Nástroje projektového řízení

Jak se má řídit projekt

Důležité:

• Tradiční způsob "řízení" projektů vychází z obvyklého funkčního přístupu. To znamená, že se projekty plánují "shora dolů" - vyšší úrovně se rozpadají na nižší - např. projekt se rozpadá na etapy, v rámci etap mohou být bloky činností a ty se skládají z rádoby konkrétních úkolů.
• Moderní přístup je v jistém smyslu "opačný" a snaží se respektovat principy projektového řízení (např. zlaté pravidlo, projekt kolem zdrojů atd., více jinde/později). Základní rozdíl je v tom, že podobu a rozsah práce, kterou bude pravděpodobně potřeba k dosažení každého dílčího výstupu, určuje ten, kdo si jeho vytvoření vzal za své (více jinde/později).
  Postupujeme od sjednaných výstupů a ptáme se - co potřebujeme, abychom to mohli doručit? Pořád dokola tak dlouho, dokud se nedostaneme na to, čím je potřeba začít. Potom se ptáme těch lidí, kteří mají nejlepší předpoklady k provedení té práce, jak se to dá provést a co k tomu potřebují a jak dlouho to bude trvat & kdy na tom budou moci pracovat.

Tyto přístupy se liší právě způsobem, jak se vytváří plán prací. Což je nutno vyladit v konkrétních podmínkách

Specifikace a akceptace

Jejda...

Plán práce - řízení pomocí úkolů

Řízení úkolů je základním prvkem každého projektu. Je to proces rozdělení celého projektu na menší a proveditelné úkoly, jejich přidělování členům týmu, stanovení termínů a sledování jejich pokroku. Umožňuje každému, aby si byl dobře vědom toho, co se od něj přesně očekává, takže pracovní postup bude hladký.

Projekt kolem zdrojů

Plán prací sestavovat podle toho, kdy jsou kritické zdroje (obvykle lidé) volné. Což znamená, že pro určené zdroje musí být možno zohlednit nej

Řízení nejistot & využívání rezerv

Jejda...

Aktualizace - skutečný stav projektu

Někdo může říkat "reportování v reálném čase". Vynechme diskusi o "reportování" a zabývejme se reálnými potřebami. 

• Notifikace, pokud chybí aktualizace postupu.
• Výzva k ověření / přeplánování po aktualizaci, která způsobí prolomení signálních hranic.

Týmová práce - koordinace & sdílení

Týmová spolupráce je faktorem, který výrazně ovlivní průběh i výsledky. Potřebovali bychom zajistit, aby informace o postupu na úkolech, na které má člověk navazovat, se k němu dostaly. Aby součástí prostředí, ve kterém má přebírat a vykazovat práci na úkolu, byly všechny další užitečné pomůcky - integrované úložiště dokumentů, podpora interaktivní vzdálené spolupráce, moderní komunikační prostředky. Zajištění dohledatelnosti změn projektové dokumentace. Funkčnost prostředí by měla minimalizovat prostor pro alibismus, výmluvy či zapomětlivost. Pokud podporuje pořádek (např. veškerá projektová dokumentace je tam, kde má být), přispívá výrazně k sounáležitosti, spolupráci a zodpovědnosti.
Nejhen pPokud vnímáte řízení projektu převážně jako jednání s členy týmu nebo jinými zájmovými skupinami, hodí se zabudovaná podpora pro sjednávání schůzek (zde doporučujeme extrémně náročnou metodiku).

Přiměřená informovanost × spam

U jakéhokoli objektu (dokument, záznam, ...) v prostředí by měla být možnost nastavit si upozornění na jeho změny. To se netýká záznamů, které jsou využívány specifickými flow (např. úkoly).

PUSH × PULL... Informace jsou doručovány, nemají se hledat.

Je potřeba zajistit, aby si lidé v projektu mohli vypnout ta upozornění, která jsou pro ně neužitečná a naopak zapnout ta, která systémově jako relevantní označena nejsou.

4. Analýza dat
Analýza dat je proces shromažďování, studia a analýzy dat s cílem zlepšit efektivitu projektu, odhalit trendy a učinit informovaná rozhodnutí. Nástroje pro řízení projektů mají analytickou funkci, která poskytuje metriky a zprávy projektovým manažerům. Tyto informace mohou využít k posouzení zlepšení, odhalení úzkých míst a doladění procesů.

Co by měl umět systém

Pozor, přestože se snažíme o minimální rozsah, mohou být některé požadavky relativně komplexní, popř. nesrozumitelné. Nebojte se zeptat.

Nesporné - zajistit podporu pro:

• Organizaci projektového týmu (zařazení členů projektového týmu a přidělení rolí... jindy/jinde).
• Spolupráci (všech a koordinaci ze strany PM) při tvorbě a aktualizaci plánu prací. 
• Jeho prostřednictvím přidělovat úkoly - činnosti musí být provázány na:
  • Konkrétního realizátora - ten musí mít možnost jednoduše aktualizovat "průběh" svého úkolu (detailně samostatně). Plán prací se v návaznosti na zadání skutečnosti a změn očekávání automaticky aktualizuje.
  • Výstup (definici / akceptační kritérium) - každý úkol poskytuje výstup - ten obvykle přijímá jiná činnost (nebo externí příjemce). Každý takový musí být v rámci systému specifikován (akceptační test).
• Dle plánu prací fungují notifikační mechanismy pro:
  • Zahájení práce na úkolu.
  • Kontrolu postupu / předání.
  • Změnu sledovaných parametrů (typicky poměr rezerv ke zbývající práci, popř. nedostupnost zdrojů atd.).
  • Úpravy plánu práce (konkretizace bloků, přidělení úkolů volným zdrojům, ...).

Zapojit členy (potenciální členy) týmu do přípravy

Nejjednodušší scénář (zjednodušeno).

• PM při přebírání zadání vytváří specifikace výstupů = akceptační kritéria. Od zadavatele získává (nebo musí jiným způsobem najít) člověka/lidí, kteří dané problematice rozumí nejlépe a budou schopni vytvořit nebo spolupracovat na jejich formulaci.
• Zadáním seznamu kontaktů k danému výstupu se automatizovaně (hromadně až jsou všechny požadované výstupy definovány) vyzvou identifikovaní lidé, aby se zapojili / přihlásili. Přičemž na základě požadavků zadavatele mohou být někteří označeni jako povinní, popř. garantem daného výstupu.
• Tím se lidé, kteří účast potvrdí, stávají členy týmu.
• Po uplynutí reakční lhůty je možno členy explicitně vybrat a jmenovat (nejlépe při znalosti rámcových volné kapacity daného člověka).
• Garant výstupu dostává úkol závazně vybrat účastníky, které nezbytně potřebuje (a bude schopen úkolovat a využít). 
• Všechny úkoly se definují / zadávají prostřednictvím plánu prací.
• Současně dostává úkol připravit specifikaci / akceptaci výstupu. Součástí je povinnost určit pravděpodobně využitelné zdroje, které jsou schopny daný výstup doručit.
• Na ukončení specifikace musí reagovat (dostat úkol) PM, aby (dle metodiky) zajistil (sjednal) příslušného realizátora.
• Poté následují úkoly a jednání v rámci sjednání faktických akceptací a plánu prací pro doručení daného výstupu.

Sjednat úkol

Software pro řízení projektů rozděluje velké projekty na malé úkoly, z nichž každý má přiřazeny jasné podrobnosti, jako jsou termíny a týmové úkoly. To usnadňuje práci a každý ví, co má dělat. Úkoly lze seskupit podle kategorie nebo projektu pro snadnou pozornost.

Informovat o změnách prostředí

Sjednat úkol

Komunikační centrum: V softwaru pro řízení projektů využívají členové týmu jedno místo ke komunikaci, sdílení souborů, diskuzi o nápadech a poskytování aktualizací. To také znamená, že nebudou existovat žádné nesourodé zprávy a e-maily. Diskuse jsou organizovány podle úkolů nebo projektů, takže informace lze snadno najít.

Správa termínů: Tento software zasílá upomínky členům týmu, aby nedošlo ke zmeškání žádných termínů a projekt plynule pokračoval. Manažeři mohou přizpůsobit termíny a kontrolovat pokrok, aby se ujistili, že vše probíhá v pořádku.

Plánování zdrojů: Prvky softwaru pro řízení projektů pomáhají manažerům efektivně přidělovat zdroje a upravovat je podle potřeby pro změnu priorit nebo mimořádných událostí.

Sledování pokroku: Software pro řízení projektů sleduje úkoly a stav projektu v reálném čase, pomáhá zaměstnancům porozumět jejich pokroku a manažerům identifikovat a řešit problémy. Zúčastněné strany zůstávají informovány díky snadnému přístupu ke zprávám o pokroku.

Software pro správu projektů je skvělým nástrojem, který vás nenechá bez starostí s udržováním projektu na správné cestě. Pokud hledáte software pro správu úloh, mějte před nákupem na paměti tyto dvě nejdůležitější úvahy. Za prvé, software by měl být vysoce kvalitní a mít mnoho funkcí. Za druhé by měl být uživatelsky přívětivý.