Řízení času a kapacit

Co je co

• Práce … činnost, kterou vykonáváme především z důvodu získání existenčních zdrojů (bez ohledu na to, jak vznešené cíle nás k tomu vedou či nakolik nás to baví ... podstatou je, že tyto aktivity sebou přinášejí spoustu povinností, které nejsou příjemné a zábavné a které není možno vynechat).
• Plánování … předem si určíme, kdy kolik času čemu budeme věnovat. Snažíme se zorganizovat činnosti tak, abychom optimalizovali využití vlastní (popř. cizí) kapacity. To znamená minimalizovat neproduktivní činnosti, vynucené přestávky ale také rozumnou strukturu činností, abychom zajistili nejlepší dosažitelnou produktivitu (psychotechnické aspekty).
• Priorita … subjektivně vnímaný význam × důležitost. Občas nesprávně jak moc to spěchá (urgence/naléhavost). Nebo zjednodušeně faktické pořadí.
• Důležitost … reálný význam - hodnota výsledků.
• Naléhavost … poměr mezi alokovatelnou a potřebnou kapacitou ve lhůtě (do limitního termínu - to je takový okamžik v čase, kdy činnost musí být bezpodmínečně ukončená, jelikož poté již její výsledky nebudou mít žádnou nebo téměř žádnou hodnotu). Zjednodušeně jako jak moc to spěchá, nakolik by se daná činnost měla upřednostnit oproti ostatním.

Hraběcí rady

Je zajímavé, že na dané téma existuje spousta knih, článků i zajímavých nástrojů (pár roků jsem používal např. ADK, předtím obyčejné diáře). Bohužel reálně neznám nikoho, kdo by byl schopen realizovat v byť jen trošku rozumné podobě alespoň základní principy těch moudrých doporučení. Tím se nemyslí zapisovat si do toho nějakého termínového kalendáře, kdy mám jakou schůzku, zubaře či dovolenou.

• Řízení času je především vyhodnocení důležitosti (významu / přínosu) potenciálních aktivit.
  • Včetně hodnoty času (lhůty pro uplatnění výsledků práce).
  • Relativní hodnoty - produktivity.
  • Fatální je dokázat smysluplně stanovit hodnotu výsledků.
• Vyhodnocování závislosti časové náročnosti běžných činností a času potřebného ke zlepšení dovedností užitečných pro jejich zefektivňování.
• Rozhodování, čemu, kdy a kolik času je rozumné věnovat.

Firmy vynakládají spousty peněz na to, aby se jejich pracovníci vyškolili v příslušných dovednostech, jenže se vůbec nikdo nezabývá tím, jestli a jak jsou schopni získané (či alespoň předložené) znalosti uplatnit.

Praktická doporučení pro řízení času

Dokonce se mi nedaří v žádné z těch moudrých knih najít žádné skutečně praktické doporučení, jak překonat překážky, které jsou v nich identifikovány (typický příklad - problém "Neschopnost odmítnout úkol", řešení "Naučte se odmítat ..." ... aniž je řečeno jak, což mi připadne v lepším případě legrační, v horším je to podvod). Bezpochyby si musí každý najít svoji vlastní cestu, ale přece by se dalo uvést alespoň pár příkladů, ve kterých co komu (typu člověka) pomáhá či nepomáhá.

Příklad (který v těch knihách nenajdete) viz výše (odmítání).

• Chápete, že je potřeba vzdávat/odmítat (vlastní i přidělované) záměry/úkoly (většinou nejde o úkoly, ale o vlastní svévolné aktivity).
• Může být obtížné:
  • Sám sebe přesvědčit, že "...to není dobrý nápad...".
  • Vysvětlit zadavateli, že se to nedá stihnout nebo že zadání není dostatečné, aby se dalo s přijatelnou spolehlivostí odhadnou trvání (popř. že způsob stanovení časového limitu není právě ideální).
• Nejdříve musíte zjistit, co je faktická příčina vlastního nekorektního chování (nejspíš to nebude ani snaha ostatním či sobě uškodit ... ano, věříte, že se to dá stihnout).

Položte si otázku, zda je správné / přípustné 'věřit' ... a pokud není, máte jednoduchý návod.

• Každou práci nejdříve rozplánovat a pokud se do kalendáře 'nevejde', je jednoduché (resp. nezbytné) odmítnout. Rozumí se v případě vlastního záměru jej odložit "na jindy", v případě zadání úkolu věrohodně dokázat zadavateli, že se v uvažované lhůtě zvládnout nedá (proč ne, popř. za jakou cenu - co jiného by se musel změnit).
• Pokud člověk neví, co v tom kalendáři má, necítí se oprávněn odmítnout úkol (nebo se vzepřít pokušení začít dělat něco, co ho právě zaujalo ... což je mnohem častější a škodlivější).

Bez korektně vedeného termínového kalendáře, ve kterém jsou veškeré aktivity, na které potřebujete využívat vlastní čas, není možné ani smysluplně plánovat, ani rozhodovat o důležitosti či realističnosti záměrů.

Řízení času znamená řídit sebe sama

Nejdůležitější je pochopit, co vlastně řídíme (a samozřejmě co tím získáme). Spousta knih se zabývá spoustou různých technik a obecných doporučení. Je poměrně obtížné je v reálném životě využít (minimálně pro většinu lidí, které znám, sebe sama nevyjímaje). Snad může pomoci (byť brutálně zjednodušený) příklad - případová studie toho, jak se hypotetická osoba rozhodla zlepšit své schopnosti při řízení času (současně je to případová studie pro nasazení nástroje pro podporu plánování). Zkuste se zamyslet nad tím, co vlastně potřebujeme "regulovat" či ovlivnit ("řídit"). Tady neexistují "správné" či "špatné" odpovědi, je potřeba si hodně jednoznačně a jednoduše ujasnit, čeho chceme dosáhnout a jaké jsou reálné možnosti.

Imperativy

• Pokud chci (cokoliv) řídit, musím to plánovat (tzn. rozhodovat předem o tom, co se má dít - kde, kdy, s kým ...). Když něco plánuji, musím sledovat (evidovat) plnění plánu. Když plánuji a eviduji, musím vyhodnocovat a přijímat systémová korektivní opatření (proces trvalého rozvoje).
• Když něco plánuji (chci řídit), musím vytvořit (zajistit) podmínky. Pokud nejsou k dispozici nezbytné (!) informace či prostředí či nástroje či cokoli jiného, musím začít - naplánovat si činnost (popř. úkol a souslednost aktivit), která příslušné (nezbytné!) podmínky vytvoří (zajistí). Jednoznačné výstupy, jasně vyhrazený čas.
• Plánování (toho, co lze dosáhnout, co se musí udělat) musí být tedy realistické (nikoli "bylo by potřeba ...", ale "reálné je ...").
• Musíme (se pokusit) regulovat kvantitu a kvalitu plnění úkolů disponibilním časem (redukovat zadání či na záměr rezignovat, pokud není dostatek času pro jeho zamýšlené řešení).
• Musíme oddělit záměry (cíle, úkoly ... dlouhodobě účinkující změny ~ efekty) od činností (práce/úsilí v reálném čase - termínech, místě).

Principy

Aneb co je potřeba pochopit. Nejde o "teorii" (něco, co v praxi neplatí). Jde o podstatu, analýzu obecných zásadních (příčinných) souvislostí, logiku vazeb a podmínek. Samozřejmě ... nestačí to "přečíst". To, co je napsáno, je pouze rámec pro vlastní přemýšlení & hledání. Každý si musí sám ověřit, co z toho platí a funguje v konkrétních podmínkách a jak se to projevuje. Co z daných myšlenek může využít a jak. Pokud je příliš obtížné o následujících tématech přemýšlet, jsou (a celé řízení času) samozřejmě jenom teorií ...

• Naléhavé a důležité - proč je potřeba identifikovat význam (důležitost) záměrů a jak to reálně využít. Jaké k tomu využít technologie.
• Výkonnost člověka v průběhu pracovního dne a soustředění - základ pro organizaci pracovních bloků. Ochrana času - nenechte se vyrušovat & neplýtvejte!
• Soustředění (viz problém "multitasking-u" - obvykle zmiňovaný u projektového řízení; obecně - pokud je potřeba udělat 10 člověkodnů práce, tak při vyhrazení času to trvá jednomu člověku 10 pracovních dnů, pokud současně s tím dělá další odlišnou a stejně důležitou práci, které věnuje přesně stejné úsilí, tak to velmi pravděpodobně bude trvat výrazně víc než 20 dnů ... a při větším počtu úkolů produktivita obvykle exponenciálně klesá).
• Pracovat s rezervami - monitorovat skutečné výsledky a úspěšnost odhadů. Je naprosto klíčové, aby člověk zvládnul to, co si naplánuje. A jelikož se nedá dostatečně dobře odhadnout, jaká bude realita, tak je nutné zapojit rezervy.
  • V souladu s TOC nezahrnovat rezervy do jednotlivých činností, ale vytvářet časové nárazníky, které pohltí jak nečekaně vyšší pracnost, tak útok neřiditelných požadavků.
  • Protože ne vždy neplánovaná spotřeba času rezervu pohltí, je nutné mít zásobník činností, které je možné provádět ve víceméně libovolném termínu.
  • Aktualizovat kalendář nejlépe po každém dokončení plánované činnosti nebo každý den (není to dogma, ale delší lhůty dávají smysl pouze u výzkumníků, kteří mají neomezený rozpočet a zcela volný termín).

Na co byste si měli dát pozor

Většina z nás si buď neuvědomuje (nejčastěji případ, kdy si o sobě dotyčný/-á myslí, že je perfektní) chyby, kterých se dopouští nebo neumí najít způsob, jak se jim vyhnout. To samozřejmě platí i pro řízení času.

• Existuje spousta (možná většina) lidí, kteří s řízením času nemají žádný problém ... to jsou ti, kteří si neuvědomují jeho hodnotu, nemají žádné (či "alespoň trošku" ambiciózní) cíle, k jejichž dosažení je potřeba vynaložit více úsilí / času než k běžnému "přežívání".
• Význam určuje vztah mezi poptávkou a nabídkou - pokud nepotřebujete zvládnout více práce, než kolik bez dodatečných dovedností (viz výše - řízení času je náročné a čas konzumující ... údajně jeden z nejúspěšnějších lidí na světě věnuje organizaci svého času desítky procent své kapacity), je zbytečné si komplikovat život.

Často nejde jen o vlastní ambice (těch se umíme celkem snadno vzdávat), může se stát, že do převisu požadavků na čas se člověk dostane i bez "vlastního zavinění". Udělejte si checklist, doplňte jej z dalších zdrojů a vlastních zkušeností.

• Práce mimo standardní pracovní dobu (pokud standardem není "rozptýlená" pracovní doba). V průměru více hodin věnovaných práci, než je zvykem.
• Neustálá obava, že se ještě něco mělo udělat (resp. toho, co je potřeba udělat, je vždy "víc", než se dá stihnout).
• Nedůslednost/povrchnost/uspěchanost (neřešení podstaty problému, dílčí řešení, odstraňování následků místo příčin) - hledání, přijímání a realizace řešení, o kterých už předem víme, že nejsou dostatečná - máme pocit, že na pořádné řešení není čas/síla.
• Přijímání rozhodnutí pod tlakem (resp. odkládání na poslední chvíli) - nedostatek informací, vysoká nejistota. 
• Nedostatek úsilí věnovaného na vytváření/přizpůsobování podmínek prostředí (přehled) a ověření účinnosti nástrojů, kvality informací a způsobilosti spolupracovníků, což vede k nutkání stále ověřovat či kontrolovat průběh aktivit, nevyhovující zadávání úkolů (neschopnost/neochota předat práci - zadávat povinnosti a úkoly).
• Neopodstatněné uspokojení z toho, že byla zvládnuta či zažehnána "krize".
• Vyhledávání (aktivní, popř. i jen přijímání) nových aktivit (nebo přijímání/realizace všech úkolů/záměrů) bez dokončování (či korektního přerušení) otevřených, odkládání záležitostí, které jsou náročnější či méně zajímavé než se zdálo ze začátku. Neodůvodněné opouštění - neschopnost dotáhnout běžící aktivity (tam asi bude rozhodující příčinou nesprávné určení důležitosti).
• Strach. Pocit, že situace se vymyká kontrole, ztráta nadhledu, příliš mnoho neznámých a nejistoty, obavy z případných neznámých důsledků problémů, které by mohly být způsobeny zanedbáními ("nedostatek času na to dělat věcí pořádně").
• Málo nebo žádný čas na osobní život.
• Jako důsledek nervozita, únava, zdravotní potíže, vztahové krize, ...

Těch varovných signálů je víc.

Pokud platí byť i část výše uvedeného (v jistém rozsahu se to týká každého aktivního člověka - občas více, většinou méně, takže s mírou), je velmi pravděpodobné, že fungujete v nepřátelském prostředí  (které tedy je rozumné změnit nebo vyměnit) a/nebo nedokážete efektivně řídit svůj čas. Pokud se rozhodnete s tím něco dělat, je pravděpodobně jedním z prvních nutných kroků začít vyhodnocovat využití času.