Rozvoj systému řízení

Nepřetržité zdokonalování systému řízení

Jak by měla akce proběhnout.

• Popsat aktuální stav (procesní audit - co kdo dělá jak a proč).
• Nalézt primární příčiny problémů.
• Formulovat kritické potřeby a požadavky - mapa příležitostí (SFÚ).
• Navrhnout těžiště a směr změn - primární omezení pro současné fungování + výchozí verze / základ podnikové strategie & zadání pro trvalý rozvoj procesů.
• Vytvořit plán prací (analýzu proveditelnosti).

Souběžně

• Pomoc při konkrétních krocích.
• Zvyšování kvalifikace manažerů.
• Podpora sofistikovaných metod řízení.

Reálná případová studie

Pro lepší pochopení uvádíme zadání z hlediska společnosti - majitelů společně s vrcholovým vedením, tedy tak, jak oni projekt navrhovali. Projekt se realizoval v druhé polovině 90. let - proto "integrace do EU". Formulace byly upraveny.

Dosáhli jsme významných úspěchů. Společnost je stabilizovaná. Existují však určitá slabá místa, která by nám mohla výrazně zkomplikovat život v budoucnosti, zejména po další integraci ČR do EU. Uvědomujeme si, že je nutné firmu trvale rozvíjet, jelikož konkurence nespí. Potřebujeme zvyšovat výkon firmy, lépe využívat zdroje a  příležitosti. To co umíme, je dobré, ale neznamená to, že to bude stačit pro udržení či posilování tržní pozice do budoucna.

Za slabá místa - omezení naší organizace považujeme:

• Řídící pracovníci mají špatně nastavené pracovní postupy a věnují velké množství kapacity do operativního řízení, což zjevně není efektivní a zcela jistě to lze omezit.
• Nedůsledným uplatněním procesního principu vznikají rozpory mezi jednotlivými částmi firmy, což je zcela zbytečné.
• Neumíme dostatečně dobře reagovat na příležitosti, které se nám naskýtají. Nejsme připraveni dostatečně přesně vyhodnotit jejich potenciál, většinou je ani neumíme včas identifikovat. Není formalizována správa strategických faktorů úspěchu (sledování informačních zdrojů).
• Nejsme si jisti, zda (správně či vůbec) řídíme ekonomickou efektivnost (zda umíme posoudit, co je a co není výhodné) a jestli systém řízení výkonu odpovídá potřebám rozvoje procesů i lidí a nutnosti jejich stabilizace (ochrany investic).

Požadavek

• Posílit procesní přístup a tím začít systematicky zlepšovat situaci v uvedených oblastech.

Je potřeba, abychom se všichni pokusili pro uvedená východiska vyjádřit jejich význam a popřípadě je doplnit o ostatní důležité skutečnosti a následně všechny důvody pro a proti plánovaným změnám projednáme, společně přijmeme a budeme o nich informovat všechny spolupracovníky.

Zadání rozvoje systému řízení

• Akce navazuje na vstupní analýzu nebo analýzu faktorů výkonnosti.
• Jejím úkolem je pomoci vybudovat takový (natolik účinný) systém řízení, který umožní další rozvoj (obrazně řečeno opravit loď natolik, aby mohla vyplout z bouře - pokud potřebujete změnit směr, potřebujete kormidlo).
• Smyslem akce je koordinovat a soustředit úsilí vrcholového vedení společnosti tak, aby nebyl zanedbám běžný provoz, ale ani strategický rozvoj.

Pokud má firma problémy - většinou spojené s růstem - příčinou bývá systém řízení.

Smysl a záměr

Cílem akce je systematický a soustavný rozvoj společnosti a jejích spolupracovníků.

Rozvojem se rozumí zvyšování schopnosti firmy vyrovnávat se s vývojem a požadavky vnitřního i vnějšího prostředí pro přežití, popř. udržení či zvýšení prosperity.

• Odstranit závislost výkonnosti společnosti (provozuschopnosti, stability) na osobním úsilí jednotlivce (zejména na angažovanosti vrcholových představitelů firmy). Účinnost běžných činností musí být zajištěna jejich správnou podobou a pravidly, nikoli průběžným ovlivňováním. 
  • Angažovat do organizace všechny spolupracovníky (CPI - trvalé zdokonalování procesů).
  • Posílit samostatnost a zodpovědnost na všech úrovních a zvýšit úroveň tvorby a využití pravidel.
  • Vést spolupracovníky k lepšímu využití svých schopností ve firemním zájmu.
• Naučit se řídit vlastní čas a neplýtvat kapacitou ostatních.
• Využívat stále lépe růstový potenciál. Umožnit všem spolupracovníkům, aby se podíleli na tvorbě a uskutečňování podnikové strategie. Umožnit a stimulovat iniciativu a výkonnost lidí i procesů.
• Zvýšit zásluhovost odměňování. Tím vytvářet dlouhodobou vazbu a stimulovat spolupracovníky k vlastnímu rozvoji. Provázat úroveň odměny na dlouhodobé vlastní výsledky, tedy zejména na význam a kvalitu toho, co dělají a také na iniciativu a ochotu převzít zodpovědnost.

Je nutné počítat s tím, že komplexní rozvoj není jednorázovou, ale trvalou záležitostí. Nejde o formální změnu, ale o změnu přístupu (občas mají lidé obavu z pravidel, pravděpodobně mají špatnou zkušenost s jejich zneužíváním). Nechceme vyšší intenzitu úsilí při plnění běžných úkolů. Naopak, hledáme způsob, jak pracovat mnohem efektivněji na menším počtu důležitějších úkolů. Nestačí dělat věci správně, je potřeba dělat správné věci.

Je zřejmé, že se nemůžeme pustit do všeho současně. Mezi jednotlivými oblastmi existují vazby a proto je rozumné si promýšlet a plánovat postup a závislosti. To také průběžně. Musíme jasně a srozumitelně formulovat priority, cíle, důvody a souvislosti všech změn. To znamená formalizovat podnikovou strategii a naučit se ji využívat v běžném provozu.

Postup rozvoje systému řízení

Pokud nám z revize, upřesnění a formalizace podnikové strategie (což je vyjádření toho, jaký je smysl existence společnosti, představa toho, jak bude v budoucnosti vypadat a realistické kroky, pomocí nichž lze žádoucího stavu a výsledků dosáhnout) vyplyne, že úspěšné zvládnutí naší budoucnosti potřebujeme efektivnější nástroje, pomocí kterých bychom mohli lépe ovlivňovat to, co se v naší společnosti děje, znamená to zahájit trvalý rozvoj systému řízení.

Následující část sem nepatří (patří do metodiky), bude zde rámec plánu práce.

Systém řízení se skládá ze tří neoddělitelných částí:

• Systém řízení výkonu (motivační) ‑ umožňuje správně pochopit, co je pro naše spolupracovníky důležité a tím dosáhnout vyšší soulad osobních a firemních zájmů. Abychom mohli říci, jakým způsobem lidé získají lepší hodnocení, musíme jasně formulovat jejich úkoly a měřítka výkonnosti.
• To zajišťuje controlling ‑ systém nástrojů pro korektní plánování a hodnocení výsledků. Abychom byli schopni dát správné úkoly, musíme vědět, za co kdo zodpovídá a jaké pravomoci či pověření k tomu potřebuje.
• Rozdělení pravomocí a zodpovědnosti určuje organizace ‑ to rozhodně není statické schéma nebo rozdělení lidí do útvarů. Naopak, měla by to být pravidla, která lidem pomáhají lépe a efektivněji spolupracovat. Vždy se jedná o poznání a pochopení reálných procesů a jejich interakcí.

Aktualizace podnikové strategie probíhá v jistém smyslu také průběžně. Výše naznačený cyklus znázorňuje zahájení tohoto procesu. Potom všechny činnosti probíhají souběžně (např. místo "Nová pravidla motivace" se provádí "Validace motivačního systému"). Jakmile se podmínky změní natolik, že se kterékoli vrcholové pravidlo či záměr musí změnit, protože přestalo vyhovovat (což se může stát třeba i jen doplněním znalostí o dané problematice), měla by se konzistence strategie prověřit a dle potřeby aktualizovat (zapracovat do všech jejích součástí aktuální požadavky).

Pokud budeme chtít, aby naše společnost lépe a efektivněji fungovala, měli bychom rozvíjet její kompetence (schopnost plnit své funkce) soustavně a systematicky právě rozvojem systému řízení. Komplexní program rozvoje společnosti, který je logickým vyústěním aktualizace podnikové strategie, bude určovat cíle a priority pro systém řízení, kvalitu informací, kvalifikaci lidí a metody práce. Tyto kroky se v zájmu trvalého rozvoje firmy stále opakují.