Používejme MS Office správně

Online workshop zdarma

Asi je to naivní. Jenže se už nemohu dívat na to, jak občas lidé používají MS Office. Nerozumím tomu, proč někteří z nás nevynaloží alespoň minimální úsilí pro zjištění, co všechno je rozumné. Možná nemají pocit, že to stojí zato. Nebo se bojí, že se budou muset učit něco nazpaměť a nezapamatují si to. Ale nic z toho neplatí.

• Většinou stačí si pořádně ("správně") vyjasnit, co skutečně potřebujeme.
• Jednou investovat pár minut úsilí o nalezení řešení/návodu.
• Když daný postup či klávesovou zkratku používám jen občas, je rozumné si ji zapsat do poznámkového bloku (OneNote) a označit ji tak, abych ji příště našel (když to v těch poznámkách nenajdu na poprvné, doplním pojem, pomocí kterého jsem hledal; viz též další doporučení pro organizaci poznámek).

Na LinkedIn je výzva k tomu, aby se kdokoli zeptal na cokoli. Hlavní je se nestydět. Opravdu si můžeme usnadnit život. Mimochodem - když jsem na začátku 90. let pro studenty ESF vytvářel studijní materiály, na školeních a trénincích, které jsem vedl pro IIR nebo interně ve firmách, většina účastníků měla zájem si osvojit použitý způsob práce s dokumenty. Tak bych takto se zpožděním chtěl vyhovět.

• Vedoucí sekretariátu velké stavební firmy po mnoha letech používání Office. Vrátila se z jednodenního školení Wordu se slzami v očích a slovy "Kdybych to věděla, ušetřila bych si většinu práce za všechny ty roky…". A to se dozvěděla naprostý zlomek toho, co by pro ni mohlo být užitečné.
• Analogie - člověk, který si řadu let myslel, že vlastně všechno ví - potom mu to nedalo a zeptal se, jestli by nešlo zařídit, aby ve Wordu mohl nahradit výrazy, které jsou podobné, ale nikoli stejné. Dostal odkaz na návod a reagoval slovy "... to bych nevěřil… je zřejmé, že různých nastavení jsou mraky. To bych u Wordu nečekal…".

Jistě - budu rád, když workshop povede k širší spolupráci. Hlavní motiv je, že je mi líto, když vidím, jak jsou z těch aplikací někteří nešťastní. Když máte pocit, že by to, co s dokumenty a tabulkami děláte, mělo jít i nějak jinak, ozvěte se. Je téměř jisté, že existují možnosti, jak si usnadnit práci.

Jak to uděláme

• Dejte vědět. Jakýmkoli způsobem (nejlépe mailem).
• Dohodneme se. Najdeme termín.
• Od nenulového počtu účastníků.
• V rozumném čase (kolik budeme potřebovat, nejdéle hodina).
• Nejlépe jenom jedno téma. 
• Libovolný počet workshopů (témat) - dokud nás to bude bavit.

Když to půjde, uděláme záznam, zpřístupníme. Rozhodně vytvoříme "Otázky a odpovědi" nebo "Katalog doporučení". 

Nejbližší termín a téma

Příklady témat

• Co mám udělat s obrázkem (logo), který mi zakrývá text?
• Jak zařídit, aby se první část řádku zarovnala na jednu stranu a druhé na druhou?
• Proč mám mezi řádky různé mezery?
• Nejde zařídit to, aby text pokračoval na další stránce, nějak jinak, než že před tu část přidávám prázdné řádky?
• Jak zajistit v (cizím) dokumentu, který musím upravovat, správně číslování kapitol?
• K čemu jsou ve Wordu zástupná pole?
• Co a k čemu jsou dobré styly a šablony?
• Musí se do obsahu doplňovat hypertextové odkazy ručně?
• Dá se do dokumentu vložit text nebo obrázek z jiného dokumentu, ale tak, aby se měnil podle toho, jakou podobu bude mít v původním dokumentu?
• Jak nejlépe udělat v Excelu dotazník, který potřebuji rozeslat a následně zpracovat?
• Na co jsou kontingenční tabulky?
• Potřebuji lepší šablonu na řízení projektu (do Excelu).

Přidáme řešení a odkazy. Pro některé účely poradíme vhodnější nástroje.