Jak řídit projekty

Proč neříkat koloběžce kosmická loď

Rosenau; Řízení projektů, str. 1

• Projekt je organizované úsilí k dosažení určitého cíle.
• Je nástrojem pro řízení mimořádně složitých komplexních jednorázových aktivit, většinou patřících do oblasti strategických zájmů.

James Taylor, A Survival Guide..., str. 4

The concept of project management is relatively new. In the 1950s a conscious effort was made to devise specialized tools for managing the complex weapons systems being built for the Department of Defense. These tools are in widespread use today in all industries, public and private. The tools of project management make it a science. However, there is much more to managing projects then just applying analytical tools to help monitor, track and control them. The bigger problems for project managers are those associated with the human element: conflict resolution, team building, and negotiating. The application of the skills necessary to cope with this element constitutes the art part of project management.

Mohu si říkat astronaut. V tom případě bych měl řídit vesmírnou loď. Ne koloběžku.

Pokud se organizace chce rozvíjet - uskutečňovat svoji strategii, potřebuje systém řízení projektů. K tomu potřebuje minimálně jednoho interního člověka, který se bude problematice věnovat. Nemusí to být výhradní. Ale musí o tom něco vědět (a ochoten se neučit) a být schopen efektivně spolupracovat s externími partnery.

Chaos v pojmech

Pojmem "Project management" (schválně s velkým písmenem) se označuje celá disciplína (tzn. obor), která byla do češtiny původně přeložena jako "Projektové řízení" (viz též článek). To nebylo příliš šťastné, protože vzápětí lidé zabývající se touto disciplínou zjistili, že je rozdíl mezi:

• Management of project (project management) - řízení projektu.
• Management by project(s) - řízení pomocí projektů.

Rozdílům mezi tímto pojetím a zmatkům z toho plynoucích (nikoli díky češtině, ale celosvětově) se věnuje řada diskusí. V uvedených oblastech je totiž stejný rozdíl jako např. účetní případ a účetnictví (přehnáno) nebo lyžování a Světový pohár atd. Takže bezpochyby je potřeba rozlišovat, co je řízení projektu a co "projektové řízení" (domnívám se, že použitá terminologie není dokonalá, ale nevím o lepší).

Co činí projekt projektem

Projekt:

• Má předem definované výstupy. Ty se mohou (většinou budou) v průběhu projektu upřesňovat. Dle specifikace výstupů jsou předem definována akceptační kritéria. Za platnost specifikace / akceptace odpovídá zadavatel. Nemusí být (obvykle není) jisté, jakým postupem či zda lze výstup získat.
• Řídí jej zodpovědný vedoucí projektu (PM ~ projektový manažer). Mělo by být nesporné, co znamená "řídit" (k tomu jsou nezbyná pravidla = proces projektového řízení).
• Kličovou součástí řízení projektu je definovaný výstup a plán práce, který zcela jednoznačně definuje v potřebném detailu (souvislá činnost konkrétního zdroje/pracovníka) nejbližší kroky a dle možností a aktuálního poznání vymezuje předpokládaný způsob dosažení zamýšlených výstupů. Neustále se upřesňuje.

Zásady (jen některé - musí být precizovány v procesu/metodice):

• Kapacita lidí ("zdrojů") přidělená projektu je závazná dle platných pravidel (tzn. např. dostupnost / reakční doba zdroje při změnách plánu prací atd.).
• Projektového manažera lze "vyměnit" (tzn. revidovat/resetovat projekt), není možno mu nic "nařizovat". Zadavatel je povinen průběžně ověřovat, zda plánovaný a reálný postup směřuje k potřebným výsledkům.
• Pokud původně navrhovaným způsobem (plán práce) nelze potřebné výstupy získat, projektový manažer to musí zjistit co nejdříve a najít alternativní podobu (změnu výstupů, častu a/nebo nákladů) - nový plán práce. Jestliže navrhovanou změnu zadavatel neschválí a nelze najít jiné řešení, musí PM na řízení projektu rezignovat.

Trojimperativ:

• Pokud není projektovým manažerem kouzelný dědeček, neumí dělat zázraky. Tři osy projektu [výstupy ~ čas ~ náklady] musí být vyvážené. V běžných podmínkách nelze požadovat více výstupů za stejné náklady ve stejném čase atd.
  Vyjma výjimečných případů, kdy se podaří získat invenci či neočekávatelnou výhodu a díky tomu se zkrátí trvání, uspoří zdroje nebo je dosažena vyšší hodnota výstupu. Jinak lze projekt urychlit nebo získat lepší výstupy vyšším vynaložením zdrojů (nákladů), popř. pomalejším postupem lepší výstupy a úsporu zdrojů atd.
• Každá změna projektu se týká všech složek - pracnosti (spotřeby času, resp. termínů), nákladů (všech ostatních zdrojů) i vlastností výstupu ("kvality").
• Změny musí být dohodnuté, jednoznačné, zaznamenané - změnové řízení.