Kalendář a digitalizace

Máte tým (menší firma), který pracuje na mnoha aktivitách (velkých zakázkách). Většina odborných pracovníků je angažována ve velké části z nich - v desítkách současně. U většiny z nich se většinu času čeká na zákazníka. Občas může být organizace důležitého jednání se zákazníkem poměrně hektická.

Potřebujete vědět, kdy bude kdo k dispozici, popř. kde kdo je. Potřebujete zefektivnit časovou organizaci schůzek (reálně i obsahovou). U těch je potřeba i rezervovat zasedačky, popř. něco dalšího. Taky se hodí vědět, kdy je volné které sdílené auto, odvážnější ve větší firmě napadne i slučování cest.

Někdo zmíní "sdílený kalendář" (rozumí se nezávislý, viz dále).

Je to dobrý nápad? Je jasné, o co jde? Jak postupovat, abychom zajistili přiměřenou dohledatelnost toho, kdy bude kdo přítomen v situaci, kdy není prostor zdlouhavě hlasovat o nejvhodnějším možném termínu? Za jakých okolností bude nejefektivnějším řešením vyhradit jeden den či půlden (dle zkušeností) v týdnu (či jiném intervalu), kdy mají všichni počítat s tím, že si na příslušný den nemají plánovat nic, co nelze přesunout?

Co ve skutečnosti potřebujete

"Sdílený nezávislý kalendář" (ve kterém by se mělo evidovat, co se kdy kde s kým bude konat) snad dává smysl v případě imperativních požadavků. Píše se do něj, kdy se co bude dít. Není podstatné, kdy tady kdo bude, bez ohledu na cokoli se definuje, kdy se bude konat ta či ona akce. Navíc by bylo potřeba zařídit, aby jej všichni potenciální dotčení sledovali (což je nepraktické, otravné a nereálné).

Popravdě žádný "kalendář" nepotřebujete (můžeme hledat výjimky; asi jde o napodobování analogového světa, kdy se podobného účelu dalo možná dosáhnout pověšením oznámení na nástěnku nebo záznamem do papírového "kalendáře" příslušné zasedačky... děsivá představa).

Co potřebujete, pokud organizujete schůzku.

• Rezervovat sdílené zdroje (místnost apod.). Popř. zjisit, kdy jsou k dispozici.
• Sdělit účastníkům, kdo se má zúčastnit povinně a kdo volitelně. Předat podklady. Pokud k tomu máte vůli, najít volný termín, který vyhovuje těm, které pro aktivitu nutně potřebujete.
• Zjistit, kdo bude přítomen, kdo ne a kdo pozvánku ignoroval. Taky pokud možno zabránit tomu, aby si ten, koho potřebujete, vzal volno (pokud mu ho schvaluje někdo jiný).

Přesně to umí běžná pozvánka na schůzku. Tu musí poslat a vyhodnotit organizátor schůzky. Dnes už i s dotazníkem, jak se to komu hodí. Nepotřebuje k tomu žádný nezávislý kalendář (viz metodika organizace schůzky týmu). Smysl by snad "sdílený kalendář" mohl mít, pokud se jedná o akce, kde je účast dobrovolná a libovolná (neexistuje cílová skupina a k dané informaci se mají dostat úplně všichni... ale i potom se hodí vědět, kdo se zúčastní...). Jistá verze "zveřejnění (volných×obsazených) termínů" rozumné použití má - pokud se nepletu, tak s úplně opačným účelem (viz dále rezervace).

Korektní scénář

Všichni spolupracovníci udržují své termínové kalendáře pravdivé a aktuální, nejlépe v souladu s pravidly, která by měla omezit nežádoucí chování (samostatně/metodika). Potom funguje funkce automatického hledání volného termínu (včetně místnosti nebo jiných zdrojů... pokud není zřejmé, jak zapojit zdroje, bude to chtít trošku jiný přístup). Jak funguje pozvánka na schůzku, všichni vědí, popř. se ptejte.

Minimálně tedy máme v osobních kalendářích všechny schůzky a plánované či akutní absence. Nejlépe všechno, o čem víte. Pokud se naučíte kalendář efektivně používat, zjistíte, že je to celkem elegantní rozhraní např. pro organizaci a vykazování práce na úkolech (samostatně). O využití k řízení času nemluvě.

Jaké jsou obvyklé příčiny nepřítomnosti.

• Dovolená nebo jiný typ volna - obvykle se musí "žádat" (nebo informovat s tím, že by se to nemělo křížit s fatálními firemními zájmy).
• Školení nebo jiná služební cesta.
• Neschopenka a další formy překážek.

Asi by se to dalo "rozšiřovat", ale pro začátek se snažíme o jednoduchost. Chceme lidem co nejvíce usnadnit hlášení nepřítomnosti, resp. u plánovaných aktivit vyžádat stanovisko, pokud se daná událost má schvalovat. 

Nejjednodušší možnost

Hodně závisí na ukázněnosti a ochotě spolupracovníků. Což je na delší úvahu, osobně považuji za užitečné vědět, kdo a nakolik je či není ochotný a ukázněný. Výchozí předpoklad je, že firma má M365 a tedy pro komunikaci a řízení času jednotlivců používá Outlook.

• Zavedete si kategorie. Zkusme to na příkladu dovolené. Tedy si plánuji dovolenou tím, že ji vložím do svého kalendáře. Dám jí kategorii "Dovolená".
  
• Na to reaguje flow - podle kategorie (nebo něčeho jiného) zjistí, jestli je to záznam, který má být schválen. Pokud ano, nastaví ho jako nezávazný. Podle nastavení si může vyžádat od uživatele dodatečné informace, pokud nejsou již obsaženy.
• Potom pošle požadavek na schválení těm/tomu, kdo mají daný typ nepřítomnosti odsouhlasit (když to máte šikovně udělané, tak se to dá nastavit v parametrech, které si to flow načte... a dá se to vymyslet opravdu rafinovaně).
• Když je plán schválen, flow změní stav události na "Mimo kancelář", případně dle možností nastaví OOO nebo jiné hodnoty (např. se uloží výsledek toho schvalování). Pokud ne, uživateli je výsledek oznámen a jeho termín je odstraněn nebo přesunut.
• Když je to školení či cokoli, kde se má po skončení něco vyplňovat či hlásit, přijde uživateli výzva s odkazem na příslušný formulář (nebo se data převezmou z údajů kalendářové položky, pokud tam jsou - formuláře se dají upravit).

Kdokoli bude potřebovat vědět, kdy bude kdo přítomen, uvidí to v pomocníkovi pro plánování schůzek. Když všechno proběhne bez potíží, dotyčný spolupracovník jenom uvidí potvrzenou dovolenou, případně dostane notifikaci, že s tím má počítat.

Stačí používat nástroje, které máte k dispozici. Je dobré vědět, co umí.

Co je velkolepé - dříve rozhodoval o uvolnění člověka vedoucí jeho útvaru. V dnešní době může být členem mnoha týmů. Flow zjistí, kterých týmů je dotyčný členem, najde jejich vedoucí a podle natavených hodnot si vyžádá jejich stanoviska. Obdobně lze zlepšit např. školení - pokud je akce v zájmu některého dočasného / účelového týmu, jde žádost o schválení nejdříve k vedoucímu daného týmu a teprve potom (dle priority týmu a priority akce) k ostatním potenciálně dotčeným týmům.

Pokud totiž má vedoucí týmu (např. projektový manažer) nést zodpovědnost za to, co tým dělá, musí mít možnost ovlivnit, popř. kompenzovat nepřítomnost klíčového člena týmu v klíčové fázi prací. Konkrétně pokud plánuje práce na kritické cestě kritického projektu, měl by mít možnost si zablokovat potřebné zdroje. Stačí nastavit pravidla.

Sdílený kalendář

Pro situace a uživatele, kteří nemají k dispozici funkčnost zabudovanou ve většině systémů pro vzdálenou spolupráci, se nabízí možnost vytvořit nezávislý kalendář, který by měla používat skupina lidí, kterých by se měly týkat termíny v daném kalendáři spravované (jak to třeba umožňuje Google viz obrázek).

Jak zmíněno výše, může se to hodit pro rezervace/blokace časů. Nepříjemné je, když potřebujete, aby se termíny mohly překrývat, protože obdobný požadavek lze uspokojit současně, pokud jsou k dispozici potřebné zdroje - čímž se to poměrně zásadně komplikuje. Ovšem pokud se o ten sdílený kalendář bude někdo zodpovědný starat a bude správně rezervovat ony zdroje, tak to může fungovat.

Konkrétně se jednalo o pronájmy plachetnic s/bez instruktora. "Sdílení" zde nedává moc smysl, snad jakýsi přehled... který moc přehledný není. Příslušný instruktor musí mít termín ve svém kalendáři, aby věděl, kdy má volno a kdy musí být na loděnici. A je mu lhostejné, co dělají ostatní instruktoři, důležité je, že se současně dozví, na které lodi má svézt jaké klienty (klient dostane totéž a současně se vzájemně předají telefonní čísla). O kalendář se stará dispečer, který do něj vkládá lekce/pronájmy s účastí klienta, instruktora a lodě. Pokud si jej přidá do "svých" kalendářů, je rozumné s ním pracovat (zobrazovat a editovat) samostatně.

Tohle je samozřejmě neuvěřitelně výhodné (pokud nemáte sofistikovanější rezervační systém), když do toho kalendáře má mít možnost zasahovat více lidí (např. mimo dispečera také majitel oné jachtařské školy, který s některými klienty či pro jiné účely domlouvá termíny osobně, popř. instruktoři, kteří si s klienty sjednávají následné lekce). Pro takovýto účel je sdílený nezávislý kalendář velmi rozumný nástroj. S přiměřenou pečlivostí a zodpovědností to může skvěle fungovat. Pravda, rezervační systém je lepší, ale ta jednoduchost zobrazení překrytých kalendářů pro instruktora, když se s klienty domlouvá na další lekci, jen těžko něco překoná. Takže ideálně rezervační systém schovaný pod kalendářem.

Podstata sdílení kalendářů je trošku jinde. Když chci sdílet, znamená to, že považuji za účelné, aby můj kalendář někdo jiný viděl, případně mohl upravovat (viz návod pro Google a návod pro Outlook). Jenže tento typ sdílení vůbec (mimo skutečně osobního asistenta extrémně důležitého člověka) nelze doporučit. Především proto, že  nejen pro účely automatizovaného dohledávání volných termínů potřebujeme, aby volný a obsazený čas byl pravda. Chceme, aby si do něj dotyčný člověk zaznamenával naprosto veškeré své plánované aktivity. A to se logicky nestane, když by se do něj koukala celá firma. Hlavně to nemá smysl.

Jak udělat pořádek

Možná to vyzní ošklivě - pokud víte, jak správně používat kalendáře, tak tohle nečtete. Pokud ve vaší organizaci panuje chaos (není zřejmé, kdy kdo je kde a proč, není jasný způsob, jak zorganizovat schůzku, nevyužíváte automatické hledání volných termínů a rezervace místností/zdrojů atd.), tak nepomůže přečíst si tento článek. Nepomůže ani školení na Outlook/Google. Už vůbec nepomůže obecné povídání o tom jak je dobrá správa času a lidí důležitá.

Každá organizace je výrazně jiná. Pokud chcete udělat v termínech a chování lidí pořádek, potřebujete:

• Analýzu - zmapování, vysvětlení -> pochopení toho, co (všechno) se v jednotlivých scénářích má/musí stát v jejich současné podobě. Ujasnit si, jak to skutečně funguje.
• Promyslet (s relativně komlexní znalostí možností a omezení disponibilních technologií & s dostatečným obecným know-how z oblasti řízení času++) či spíše vymyslet, jakým způsobem a prostředkem je účelné existující potřeby pokrýt.
• Navrhnout, vyzkoušet, otestovat, ověřit (zjistit, co se nepodařilo při analýze výchozího stavu postihnout, projít s potenciálními uživateli jejich typické případy, zjistit, co jim není jasné), upravit pro reálné použítí, zdokumentovat (včetně striktní definice závazných pravidel / povinností), předat (ukázat, projet cvičební příklady a individuálně pomoci uživatelům převést stávající agendu, pokud to již neproběhlo v předchozích krocích).

Zjednodušeně - jednoduše, jednoznačně, srozumitelně a poctivě definovat všechny skutečné potřeby (jak to má probíhat s dovolenými, školeními, neschopenkami atd.). Přiznat si, že pokud se nechá prostor pro "ostatní", nikdy nemůže fungovat žádný formalizovaný systém. Začít to tak dělat.

• Schůzky, jednání a jiné společné aktivity organizovat tak, jak se to má dělat. Za tím účelem zajistit, aby lidé měli ve svých kalendářích všechno, co tam mít mají.
• Aby se zprávami elektronické pošty pracovali dohodnutým způsobem. Potom máte otevřenou cestu k trvalému zlepšování řízení schůzek a celkovému zdokonalování systému řízení.
• Pokud máte pocit, že ve firmě existuje taková oblast, pro kterou dává smysl využívat nezávislý sdílený kalendář, bude potřeba dobře vymyslet, jak se to má dělat.

Možná to můžete zvládnout sami. S největší pravděpodobností se k tomu neodhodláte. Nejspíš nebudete vědět jak začít. I když se odhodláte, bude to pro vás tak náročné, že se spokojíte s nějakou hodně mizernou verzí. Může se stát, že se to i uchytí, ale těžko říci, jestli to bude úspěch nebo průšvih. Potřebujete někoho, kdo vás tou změnou provede. Přesto je podmínkou, že sami se budete velmi usilovně snažit pochopit základní principy.

Protože to budete provozovat a rozvíjet samostatně.