Využijte 365 výhod

Technologie × změna přístupu

Microsoft 365 / Office 365 znamenají:

• Kancelářské aplikace.
• Vyšší bezpečnost.
• Uložení dat v cloudu a přístup odkudkoli.
• Špičkové servery - Exchange & Sharepoint & Teams a další.
• Generačně nové možnosti automatizace zpracování dat.
• Snížení nákladů na správu.

Přinášejí zejména menším organizacím vyspělé systémy pro komunikaci a spolupráci, které by samostatně vůbec nedokázaly provozovat. Neustále se rozšiřující škálu dílčích užitečných aplikací. Konkurenční výhody.

Office 365 není jen Word, Excel a Outlook. Je to především Exchange, SharePoint,  Teams, Power Platform a řada dalších systémů. Infrastruktura, umožňující novou organizaci a formy spolupráce. Prostředí, které podporuje pracovní postupy, které jinak zvládnete jen stěží. Není to nová hračka. Když potřebujete skutečně lepší organizaci práce, lidí a informací, je to nutnost.

Najdeme optimální podobu nasazení a využití

Nejdříve všechno potřebné vysvětlíme a ukážeme to, co je nutné vidět. Nechceme vás zahltit. Důkladně zmapujeme pracovní postupy a identifikujeme skutečné potřeby.

• Neměli byste mluvit o přínosech pro výkon firmy (jen) s lidmi "od počítačů" (možná podrobněji později jinde nebo se ptejte).
• Je nanejvýš rozumné nevnímat *365 jako technologii, ale jako příležitost k optimalizaci organizace lidí, změnám pracovních postupů a zejména k přechodu na radikálně vyšší kvalitu informací (rozhodovacích procesů).
• A vůbec není řeč o nějakých tajemných rituálech či umělé inteligenci.

Nemusíme to dělat "dokonale".

• Základem bude minimální smysluplný rozsah (musí fungovat vše, na co jste zvyklí, byť část bude trošku jinak).
• Všechny ostatní funkce a možnosti se budeme učit využívat průběžně.
• Protože to prostředí se průběžně vyvíjí. I vaše firma.

Méně hledat. Pořádek. Souvislosti - vazby.

Nic se nebude ztrácet. Lze výrazně omezit "informační závislost" na konkrétních lidech. Dají se podpořit pracovní postupy, které se staršími technologiemi prostě nejsou možné.

Jsou tam věci, které běžného správce IT asi neosloví …

• My věříme, že s pomocí Power Automate, PowerApps a dalších funkcí můžeme zásadně zvýšit výkon při zpracování informací. 
• Jestli máte chuť, můžete si přečíst případovou studii změny firemní komunikace. Reálný projekt reálného klienta na jeho reálné potřeby (byť poněkud příliš polopatický - takže zřejmě poněkud rozvláčný - aby potenciál pochopili všichni).

Najdeme optimální scénář nasazení

Víme, jak fungují běžné organizace.

• Nebudeme vás zdržovat vyptáváním se na to, jak co děláte.
• Nejspíše se nebudeme vyptávat vůbec.
• Spíše si u konkrétních uživatelů zmapujeme, co umíte, co byste potřebovali vylepšit a hlavně si budeme všímat toho, co a jak doopravdy děláte a potřebujete (faktické firemní činnosti).

Máme na to metodiku a nástroje. Pokud se toho názvu nebojíte, tak výsledkem je orientační procesní model (ale nebudeme vám to vnucovat).

• Zmapujeme/pochopíme podstatu vaší práce a každé dílčí činnosti.
• Uděláme katalog dat (seznam toho, co je kde - nejen dokumenty a data, ale zejména události a činností, ke kterým patří - viz orientační procesní analýza).
• Najdeme opatření, která nejjednodušším a nejlepším možným způsobem využijí funkčnost nových technologií + způsob přechodu ze stávajících.

Postup

První/další minimalistická změna - jednoznačný viditelný užitek. Postupný rozvoj. Najít optimální rozsah změn je obtížné - nedůrazné kroky nepřinášejí zřetelný užitek a přitom vyžadují také spoustu práce. Je to klíčový faktor. Ve většině případů je nejlepší upřednostnit to, co lidé nejvíce ocení (potřebují) - co přináší nejzřetelnější užitek a současně vytváří předpoklady pro další postup (příklady).

• Před zahájením změn se musíme domluvit - musíme si být oboustranně jistí, že si rozumíme - že správně vnímáme vaše potřeby a možnosti, vy chápete podstatu. 
• Vysvětlíme, co jsou zásadní příležitosti pro zlepšení v současní podobě práce.
• Ukážeme vám dle možností na modelovém případu (většinou si navrhovanou podobu alespoň v hrubých rysech modelujeme ve zkušební verzi M365).
• Musíme se shodnout na plánu práce a důslednosti (pravidlech) při jeho realizaci.
• Všem lidem, kterých se to bude týkat, musíme vysvětlit, proč to děláme a co tím  získají. Obhájit, přesvědčit ke spolupráci.
• A musí to být opravdu rychle. Časový limit jsou 2 měsíce (nebo méně dle podmínek).

To bude vyžadovat hodně aktivní účast vedení a schopnost poskytnout velmi důraznou zpětnou vazbu při prvním projevu neochoty ze strany spolupracovníků. 

Osvojení není jednorázová akce

Nejde jen o to, že aplikace se vyvíjejí průběžně a neustále přibývají nové funkce. To podstatné je, že i naše dovednosti a potřeby se používáním nových nástrojů mění.

• Ve vzájemné interakci se mění i poznání toho, co doopravdy potřebujeme a jak je možné toho dosáhnout.
• Víme, že musíme postupovat obezřetně.
• Budeme se snažit vám pomoci využívat ty funkce, které budou v daném okamžiku pochopitelné. Při každé změně či rozšíření funkčnosti budeme pečlivě analyzovat, jaký potenciální dopad by mohla mít na nastavené pracovní postupy. 

Nechceme vás nutit do rozsáhlých změn, u kterých nikdo nedokáže odhadnout, jak dopadnou.

• Začneme s tím nejjednodušším a budeme se snažit, abyste si osvojili všechny pro vás užitečné nástroje a postupy.
• Proto se tomu říká Adopce.
• Je potřeba se s novými technologiemi seznámit. Víme, že teprve až se vám budou líbit, přijmete je za své.

My uděláme všechno proto, aby jste se s nimi seznámili důkladně. Potom se vám bezpochyby budou líbit.