Adopce Office 365

Adopce Office 365

Chystáme celou sekci, ve které budeme zveřejňovat návody a doporučení tak, jak je budeme uplatňovat u stávajících klientů. Ale potřebujeme překlopit tuto šablonu (webu) na novou verzi UMBRACO, tak to bude chvilku trvat.

Je nesporný fakt, že možnosti "kancelářských aplikací" využíváme jenom z menší části. Něco má příčinu v elementárních dovednostech a znalostech, jako jsou např. styly a šablony, něco v nedostatečné ochotě zvládnout věcnou podstatu (řízení času, řízení porad, úkoly apod.).

Největší potenciál se pravděpodobně skrývá v tom, že běžný uživatel nemá dostatek kapacity na to, aby s využitím rozsáhlých zkušeností rozlišil v běžné provozní činnosti "vzor", na který lze s výhodou uplatnit existující postupy či prostředky.

Jeden příklad pro ilustraci (asi je trošku složitější, v nové verzi to bude snad lépe)

  • Předpokládejme, že chci pracovat systematicky.
  • Při řešení aktuálního tématu jsem narazil na informace, které se budou hodit u jiného tématu (nebo se "asi" budou hodit či je dobré se k nim ve vhodnou chvíli vrátit). Typicky odkaz ve výsledcích hledání.
  • Co s tím?
    • Možná si na to vzpomenu, až to bude potřeba a není nutno dělat nic … obvyklá, ale nejméně praktická možnost.
    • Uložit odkaz do "Oblíbených" v prohlížeči … lepší, ale jen málo z nás se vrací k tomu, co má v "Oblíbených" (zejména pokud tam ukládám všechno, co by mohlo být zajímavé, i když to člením do samostatných sekcí … je prakticky nemožné se v tom vyznat … a není možné k tomu přidat to určení - k čemu to je myšleno atd. atd.).
    • Vynechám další více či méně praktické scénáře a rozhodnu se vytvořit si k danému zdroji záznam někde, kde se mi ve správnou chvíli či souvislosti připomene. Jelikož používám Outlook, je to první možnost. Pokud aktivně pracuji s úkoly, vytvořím nový úkol. Když úkoly nemám rád, vytvořím si událost v kalendáři, jelikož to typicky bude něco, k čemu se chci dostat v dohledném horizontu (jinak bych si dané informace vůbec nevšimnul a nevyhodnotil ji jako potenciálně užitečnou).
    • Příběh má pár dalších zákrut a rozcestí. Zejména když potřebujeme podklady sdílet. Zkusíme je podrobně a srozumitelně popsat v té nové verzi webu. Nebo to můžeme ukázat naživo či vás to rovnou naučit. Toto je něco, nad čím není potřeba dlouho přemýšlet.
    • Podstata - nástroje používejme k tomu, k čemu se nejlépe hodí. Poznámky a odkazy mohou být (zejména v počáteční fázi) v OneNote. Ne, že by tam měly zůstat napořád. Je neuvěřitelně snadné propojovat stránky OneNote s Outlook-em. Nebo SharePoint-em. Termíny a úkoly mají sloužit organizaci práce a času. Nikoli ke shromažďování podkladů (mj. je není snadné sdílet).
    • Najdeme celou řadu obdobných scénářů.
    • Nejdůležitější je, že pokud naznačený postup funguje, snižuje se riziko první možnosti. A je jisté, že užitečné informace jsou užitečné …

Stručný závěr?

Adopce Office 365 přináší možnost zvýšení výkonu firmy. Znamená příležitost kriticky přehodnotit stávající pracovní postupy a najít nové, které umožní pracovat rychleji a pohodlněji. Především můžeme dosáhnout zajímavých efektů v motivaci lidí, využití informací - díky tomu, co dřív nebylo tak jednoduché - snadnému sdílení (nemusí to být "s ostatními", užitek přináší i "sám se sebou" … aneb jedním z klíčových efektů je, že si člověk / firma udělá jasno v tom, co kam patří).



;