné (není to ideální, ale funguje) si vytvářet zásobník nových podnětů jako aktivity přímo v kalendáři - umísťovat třeba do časového bloku určeného na organizaci (na obrázku žlutě). Chce to najít způsob, jak elegantně tyto "poznámky" zpracovat, neměly by se donekonečna přesouvat. Razantní řešení je možné, pokud využíváme automatizovaný úklid kalendáře..

Může pomoci inteligentní nadstavba, která podnět (např. včetně zprávy elektronické pošty, hlasového vzkazu či informací z jiných komunikačních kanálů převede do systému pro správu takovýchto informací). Nebo mít otevřený poznámkový blok či jiný prostředek pro provizorní záznamy a do toho každý podnět zapsat - nepřemýšlet nad ním... zachytit alespoň klíčová slova. Po skončení pracovního bloku zaevidovat na správné místo.

Znamená to společně s vyřizováním pošty naplánovat rovnou jako činnosti nebo začlenit do jiných aktivit, popř. zapracovat do jiného příslušného systému (úkoly, podniková dokumentace, …).