Zásadní přínos Microsoft 365

Potřebujete odpovídající nástroje, pokud:

• Máte ambici řídit firemní komunikaci a zabránit např. tomu, aby přijaté a odeslané zprávy, týkající se firemních aktivit, zmizely v osobních složkách jednotlivých uživatelů.
• Nerezignovali jste a věříte, že má smysl se snažit fungovat efektivněji. Máte pocit, že výkon firmy z velké části závisí na tom, jestli se informace dostanou včas do správných hlav.
• Není vám mj. jedno, že každý ze spolupracovníků, kteří musí používat elektronickou poštu, s tou bestií zápasí sám a zjevně to většina z nich nezvládá.

Opravdu nejde o to, abyste "mohli" pracovat na dovolené, v kavárně nebo z vlaku. Sice je důležité, že můžete velmi snadno (občas až příliš snadno) zpřístupnit dokumenty a jiná data spolupracovníkům. Je skvělé, že takto uložené objekty jsou velmi dobře chráněny a verzovány. Není to ovšem to zcela zásadní.

• Prostředí nabízí víc funkcí, než jsme obvykle schopni využít. Obvykle proto, že o nich nevíme.
• Možnosti automatizace. Příležitost nastavit jasná pravidla (procesy).
• Ideální podmínky pro spolupráci nejen uvnitř firmy.

Např. když poskytnete někomu přístup k návrhu smlouvy, dostanete zprávu o tom, co na ní změníl. Můžetese skutečně rozvíjet. Tato informační infrastruktura je dostatečně robustní i flexibilní.

• Můžete začít měnit pracovní postupy a zažité zvyklosti.
• Rozvíjet dovednosti spolupracovníků.
• Snadno nasadit, ověřit a zapojit nové automatizační prvky.

Jednoduché mechanismy s využitím Power Platform nebo systém pro zjednodušení přístupu k datovým schránkám.

Jak toho dosáhnout

Zásadní myšlenka je sdílení & "kam co patří" (pořádek + pravidla):

• Existuje nesporný požadavek mít veškerou firemní komunikaci (zjednodušeně tím lze rozumět zprávy elektronické pošty) na jednom místě.
• Pokud musíte pracovat s více závaznými typy dokumentů, nechte si ukázat, co všechno umí knihovny dokumentů na SharePoint-u … to je opravdu důležité. 
• Myslíme si, že nejčastější problém s řízenou podnikovou dokumentací je právě to, že ji nelze efektivně připomínkovat, aktualizovat, notifikovat účastníky a příjemce o změnách. Toto všechno lze zajistit poměrně snadno.

Je toho mnohem víc. Část z toho ovšem oceníte až po delší době, jak budeme postupně využívat další a další možnosti - my tomuto postupnému a trvalému zlepšování využití možností říkáme adopce.

Centralizace a sdílení zpráv

Na začátku je potřeba mít jasný a srozumitelný důvod, proč se pustit do zásadní změny (víme, že každá změna představuje nepohodlí).

• Centralizací externí podnikové komunikace se rozumí (především) to, že veškerá příchozí a odchozí elektronická pošta směřuje do sdílených schránek a je z nich odesílána. Přečtěte si článek Jak využít sdílené schránky. Klíčová výhoda je, že pokud to bude účelné, dá se takto práce nejen lépe zorganizovat, ale i podpořit inteligentním workflow a automatizací (vytěžováním dat z dokumentů).
• Přijaté ani odeslané zprávy nekončí v osobních schránkách jednotlivých uživatelů. To platí i pro kontakty a další záznamy týkající se externích subjektů, s nimiž firma spolupracuje. Tím je zajištěna platnost centrálních pravidel, závazný způsob zpracování včetně dohledu či automatického vyhodnocování a zejména dostupnost celé historie komunikace s partnerem.
• Sám o sobě tento požadavek plně dostačuje tomu, abychom považovali za nezbytnou takovou technologii, která tento způsob komunikace efektivně podporuje. Tedy včetně odpovídajících možností administrace a doplňků funkčnosti na úrovni poštovního serveru i klientů. Snadno nastavitelné a rozšiřitelné workflow a pár dalších možnosti. Doplníme.
• Pracujeme na integraci inteligentního systému pro obsluhu datových schránek.
• Současně získáte jasná pravidla, kam ukládat jaký druh dokumentů (právě díky přílohám zpráv a dokumentům z DS), kdo k němu má mít jaký přístup a také to, že se nikomu neposílá, ale v případě potřeby se posílá jen odkaz.

U některých témat (např. sdílení a komunikace v rámci rozsáhlých zakázek) se budeme muset dohodnout, jaký přístup je pro vaše konkrétní potřeby nejvhodnější - právě tady oceníte, že vynaložením relativně malého úsilí lze podpořit téměř jakýkoli záměr.