Jak využít moderní technologie pro získání času.
Je dobré mít kalendář, který je má společné prostředí s elektronickou poštou. Aby bylo možné přicházející úkoly rovnou zpracovat a naplánovat. Zprávy s návrhy termínů naplánovat přetažením myší. A/nebo mít možnost to dělat ještě mnohem efektněji - třeba s pomocí inteligentního (dnes možná "AI" - což není úplně dobrý nápad - lépe vlastní inteligencí parametrizovatelného) průvodce.
Protože ne každý umí poslat pozvánku na účast na události / termínu.
Což se dá krásně "vylepšit" tím, že pokud takovou přijatou zprávu - jako uživatel - vyhodnotíte jako pozvánku k účasti, tak pomocí průvodce ten termín ve svém kalendáři poloautomatizovaně vytvoříte a dotyčnému (či skupině) pošlete příslušný návrh do jejich kalendářů. Nenásilně tím naznačíte, že jsou lepší a jednodušší cesty, jak si sjednat schůzku.
Pokud používáte MS365, už takový kalendář máte.
Dnes pro hledání termínů schůzek existuje (pro Office 365) standardní funkčnost FindTime, která usnadňuje nalezení společného termínu i pro lidi z různých organizací. Pokud máte zájem o základ metodiky pro používání MS Outlook, dejte vědět.
Pokud máte nadřízeného (nebo jste takový vedoucí), který vyžaduje, aby mohl jednoduše měnit termíny, které má s ostatními sjednané, tak prostě musí být k dispozici prostředí, které nejenže umožní provést tuto relativně technicky náročnou transakci, ale navíc bude podporovat (umožní kontrolu) korektního používání kalendáře a dodržování interních zásad pro plánování času u všech zapojených spolupracovníků.
To má spoustu různých aspektů.
Příjemnou možností dobrého kalendáře je, když můžete pozvat na schůzku své spolupracovníky prostě tím, že je při plánování dané události prostě vyberete (či najdete jejich společný volný čas). A současně s tím si zarezervujete jednací místnost a sdílené pomůcky. A nebo třeba mít možnost jej rozšířit o nadstavbu, kdy o dovolenou nebo školení požádáte prostě tak, že si je naplánujete.
A je toho mnohem víc, s čím dobrý kalendář může pomoci.
Baví nás to. Máme radost, když věci fungují. Rádi sdílíme zkušenosti.
Umíme odhadnout potenciál spolupráce. Vy také. Dohodneme se.
Rádi bychom poprosili ty, komu připadnou informace uváděné v metodice užitečné nebo sporné či mají jiné zkušenosti či mohou doplnit chybějící zdroje, aby se ozvali. Rádi budeme spolupracovat na dalším zlepšování nebo propojíme naše stránky s vašimi.